Patente Europea del Computer ECDL tutto di tutto
Patente Europea del Computer
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Corso per il conseguimento della Patente Informatica Europea ECDL
Lezioni a cura di Fernando Carlà
Elaborazione testi
Anno 2002
Modulo 3
Sezione 1
MODULO 3: Elaborazione Testi
SEZIONE 1: Per iniziare
3.1.1 Primi passi con un elaboratore di testi
3.1.1.1 Aprire un programma di elaborazione testi
Introduzione
I word processor, o programmi per l'elaborazione dei testi, sono le applicazioni per PC più diffuse. La maggior parte dei documenti, infatti, oggi sono prodotti mediante programmi computerizzati. Nel corso degli anni i word processor si sono arricchiti di funzioni e strumenti che permettono di realizzare in modo sempre più agevole documenti articolati nei contenuti e sofisticati nell'impaginazione.
Uno dei word processor più diffusi è Microsoft Word 2000. La fascia alta sul mercato dei word processor è dominata da tre applicazioni: Microsoft Word per Windows, Corel WordPerfect e Lotus Word Pro. Di Microsoft Word esiste anche una versione per il sistema operativo Mac OS, che permette di utilizzare il programma con i computer Macintosh. Microsoft Word fa parte della suite Microsoft Office, la quale contiene le applicazioni usate in ufficio e che saranno oggetto del corso ECDL, quali EXCELL, ACCESS, POWER POINT.
Aprire Microsoft Word 2000
Per aprire Microsoft Word 2000 si può procedere in diversi modi:
- da Start/Programmi/Microsoft Word
- cliccando sul pulsante
della barra di Office 
- facendo doppio click su un documento di Word
In quest' ultimo modo si apre il documento entro l'applicazione, pronto per essere modificato.
3.1.1.2 Aprire un documento esistente e salvarlo
Un documento di word può essere aperto in diversi modi. La via più semplice è quella di fare doppio click sulla sua icona se essa è visibile sul desktop o nella finestra che la contiene. Se non si sa dove si trova il documento da aprire si può cercare con l'utilità TROVA e quindi farci doppio click sopra.
Poichè è presumibile che i documenti vengano conservati nella cartella Documenti o in una cartella personale, la via più naturale è quella di aprire il documento attraverso il menu File/Apri dell'applicazione. Nella finestra di dialogo che appare occorre cercare il documento e farci doppio click sopra oppure cliccando sul pulsante Apri.
Per facilitare la ricerca del documento da aprire, Word 2000 offre una finestra di dialogo ricca di possibilità:
il pulsante Cronologia presenta un elenco di documenti creati o modificati in ordine di data. Questo elenco, sotto forma di collegamenti ai file, è contenuto nella cartella File Recenti, il cui indirizzo si può vedere aprendo la casella di testo a discesa Cerca in....
il pulsante Documenti, che è quello selezionato di default, presenta l'elenco dei file contenuti nella cartella Documenti
il pulsante Desktop presenta l'elenco dei file contenuti nel Desktop
il pulsante Preferiti presenta un elenco di collegamenti ai file contenuti nella cartella Preferiti, il cui indirizzo può essere visto aprendo la casella a discesa Cerca in...
il pulsante Cartelle Web presenta l'elenco di file e cartelle presenti nella cartella Cartelle Web presente in Risorse del computer
Aprendo il menu File appare in fondo un elenco degli ultimi file aperti, fra cui si può scegliere il file desiderato.
Il pulsante Apri è costituito, in realtà, di due pulsanti cliccando sulla freccetta a destra si apre un menu che permette di scegliere di aprire il documento per modificarlo, oppure in sola lettura, come copia per non modificare l'originale, oppure nel browser se si tratta di documento HTML.
Microsoft Word possiede diversi filtri che permettono di aprire e modificare anche documenti scritti con altre applicazioni o con formato diverso da quello di default, che è .doc. Nella casella di testo a discesa Tipo File si può scegliere fra una serie di formati; all'apertura della finestra di dialogo, comunque, viene selezionato il formato proprio di Word 2000.
Una volta cliccato sul pulsante apri, il documento appare nella sua finestra di modifica e può essere manipolato a piacimento.
3.1.1.3 Aprire documenti diversi
In Word 2000 si possono aprire più documenti contemporaneamente. Ciascun documento viene aperto in una finestra diversa di word. Ciascuna finestra è indipendente e può essere configurata con le barre e i pulsanti che si desidera. Le finestre dei diversi documenti sono gestibili dalla barra delle applicazioni o dal menu Finestre, possono essere affiancate sia orizzontalmente che verticalmente, e ridimensionate.
3.1.1.4 Creare un nuovo documento
Mentre sono aperti documenti per la modifica o in sola lettura per la consultazione, possono essere, naturalmente, creati nuovi documenti semplicemente scegliendo File/Nuovo dal menu, oppure premendo i tasti CTRL+N, oppure cliccando sul pulsante nuovo
della barra degli strumenti. Un documento viene aperto senza specifiche di tipo o altro. Tutte le indicazioni si potranno impostare al momento del primo salvataggio nella finestra di dialogo che si apre.
Una volta scritto, il documento può essere salvato sul disco fisso o su un dischetto. Per salvare il documento scliere File/Salva dalla barra del menu oppure cliccare sul pulsante
salva della barra degli strumenti. Se il documento viene salvato per la prima volta si apre la finestra di dialogo, altrimenti il salvataggio avviene automaticamente senza altre richieste da parte di Word. Per visualizzare la finestra di dialogo ed eventualmente modificare alcune impostazioni, si deve scegliere File/Salva con nome. Si può dare lo stesso nome al file oppure un altro nome; in questo caso non viene cancellato il primo documento, il quale viene chiuso e rimane, invece aperto quello salvato con un altro nome.
La finestra di dialogo Salva con nome appare identica a quella Apri, con i pulsanti Cronologia, Documenti, Desktop, Preferiti e Cartelle Web, per accedere direttamente alle relative cartelle, le caselle di testo a discesa Nome File, in cui bisogna mettere il nome del file o selezionarlo con un click del mouse dall'elenco della cartella aperta, e Tipo File, in cui si può scegliere un formato di documento diverso da quello standardParticolarmente interessanti sono i formati Solo testo, usato per scrivere script, ovvero programmi, che devono essere interpretati da interpreti (Visual Basic, Java etc.), Rich Text Format (RTF), riconosciuto da molte applicazione e Pagina Web, con cui il documento viene salvato in formato HTML, cioè nel linguaggio in cui sono scritte le pagine di Internet e quindi sono visibili in un browser, come Explorer o Netscape.
Nella casella di testo a discesa Salva in: si può scegliere la risorsa e la cartella in cui salvare il file. Se si vuol salvare sul dischetto occorre selezionare dall'elenco Floppy da 3,15" (A:). Facendo doppio click sulla risorsa o sulla cartella, il suo contenuto viene mostrato nell'elenco. Prima di far click sul pulsante Salva, accertarsi che si stia salvando il file nella cartella desiderata dando un'occhiata nella casella Salva in, altrimenti si rischia di non sapere dove ritrovarlo (naturalmente c'è sempre l'utilità Trova).
Fatte le operazioni di lettura o di modifica del documento, esso può essere chiuso. Per far ciò scegliere Chiudi dal menu File. Per chiudere tutti i documenti aperti senza uscire dal programma, tenere premuto MAIUSC, quindi scegliere Chiudi tutto dal menu File.
3.1.1.7 Usare la funzione di Help
Le potenzialità di Word 2000 sono tante. Talvolta, pur essendo il programma molto intuitivo, non si riesce a risolvere un problema o non si capisce come arrivare ad una certa soluzione. In questo caso indispensabile risulta l'Help in linea. Ad esso si accede mediante il pulsante
sulla barra dei menu, oppure premendo il tasto funzione F1
Word 2000 dispone dell'assistente, che guida e suggerisce soluzioni nel contesto in cui si sta operando.Cliccando sull'assistente se è visibile, oppure cliccando su Guida in linea Microsoft Word compare l'assistente, che propone dei temi e una casella di testo in cui si possono digitare parole chiave per la ricerca dell'argomento. Cliccando poi su Cerca viene presentato un elenco delle occorrenze. Se non soddisfano, si può tentare un'altra ricerca.
La voce di menu Nascondi Assistente di Office permette di nascondere l'assistente se si ritiene sia ingombrante, ma esso è pronto a ricomparire non appena si clicca sulla guida.
Il pulsante
permette di attivare la guida rapida cliccando col cursore col punto interrogativo su una parola o un oggetto. Se è disponibile un argomento collegato all'oggetto o alla parola, esso viene mostrato. Se il pulsante non è visibile sulla barra degli strumenti, è possibile inserirlo mediante Visualizza/Barre degli strumenti e poi Personalizza. Trovato il pulsante nell'elenco, è sufficiente trascinarlo su una barra degli strumenti visibile. L'uso del pulsante di Guida rapida può risolvere molti dubbi sull'uso degli oggetti presenti nella finestra di Word.
3.1.2 Modificare le impostazioni di base3.1.2.1 Cambiare il modo di visualizzazione di una pagina
Cominciamo presentando il layout di base dello schermo e gli strumenti di navigazione all'interno del documento, così da prendere confidenza con la rappresentazione dei fogli e delle pagine sullo schermo.
Quando si esegue il programma, Word visualizza immediatamente un nuovo documento vuoto sul quale è possibile iniziare il proprio lavoro. Il foglio di carta è rappresentato da un'ampia area bianca all'interno della finestra di lavoro. I righelli posti sui lati sinistro e superiore della finestra di lavoro indicano in centimetri le dimensioni del foglio elettronico e permettono di metterlo in relazione con le dimensioni del foglio di stampa.
Sul lato inferiore e su quello destro della finestra sono posizionate le barre di scorrimento, che consentono di "scorrere" il foglio o la sequenza di fogli in direzione verticale o orizzontale: le pagine di un documento elettronico non si possono "sfogliare", infatti, ma soltanto visualizzare nello spazio bidimensionale dello schermo. Per visionare le pagine in successione bisogna utilizzare la barra di scorrimento verticale: facendo clic sul triangolino posto sul lato inferiore della barra (il pulsante di scorrimento) e facendo clic, si scorre all'interno della pagina di riga in riga; il triangolino sul lato superiore, invece, serve per risalire a piccoli passi all'interno della pagina.
lì doppio triangolino (o pulsante di scorrimento rapido) permette di scorrere il documento scendendo o salendo da una pagina all'altra, con grande rapidità.
Per spostarsi si può anche trascinare con il mouse la casella di scorrimento: apparirà una piccola finestra che mostra il numero e l'eventuale titolo della pagina che si sta sfogliando. Nella barra di scorrimento si trova anche un altro strumento che può risultare utile per sfogliare documenti che hanno una struttura complessa: si tratta del pulsante Seleziona oggetto da sfogliare, rappresentato sulla barra da un pallino.
Attraverso questo pulsante è possibile spostarsi tra le pagine in modo selettivo, scegliendo, per esempio, soltanto le parti che contengono immagini, tabelle o parole specifiche. Quando si fa clic su questo pulsante, infatti, compare una finestra in cui si può scegliere l'elemento in base al quale si vuole sfogliare il documento.
Scegliere come visualizzare i documentiWord permette di vedere la pagina in modi diversi, che risultano più o meno utili a seconda delle operazioni che si stanno compiendo, attraverso le opzioni presenti nel menu Visualizza.
La visualizzazione Normale, in cui appare soltanto il righello orizzontale, è quella predefinita per la maggior parte delle operazioni di elaborazione del testo. Per vedere il file suddiviso in pagine secondo le impostazioni che avrà una volta stampato si deve utilizzare la modalità di visualizzazione Layout di stampa.
La visualizzazione Layout di stampa utilizza una maggiore quantità di memoria del sistema e potrebbe rallentare lo scorrimento delle pagine sullo schermo, soprattutto se il documento contiene molte immagini o una formattazione complessa. Per questo, quando si lavora sul testo è preferibile utilizzare la visualizzazione Normale.
Un'altra opzione del menu Visualizza è Layout Web, introdotta con Office 2000. Questa modalità di visualizzazione permette di vedere il documento come se fosse visualizzato da un browser Web, ovvero dal programma per la navigazione in Internet: è l'opzione da utilizzare quando si vuole trasferire un documento scritto con Word in una pagina Web, perché mostra come apparirà il testo "tradotto" nel linguaggio HTML, il formato tipico dei documenti del Web.
La modalità di visualizzazione Struttura, infine, offre una mappa del documento che mostra l'organizzazione del testo in titoli di diverso livello e in paragrafi. È un'opzione utile per esaminare e modificare la struttura del file e può essere d'aiuto per meglio organizzare il contenuto del documento.
È possibile cambiare modalità di visualizzazione non solo dal menu Visualizza ma anche utilizzando i pulsanti posti sul lato sinistro della barra di scorrimento orizzontale
: quando si sceglie una modalità di visualizzazione del documento, il pulsante relativo viene attivato e appare "premuto" rispetto agli altri.
3.1.2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento / zoom della paginaSpesso accade che il documento attivo non appare per tutta la sua larghezza e per vedere la parte nascosta occorra usare le barre di scorrimento orizzontale. Ciò dipende dall'ingrandimento impostato. Attivando la voce di menu Visualizza/zoom appare la finestra di dialogo Zoom:
In essa si può impostare l'ingrandimento col quale visualizzare la pagina, che può essere al 100% della sua grandezza o ingrandita o rimpicciolita. La modalità dipende esclusivamente dalle necessità. Per esempio se i caratteri risultano molto piccoli e quindi poco visibili, si può usare un ingrandimento per lavorare più comodamente, ma ciò può comportare l'uso delle barre di scorrimento, per muoversi all'interno della pagina. Al contrario se occorre avere una visione d'insieme della pagina si può scegliere Pagina Intera; probabilmente i caratteri saranno illegibili, ma in questo modo si ha la visione d'insieme.
Nella casella di testo Percentuale si può mettere un valore a piacere da 0 a 100 in modo da adattare perfettamente la pagina allo spazio finestra disponibile.
L'ingrandimento della pagina sullo schermo non c'entra niente con la stampa del documento. Esso riguarda soltanto la modalità di "vedere" il foglio durante il lavoro. Per avere l'idea di ciò che verrà stampato si deve attivare Anteprima di stampa, di cui parleremo in seguito. I
La visualizzazione "Layout di stampa" permette già di avere un'idea della stampa del documento essendo in modalità "wyswyg", ciòè "ciò che vedi è ciò che verrà stampato".
3.1.2.3 Modificare la barra degli strumenti
Word 2000 ha introdotto una novità rispetto alle edizioni precedenti: le barre intelligenti. Sia la barra dei menu che le barre degli strumenti sono intelligenti nel senso che si adattano automaticamente all'uso che ne fa l'utente; se alcune voci di menu non vengono usate di frequente esse non vengono mostrate nell'elenco a discesa, ma compare in fondo una doppia freccia, che indica che alcune voci sono nascoste. E' sufficiente cliccare sopra la freccia o attendere qualche secondo perché l'elenco si apra e mostri tutte le voci.
Anche le barre degli strumenti, se contengono molti pulsanti, presentano sulla destra un pulsante con una freccia rivolta in basso
che apre i pulsanti rimanenti.Naturalmente le barre degli strumenti sono personalizzabili, inserendo o eliminando pulsanti o creando barre personali.
Per visualizzare una barra degli strumenti basta aprire la voce di menu Visualizza/Barre degli strumenti e scegliere se aprire o chiudere una barra spuntando o togliendo il segno di spunta dall'elenco. Per modificare una barra degli strumenti, personalizzarle e crearne di nuove selezionare Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza. Si apre la finestra di dialogo seguente.
Nella scheda Barre degli strumenti si possono attivare, nascondere, creare o eliminare barre.Attraverso il pulsante "Tastiera" si possono collegare tasti di scelta rapida alle voci di menu.Nella scheda Comandi compaiono accanto alle voci di menu i pulsanti relativi ai vari comandi contenuti nella voce di menu. Per inserire un pulsante in una barra visibile nella finestra di Word, è sufficiente selezionarlo dall'elenco e trascinarlo sulla barra nel punto in cui sii vuole inserire. Allo stesso modo si può eliminare un pulsante da una barra trascinando fuori dalla barra in un punto qualunque.
Finita la personalizzazione, i cambiamenti si possono salvare scegliendo nella casella di testo Salva in.. Normal oppure Documento1. Nel primo caso i cambiamenti si riferiscono a tutte le finestre di word, nel secondo solo alla finestra del documento attivo.
Nella scheda Opzioni si possono impostare alcune preferenze, come attivare icone grandi, animare i menu e altro.
E' bene rammentare che tutto ciò che si può fare in Word, lo si trova nelle voci di menu, mentre nelle barre degli strumenti possono non essere presenti i pulsanti necessari. Per contro i pulsanti offrono una via rapida per attivare azioni. Far prima conoscenza di tutte le voci di menu e poi utilizzare i pulsanti, eventualmente personalizzando le barre a seconda delle proprie esigenze.
3.1.3 Scambiare i documenti3.1.3.1 Salvare documenti in un altro formato
La possibilità di sfruttare un documento scritto in word in altri ambienti è un problema che è stato affrontato fin dalle origini dei wordprocessor. Se non avessimo questa possibilità di scambio, il nostro lavoro sarebbe limitato e poco efficiente. A questo scopo tutte le applicazioni hanno filtri di importazione ed esportazione, cioè programmi capaci di trasformare un formato in un altro in modo da poter aprire e modificare i documenti scritti in altro formato. Ciò è comune non solo ai wordprocessor ma anche a molte applicazioni di produttori di software diversi.
I filtri di importazione/esportazione possono essere selezionati al momento dell'installazione dell'applicazione, per cui, se non esistesse il filtro desiderato nell'applicazione installata sul proprio computer, occorre installarla utilizzando i dischi originali.
I filtri di importazione riguardano la voce Apri del menu File. Se tentiamo di aprire in Word un documento scritto in altro formato (per esempio p.e Word per Mac oppure WordPerfect o altro), se il filtro relativo è stato installato, Word apre il documento riconoscendo la formattazione e altri elementi. Se il filtro non esiste, il documento non viene riconosciuto, ma viene aperto ugualmente con risultati imprevedibili. Se si tratta di documenti Office (Excell, PowerPoint, Access) viene aperta una finestra di dialogo in cui viene chiesto come collegare il documento a quello attivo.
Come è stato accennato prima, esistono formati di documenti di carattere generale che vengono riconosciuti da tutti i wordprocessor senza bisogno di filtri. Per esempio il formato .TXT e il formato .RTF. Il primo non ha elementi di formattazione, ma solo i codici relativi ai caratteri ASCII. E' evidente che questo formato non serve per scrivere documenti che devono avere una certa forma comunicativa. Essi servono a scrivere informazioni veloci o appunti, ma soprattutto per scrivere script, ovvero routines per linguaggi di programmazione o tutto ciò in cui non è necessaria formattazione di caratteri e di paragrafi.
Il formato .RTF (Rich Text Format) è un formato in cui vi sono alcuni elementi di formattazione di carattere e di paragrafo. Questo formato è riconosciuto da tutti i wordprocessor e da applicazioni in quanto è uno dei primi formati nati quando il computer non offriva ancora le potenzialità che offre oggi.
Per aprire un documento .TXT o .RTF è sufficiente scegliere File/Apri dal menu e selezionare il documento. Una volta modificato, può essere salvato in diversi formati, secondo le necessità.
Basta scegliere il formato nella casella Tipo File. Word propone inizialmente lo stesso formato col quale è stato aperto, ma ciò non toglie che possiamo salvarlo (esportarlo) in un altro formato.
3.1.3.2 Salvare documenti per il WEB
Da quando Internet è diventato WWW (World Wide Web) è nato un nuovo formato, il quale può essere letto e interpretato dai browser internet, come Explorer o Netscape: il formato HTML (Hiper Text Markup Language). HTML è un vero e proprio linguaggio di programmazione col quale può essere impostata una pagina così come la vediamo quando navighiamo in rete. Scrivere una pagina Web in Html non è facile, poichè bisogna conoscere il linguaggio; per questo motivo Microsoft Word e gli altri Wordprocessor e altri programmi hanno dato la possibilità di salvare una pagina, scritta e formattata normalmente, in formato HTML. In altre parole, senza conoscere il linguaggio html, si può scrivere tranquillamente una pagina in word, abbellirla come si vuole e poi salvarla nel formato HTML scegliendolo dalla casella di testo Tipo File. In questo modo Word traduce la pagina scritta in linguaggio html. Questa pagina può essere inviata ad un sito che la pubblica sul web.
Per vedere come apparirà in internet basta scegliere Visualizza/Layout Web dal menu. Se si volesse vedere lo script, cioè il testo occorre aprire la pagina con un programma come Front Page e visualizzarla come HTML.
Esercitazione Modulo 3 Sezione 1- Aprire Microsoft Word 2000. Scrivere nella prima riga del documento il proprio Cognome e Nome, il numero di Skills Card e la data. Salvare il documento sul dischetto in una cartella di nome "Documenti Word". Lasciare aperto il documento; in esso verranno riportate tutte le annotazioni richieste.
- Dire in quanti modi si può aprire un documento di Word e descriverli.
- In quali modalità si può aprire un documento di word? (Caratteristiche del pulsante Apri).
- E' possibile aprire in Word un documento scritto con un altro elaboratore di testi? Vero Falso
- In Word è possibile salvare un documento nel formato di un altro elaboratore di testi. Spiegare come si fa.
- Secondo te, a cosa può servire salvare un documento di word come Solo Testo?
- Lasciando aperto il documento su cui si sta scrivendo, aprire come copia un documento word contenuto nella cartella documenti del disco fisso. Usare contemporaneamente i due documenti per le operazioni successive.
- Salvare il documento copia sul dischetto nella cartella "Documenti Word" una prima volta nel formato Word e una seconda come Solo Testo.
- Cliccare sul pulsante Guida Rapida del menu "?". Cliccando poi su tre oggetti diversi della finestra di word, descriverne le caratteristiche mostrate dalla guida.
- Cercare mediante la guida un argomento relativo all'apertura di documenti e alla chiusura di documenti. Riportare, con la tecnica del copia e incolla, gli argomenti trovati, sul documento aperto
- Provare tutti i modi possibili di visualizzazione di pagina e gli ingrandimenti disponibili. Annotare le caratteristiche sul dischetto.
- Selezionare Personalizza dalla voce di menu Visualizza/Barre degli strumenti. Creare una barra personale chiamandola col proprio nome e inserirvi i pulsanti relativi alla formattazione del paragrafo. Renderla visibile e mostrarla all'istruttore.
- Scrivere nel file corrente tutti i formati disponibili per esportare il documento attivo.
- Usando il comando di menu Salva con nome, salvare sul dischetto il documento delle annotazioni in 5 formati diversi, cominciando col formato Word (.doc). Chiudere Word e consegnare il dischetto all'istruttore.
Modulo 3
Sezione 2
MODULO 3: Elaborazione Testi
SEZIONE 2: Operazioni di base
3.2.1 Inserire i dati
3.2.1.1 Inserire Caratteri, Parole, Frasi
Per inserire nuovo testo o modificare quello già scritto è sufficiente posizionarsi con il cursore del mouse nel punto desiderato e fare clic: il puntatore abbandona la forma a freccia e si trasforma in un trattino verticale lampeggiante per segnalare il punto di inserimento dei testi, in cui è possibile iniziare a scrivere digitando i caratteri sulla tastiera, incollare parti di testo o compiere altre operazioni.
Per spostare il punto di inserimento dei testi, spostate il puntatore del mouse nella posizione che desiderate e fate clic. Potete utilizzare anche la tastiera: i tasti con le frecce permettono di spostare il punto di inserimento su e giù di una riga di testo alla volta o avanti e indietro di un carattere per volta. Il tasto HOME sposta il cursore all'inizio della riga corrente, il tasto FINE alla fine della riga. Se il cursore è posizionato alla fine del testo, esso non si sposta oltre, in basso o a destra, ma soltanto a sinistra o in alto. D'altra parte, se il cursore non scende o non si sposta a destra, vuol dire che si è arrivati alla fine del testo.
3.2.1.2 Usare il comando "Annulla"
Mentre si scrive può essere necessario modificare la composizione per migliorare la leggibilità del testo: si possono spostare degli elementi, copiare delle parti e inserirle in altri punti o semplicemente cancellare porzioni di testo. Per cancellare le parole lettera per lettera bisogna posizionarsi con il puntatore alla fine della parola e premere il tasto BACKSPACE oppure fare clic davanti alla parola e utilizzare il tasto CANC.
Con la combinazione di tasti CTRL + CANC è possibile cancellare il testo procedendo di parola in parola.
Se invece si vogliono eliminare porzioni più ampie di testo bisogna prima di tutto selezionarle: il modo più semplice per farlo consiste nel posizionarsi con il puntatore davanti al primo carattere e poi trascinare il mouse fino alla fine del blocco. Dopo avere selezionato il testo, è possibile cancellarlo con una sola operazione premendo il tasto CANC.
Talvolta si rende necessario annullare un'operazione, perchè fatta per errore oppure per ripensamento. In questo caso Word offre uno strumento potente, il comando Modifica/Annulla o il pulsante
, il quale permette di annullare operazioni andando a ritroso. Cliccando sul pulsante si apre un menu a discesa dal quale si possono annullare diverse azioni precedenti contemporaneamente. Una volta annullate delle azioni, esse possono essere recuperate cliccando sul pulsante ripristina 
, che funziona come il pulsante annulla.3.2.1.3 Inserire un nuovo paragrafo
Insieme al testo visibile, sul foglio vi sono dei simboli non visibili normalmente, che indicano la presenza in quel punto di una interruzione di paragrafo o semplicemente un ritorno a capo (
) oppure una interruzione di pagina o di sezione. Tali simboli possono esser resi visibili cliccando sul pulsante 
. Ricordiamo che per:
- carattere si intende qualunque carattere ASCII o simbolo inseribile da tastiera o mediante Inserisci/Simbolo. Ad ogni carattere è assegnato un codice da 0 a 255. Un carattere si può inserire anche digitando sul tastierino numerico il numero di codice tenendo premuto il tasto ALT.
- parola si intende l'insieme di caratteri contenuti fra due spazi (anche lo spazio è un carattere e corrisponde al codice 32).
- paragrafo si intende l'insieme delle parole contenute fra un segno di fine paragrafo (
) e un altro. - Per inserire un un segno di fine paragrafo basta premere il tasto INVIO. Talvolta è necessario andare a capo senza, però, terminare il paragrafo per non modificare la formattazione. In questo caso premere il tasto SHIFT+INVIO; non viene inserito il segno di fine paragrafo, ma solo il segno di ritorno a capo (
).
3.2.1.4 Inserire caratteri speciali o simboli
Come detto anche in precedenza, i caratteri codificabili con un byte sono 256 e i codici relativi vanno da 0 a 255. Ad esempio le lettere dalla a alla z minuscole vanno da 97 a 122. Alcuni codici sono utilizzati dal sistema per indicare il ritorno a capo, nuova linea etc. Altri ancora vengono definiti da ciascun tipo di font e possono essere simboli grafici o matematici.
Conoscendo il font e il numero di codice, il carattere può essere inserito mediante il tastierino numerico, digitando il codice mentre si tiene premuto il tasto ALT. Ancora più semplicemente, un carattere speciale o un simbolo può essere inserito dal menu Inserisci/Simbolo. In questo modo appare l'elenco dei simboli disponibili:
La finestra di dialogo è formata da due schede. Nella scheda Simboli si può scegliere il font nella casella Tipo di carattere e poi il carattere cliccando su di esso. Selezionato il carattere o il simbolo, se esso viene utilizzato spesso, si può assegnate un tasto di scelta rapida mediante il relativo pulsante. Se al simbolo è già associato un tasto di scelta rapida, esso appare scritto in basso. Col tasto inserisci viene inserito il simbolo e se ne può scegliere un altro.
Nella scheda Caratteri speciali si trova un elenco dei caratteri adoperati da Word nella formattazione con i relativi tasti di scelta rapida:
3.2.1.5 Inserire un'interruzione di pagina
Word impagina automaticamente il testo in funzione della grandezza dei caratteri e delle altre formattazioni di cui parleremo. Talvolta si rende necessario cambiare pagina volutamente. In questo caso è sufficiente inserire una interruzione di pagina da Inserisci/Interruzione/di pagina dal menu Inserisci. Dal menu Inserisci si possono inserire nel testo molte altre cose, che verranno, comunque, spiegate in seguito.
3.2.2 Selezionare i dati3.2.2.1 Selezionare caratteri, parole, frasi ...
In word,come in tutti i programmi che girano sotto windows, tutte le operazioni vengono eseguite sull'oggetto o sul testo selezionato. La selezione appare in negativo rispetto al resto del testo.
Vi sono molti modi per selezionare una parte di testo.
Per selezionare il testo e la grafica è possibile utilizzare il mouse o la tastiera. Sono inoltre disponibili metodi per la selezione di elementi di una tabella, disegni o testo nella visualizzazione Struttura.
Selezione di testo e grafica con il mouse
Per selezionare
Procedura
Una quantità qualsiasi di testo
Trascinare il puntatore del mouse sul testo che si desidera selezionare.
Una parola
Fare doppio clic sulla parola.
Un elemento grafico
Fare clic sull'elemento grafico.
Una riga di testo
Spostare il puntatore del mouse a sinistra della riga finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare clic.
Più righe di testo
Spostare il puntatore del mouse a sinistra delle righe finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi trascinare verso l'alto o verso il basso.
Una frase
Tenere premuto CTRL, quindi fare clic in un punto qualsiasi della frase.
Un paragrafo
Spostare il puntatore del mouse a sinistra del paragrafo finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare doppio clic. In alternativa, fare triplo clic in un punto qualsiasi del paragrafo.
Più paragrafi
Spostare il puntatore del mouse a sinistra dei paragrafi finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, fare doppio clic, quindi trascinare verso l'alto o verso il basso.
Un blocco di testo
Fare clic all'inizio della selezione, scorrere fino alla fine della selezione, quindi tenendo premuto MAIUSC fare clic.
Un intero documento
Spostare il puntatore del mouse a sinistra del testo del documento in un punto qualsiasi finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare triplo clic.
Intestazioni e piè di pagina
In visualizzazione Normale scegliere Intestazione e Piè di pagina dal menu Visualizza. In visualizzazione Layout di pagina, fare doppio clic sul testo inattivo dell'intestazione o del piè di pagina, quindi spostare il puntatore del mouse a sinistra dell'intestazione o del piè di pagina finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra e fare triplo clic.
Commenti, note a piè di pagina e note di chiusura
Fare clic nel riquadro, spostare il puntatore del mouse a sinistra del testo finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare triplo clic.
Un blocco verticale di testo, a eccezione del testo contenuto nella cella di una tabella
Tenendo premuto ALT, trascinare il puntatore del mouse sul testo.
Selezionare testo ed elementi grafici
Selezionare il testo tenendo premuto MAIUSC e premendo i tasti di DIREZIONE.
Premere
Per estendere la selezione
MAIUSC+Freccia DESTRA
Di un carattere verso destra
MAIUSC+Freccia SINISTRA
Di un carattere verso sinistra
CTRL+MAIUSC+Freccia DESTRA
Alla fine di una parola
CTRL+MAIUSC+Freccia SINISTRA
All'inizio di una parola
MAIUSC+FINE
Alla fine di una riga
MAIUSC+HOME
All'inizio di una riga
MAIUSC+Freccia GIÙ
Alla riga successiva
MAIUSC+Freccia SU
Alla riga precedente
CTRL+MAIUSC+Freccia GIÙ
Alla fine di un paragrafo
CTRL+MAIUSC+Freccia SU
All'inizio di un paragrafo
MAIUSC+PGGIÙ
Alla schermata successiva
MAIUSC+PGSU
Alla schermata precedente
CTRL+MAIUSC+HOME
All'inizio di un documento
CTRL+MAIUSC+FINE
Alla fine di un documento
ALT+CTRL+MAIUSC+PGGIÙ
Alla fine di una finestra
CTRL+5 (Tn)
All'intero documento
CTRL+MAIUSC+F8, quindi utilizzare i tasti di direzione. Premere ESC per annullare la modalità di selezione
A un blocco verticale di testo
F8+tasti di direzione. Premere un tasto di direzione per annullare la modalità di selezione
A un punto specifico del documento
Suggerimento Se si conosce la combinazione di tasti per spostare il punto di inserimento, in genere è possibile selezionare il testo utilizzando la stessa combinazione di tasti e tenendo premuto MAIUSC. CTRL+Freccia DESTRA, ad esempio, consente di spostare il punto di inserimento alla parola successiva e CTRL+MAIUSC+Freccia DESTRA consente di selezionare il testo dal punto di inserimento all'inizio della parola successiva.3.2.3 Selezionare i dati
3.2.3.1 Selezionare caratteri, parole, frasi ...
Le funzioni taglia e incolla permettono di manipolare con estrema facilità le parti del testo, in modo del tutto simile agli altri applicativi di Windows.
Per spostare o copiare un testo, selezionatelo e scegliete l'azione appropriata dal menu Modifica: Taglia o Copia. Poi fate clic nel punto in cui volete inserire il testo e scegliete Incolla.
In alternativa, dopo aver selezionato il testo, potete seguire altre procedure:
- Usate il pulsante destro del mouse per svolgere le operazioni che preferite sul testo, senza passare dal menu Modifica.
- Utilizzate la tecnica di drag and drop: per spostare il testo in questo modo posizionate il puntatore del mouse in un punto qualsiasi del testo selezionato, trascinate il testo nella nuova posizione e rilasciate il pulsante del mouse. Durante il trascinamento apparirà un quadratino tratteggiato che indica lo spostamento del testo.
- Per spostare il testo fate la stessa cosa ma tenendo premuto il tasto GTRL (il pulsante del mouse deve essere rilasciato prima del tasto CTRL). Durante il trascinamento il puntatore visualizza insieme al quadratino un segno +, per indicare che si sta facendo una copia del testo selezionato.
- Per rendere più veloci queste operazioni usate le combinazioni di tasti corrispondenti: CFRL+C per copiare qualcosa, CTRL+V per incollare, CTRL+X per tagliare i testi da spostare in qualche altra parte.
Mentre le versioni precedenti di Word permettevano di mantenere in memoria soltanto una selezione di testo per volta, ed era quindi necessario incollare il pezzo, tagliato o copiato, prima di compiere una nuova selezione, Word 2000 permette di conservare negli Appunti ben dodici selezioni di testo, così da poter manipolare il testo in modo articolato, effettuando più spostamenti, tagli e modifiche tra le parti.
Quando si taglia o si copia un elemento senza aver prima incollato il precedente, Word apre una finestra degli Appunti che visualizza le selezioni precedentemente tagliate o copiate durante la sessione di lavoro. È possibile verificare il contenuto di tali "stralci" di testo passando il puntatore del mouse su ogni singolo appunto: per ciascuna icona Word visualizza una piccola finestra in cui è possibile leggere l'inizio del testo in modo da farsi un'idea del suo contenuto. La finestra Appunti è una barra di strumenti che può essere attivata da Visualizza/Barre degli strumenti/Appunti e che può essere posizionata come le altre barre
Una volta individuato il segmento che si vuole incollare basta fare clic su di esso e Word lo inserisce all'interno del testo in corrispondenza della posizione del puntatore.
Quando il magazzino di appunti diviene troppo pieno è possibile svuotarlo selezionando il pulsante Cancella appunti, posizionato sul lato destro della finestra. In questo modo tutte le selezioni effettuate in precedenza e inserite in memoria per essere incollate in altre posizioni vengono eliminate.
3.2.3.2 Copiare e spostare testi fra documenti
Le funzioni Taglia Copia e Incolla di word possono essere usate, naturalmente, anche fra documenti diversi aperti. E' evidente che per usare le tecniche di drag & drop occorre avere sott'occhio contemporaneamente le finestre su cui si deve operare; usando invece le voci di menu o la tastiera le finestre d'origine e d'arrivo possono essere attivate una alla volta dalla barra delle applicazioni. In ogni modo le tecniche per copiare o spostare testo sono identiche, sia che ci si trovi nello stesso documento, sia che si stia operando con più documenti.
3.2.3.3 Cancella un testo
Mentre si scrive può essere necessario modificare la composizione per migliorare la leggibilità del testo: si possono spostare degli elementi, copiare delle parti e inserirle in altri punti o semplicemente cancellare porzioni di testo.
Per cancellare le parole lettera per lettera bisogna posizionarsi con il puntatore alla fine della parola e premere il tasto BACKSPACE oppure fare clic davanti alla parola e utilizzare il tasto CANC.
Con la combinazione di tasti CTRL + CANC è possibile cancellare il testo procedendo di parola in parola.
Se invece si vogliono eliminare porzioni più ampie di testo bisogna prima di tutto selezionarle. Dopo avere selezionato il testo, è possibile cancellarlo con una sola operazione premendo il tasto CANC.
3.2.4 Trovare e sostituire3.2.4.1 Usare i comandi Trova e Sostituisci
Word predispone una serie di strumenti avanzati per compiere ricerche all'interno del testo e sostituire in modo automatico gli elementi trovati con altri giudicati più appropriati.
La funzione di ricerca e sostituzione permette di compiere in modo automatico le revisioni sul testo, senza che sia necessario leggere tutto il documento.
Per attivare la funzione di ricerca selezionate il menu Modifica e scegliete la voce Trova. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono presenti tre schede: Trova, Sostituisci e Vai a.
La scheda Trova permette di cercare parole all'interno del testo. Se si seleziona questa opzione compare una casella di testo nella quale bisogna scrivere la parola ricercata e premere il pulsante Trova Successivo:
Word setaccia l'intero documento evidenziando in sequenza gli elementi che corrispondono al termine ricercato.
Per visualizzare meglio le operazioni di ricerca è utile ridurre al minimo la finestra di dialogo Trova, in modo da avere una visione complessiva del testo.
Si può andare avanti nella ricerca premendo più volte il pulsante Trova successivo: il programma continua a evidenziare i termini trovati fino ad arrivare alla fine del documento.
La seconda scheda della finestra Trova è la scheda Sostituisci.
Se si seleziona questa opzione appaiono due caselle: nella prima è possibile specificare il termine che si vuole cercare mentre la seconda consente di sostituire la parola trovata con un nuovo termine. Si può decidere di vagliare caso per caso la sostituzione del termine cercato con un'altra parola utilizzando il pulsante Sostituisci, oppure sostituire in un'unica operazione tutte le occorrenze della parola cercata selezionando il pulsante Sostituisci tutti.
Le opzioni Trova e Sostituisci sono utilissime per correggere un errore che si ripete in tutto il documento. Se avete sempre sbagliato a digitare un termine, per esempio, potete correggere tutti gli errori con una sola operazione: scrivete nella casella Trova il nome sbagliato e nella casella Sostituisci con il nome corretto, quindi fate clic sul pulsante Sostituisci tutto. Il termine sarà modificato automaticamente in tutto il documento.
La terza scheda della finestra Trova, infine, contiene la voce Vai a, che permette non solo di visualizzare determinati elementi all'interno del documento ma anche di spostarsi direttamente alla posizione nel testo dove è presente l'elemento.
Nella parte sinistra della finestra si trova un menu in cui sono indicati tutti gli elementi che è possibile cercare (pagine, titoli, paragrafi, ecc.) e, nella parte destra, una casella in cui vanno inseriti altri criteri di ricerca, per esempio il numero della pagina che si vuole cercare o il livello di titolo.
Una volta impostati i criteri di ricerca basta selezionare il pulsante Vai a e Word si posiziona direttamente nell'area del documento che corrisponde al criterio di ricerca.
Trova e sostituisci: funzioni avanzate
La scheda Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci offre molte possibilità di ricerca personalizzata. Se si seleziona il pulsante Altro la finestra si allarga ed evidenzia le opzioni di ricerca disponibili. I pulsanti di selezione esclusiva posti sul lato sinistro della finestra, per esempio, permettono di restringere o allargare il campo della ricerca secondo parametri predefiniti.
Il pulsante Maiuscole/minuscole consente di cercare le parole soltanto nell’esatta sequenza di maiuscole e minuscole con cui sono state digitate nel campo Trova.
Quando si attiva questa opzione il programma cerca una parola trascurandone tutte le occorrenze in contesti inutili. Se si sta cercando la parola alba, per esempio, il programma ignorerà il termine ogni volta che compare con la A maiuscola come nome proprio di persona.
Il pulsante Solo parole intere elimina dalla ricerca parole che sono contenute all’interno di altre parole. Per fare un esempio, mentre la ricerca semplice individua la sequenza di caratteri "mente" anche all’interno della parola "generalmente", questa opzione permette di evidenziare solo le occorrenze in cui questa parola compare da sola e non come parte di altre parole.
L’opzione Cerca caratteri jolly permette di cercare caratteri speciali ed effettuare ricerche specifiche attraverso l’introduzione di una serie di simboli chiamati caratteri jolly.
Word fornisce un elenco di tutti i caratteri jolly che è possibile inserire per rendere specifica la ricerca. Selezionando il pulsante Speciale, infatti, è possibile visualizzare una lista di tutti i caratteri disponibili associati alla loro funzione di ricerca.Inserendo all’inizio della parola o della parte di parola il carattere "<", per esempio, è possibile cercare tutte le parole che iniziano con tale segmento ma non quelle che lo contengono o che finiscono in questo modo.
Una volta selezionato dal menu Speciale il carattere jolly per la ricerca, esso è inserito direttamente nel campo Trova: di seguito è necessario introdurre tra parentesi la parola o la parte di parola che si vuole cercare. La ricerca <(ment), per esempio, permette di trovare "mentitore" o "menta", ma non "comunemente". Infine, è possibile cercare parole in base al loro formato o a determinate caratteristiche grafiche. Attraverso il pulsante Formato si possono cercare soltanto le parole evidenziate o scritte con un determinato carattere, le tabelle o gli elementi grafici di un certo tipo.
Per questa opzione non è necessario specificare nessun elemento testuale nella casella Trova, in quanto la ricerca procede non sulle parole ma sugli attributi di formattazione che le caratterizzano. Quando si attiva la funzione Trova in Word è possibile anche chiudere la finestra di dialogo e utilizzare direttamente i pulsanti presenti sulla barra di scorrimento verticale.
Dopo che è stata imposta una ricerca, infatti, i pulsanti Pagina successiva e Pagina precedente della barra diventano blu: ciò indica che il programma non si sta più spostando all’interno del documento di pagina in pagina, ma utilizzando come criterio la presenza dell’elemento indicato per la ricerca.
Esercitazione Modulo 3 Sezione 2
- Aprire Word e creare un nuovo documento sul dischetto col nome "Modulo 3 Sezione 2". Scrivere il proprio nome e il numero di skills card e la data.
- Ricopiare il primo paragrafo del Modulo 3 Sezione 2.
- Riportare sotto al testo un esempio di carattere, uno di parola e uno di paragrafo, selezionandoli dal testo e ricopiandoli col metodo drag & drop dal testo precedente. Provare ad annullare una o più operazioni e poi ripristinarle usando i relativi pulsanti.
- Usando il menu Inserisci/Simbolo inserire alcuni simboli scegliendoli da più font. Assegnare ad un simbolo un tasto di scelta rapida. Chiudere la finestra di dialogo. Inserire il simbolo utilizzando il tasto di scelta rapida assegnato.
- Inserire un'interruzione di pagina e rispondere alle seguenti domande:
- In quanti e quali modi si può selezionare una parte di testo?
- In quanti e quali modi si può copiare testo da un documento ad un altro?
- Usando il comando Trova dire quante volte compare nel testo scritto il gruppo di lettere "per". Impostando correttamente le opzioni di ricerca dire quante volte compare la parola "Per" e la parola "In".
- Usando il comando Sostituisci, sostituire una parola a piacere con un'altra e poi ripristinare il testo originale.
- Salvare il file, chiudere Word e consegnare il dischetto all'istruttore.
Modulo 3
Sezione 3
MODULO 3: Elaborazione Testi
SEZIONE 3: Formattazione
3.3.1 Formattare un testo
3.3.1.1 Cambiare il font e le dimensioni dei caratteri
L'aspetto del testo è determinato dal formato del carattere. È possibile scegliere il tipo di carattere (font), rendere più grandi o più piccole le lettere, trasformarle in grassetto, corsivo o sottolineato. Font è l'insieme di lettere, numeri e simboli che formano un particolare carattere tipografico.
I termini font e carattere tipografico sono utilizzati con lo stesso significato. Di solito il font predefinito in Word è il Times New Roman, un carattere classico simile a quello utilizzato da molte riviste e giornali. Per modificarlo si possono scegliere due strade. La prima consiste nel selezionare il menu Formato dalla barra dei menu e fare clic sulla voce Carattere: Word apre una finestra per la modifica approfondita, completa di tutte le opzioni per personalizzare i caratteri.L'altro metodo, più veloce ma meno ricco di opzioni, consiste nel lavorare direttamente sulla barra degli strumenti Formattazione, modificando il tipo di carattere nella casella Tipo di carattere e scegliendo la sua dimensione nella casella Dimensione carattere.
In questo caso è sufficiente selezionare il pulsante freccia posto a lato del menu a discesa a fare clic: compare la lista di tutti i tipi di caratteri, e ciascuna voce è visualizzata secondo l'impostazione grafica del carattere corrispondente, in modo da dare un'idea dell'effetto grafico prodotto dal carattere.
Una volta scelto il tipo di carattere che si vuole utilizzare, si deve selezionarlo: a questo punto si potrà scrivere del nuovo testo secondo il carattere scelto, o anche modificare l'impostazione di una porzione di testo precedentemente selezionata.Se si apre la finestra Formato Carattere, invece, si può lavorare con tre schede: Tipo, Spaziatura e posizione ed Effetti di testo.
3.3.1.2 Usare il corsivo, il grassetto etc.
La scheda Tipo permette di definire stili, dimensioni e caratteristiche del carattere. Al suo interno sono presenti i menu a discesa per Tipo di carattere, Stile e Dimensioni, gli stessi disponibili nella barra degli strumenti Formattazione. Selezionando il menu a discesa Tipo di carattere e scegliendo una delle voci elencate è possibile vedere l'effetto grafico del carattere scelto nella finestra di anteprima. Per mettere in evidenza determinate parole si può formattarle con il grassetto, il corsivo e il sottolineato, selezionando l'opzione nella casella Stile.
Per modificare lo stile del testo risulta più comodo utilizzare i pulsanti Grassetto, Corsivo e Sottolineato posti sulla barra degli strumenti Formattazione: di solito, infatti, la formattazione in grassetto, corsivo o sottolineato riguarda brevi porzioni di testo, deve essere variata spesso e richiede pertanto un accesso rapido e agevole ai comandi.
3.3.1.3 Colori e brio nel testo
Nella finestra Tipo carattere è possibile modificare le dimensioni del carattere, colorare porzioni di testo, inserire sottolineature particolari per le singole parole o per intere porzioni di testo. Inoltre, una lunga lista di caselle di opzione permette di aggiungere effetti particolari al testo, quali il rilievo o l'ombreggiatura.
Le dimensioni o corpo del carattere è espressa in punti tipografici. La dimensione standard per una lettera commerciale è 12 punti. I testi di un quotidiano hanno in genere un corpo di 8-9 punti, mentre i titoli principali possono essere di 72 punti o più.
Spaziatura e posizione è la seconda scheda della finestra Formato carattere e permette di variare lo spazio tra i caratteri e la loro posizione rispetto alla riga immaginaria di scrittura. In particolare, la casella Proporzioni consente di dilatare o restringere le proporzioni del testo rispetto alla grandezza normale.
La casella Spaziatura, invece, permette di introdurre maggiore o minore spazio tra i caratteri rispetto a quello previsto dal tipo di carattere usato. Introducendo un diverso valore di spaziatura è quindi possibile modificare la distanza tra le singole lettere del testo.
Attraverso la casella Posizione, invece, è possibile variare la posizione della scrittura da quella normale dove essa è posta al centro della linea di scrittura, a quella di apice o pedice, dove invece i caratteri sono posti rispettivamente sopra o sotto tale riga.
Sia per la spaziatura sia la posizione dei caratteri Word propone comunque un valore predefinito, che è possibile modificare utilizzando i pulsanti di incremento e decremento.
L'ultima scheda della finestra Formato carattere riguarda alcuni "effetti speciali" che è possibile attribuire al testo (Coriandoli, Luci di Las Vegas, Sfondo lampeggiante...) ma che non sono trasportabili sulla pagina stampata e saranno stampati come caratteri sottolineati o in corsivo. Queste impostazioni grafiche possono servire per evidenziare in modo originale delle parti di testo che aiutino il lavoro di scrittura, o per costruire rudimentali prototipi di presentazione multimediale o di pagine Web.
Immaginate di avere un blocco di testo perfettamente formattato nel carattere, nelle dimensioni del carattere, nel tipo di stile e così via. Per creare un altro blocco di testo con lo stesso aspetto non è necessario ripetere tutta la procedura di formattazione: si può utilizzare il pulsante Copia formato
, che si trova sulla barra degli strumenti Formattazione. Selezionate un blocco di testo che contiene la formattazione da utilizzare su un altro blocco di testo e fate clic sul pulsante Copia formato: il cursore del mouse si trasforma in un cursore a barra con un pennello a sinistra. Selezionate il testo che volete formattare: quando rilasciate il pulsante del mouse, Word attribuisce al testo le stesse caratteristiche di formattazione del primo blocco di testo.Oltre a variare tipo di carattere e grandezza, è possibile intervenire anche sul colore dei caratteri adattandolo ai propri gusti.
Per modificare il colore di una porzione di testo selezionatela con il mouse e utilizzare il pulsante Colore carattere
, posizionato sulla barra degli strumenti Formattazione. Se si fa clic direttamente sul pulsante si applica il colore che appare nella sottolineatura della lettera A (l'ultimo colore utilizzato); per selezionare un carattere diverso fate clic sulla piccola freccia nera a lato del pulsante e scegliere il colore preferito dalla finestra di opzioni.È anche possibile mettere in evidenza frasi e parole con un evidenziatore colorato, proprio come si fa quando si scrive o si legge un documento su carta. Per evidenziare il testo fate clic sul pulsante Evidenzia
e poi selezionate con il mouse (il cui puntatore nel frattempo si è trasformato in un pennarello) la parte di testo interessata. Per disattivare l'evidenziazione è sufficiente selezionare il testo e fare clic sulla casella Non presente che si trova tra le opzioni di colori.L'evidenziazione di parti del documento risulta molto utile quando si deve "passare" il documento ad altri utenti incaricati di correggerlo o controllarlo. Per evidenziare parti di un documento da stampare con una stampante monocromatica è consigliabile utilizzare un colore chiaro. Per modificare il colore dell'evidenziazione fate clic sulla freccia accanto al pulsante Evidenzia e selezionare il colore preferito. È possibile visualizzare o nascondere l'evidenziazione, ma non il testo evidenziato, sullo schermo e nella stampa del documento scegliendo la voce Opzioni del menu Strumenti e selezionando o deselezionando la casella di controllo Testo evidenziato nella scheda Visualizza.
Aggiungere un nuovo carattere al proprio programma
Spesso, soprattutto quando si compiono lavori di grafica o si vuole creare una linea grafica personalizzata e originale per i propri documenti, si cercano tipi di caratteri aggiuntivi che possono essere inseriti nel proprio programma di video scrittura.
Cd-Rom, dischetti allegati a riviste, ma anche siti specializzati su Internet permettono di trovare tutte le novità più sofisticate nel settore e di ottenere, gratis o a pagamento, nuovi font da inserire nei propri documenti. Siti come typeindex (www.abouttype.com) o fontfont (www.fontfont.de/fffstuff/f_central.html), per esempio, si rivolgono direttamente agli specialisti del settore fornendo continui aggiornamenti sulle ultime novità in campo tipografico. Ma anche semplici siti “contenitori” di risorse, come Tucows (www.tucows.com), offrono una vasta gamma di tipi di carattere - molti dei quali gratuiti - per arricchire il proprio “parco scrittura” e variare secondo le proprie esigenze di comunicazione il tipo di carattere utilizzato.
Una volta individuato il tipo di font che si vuole utilizzare, per introdurlo nella lista di tipi di carattere riconosciuti da Word è sufficiente selezionare il file contenente il tipo di carattere, in formato .TTF o .FON, e copiarlo nella cartella Tipi di carattere, accessibile da Pannello di controllo. In questo modo il carattere è inserito nella configurazione di Windows e viene riportato nell'elenco Tipi di carattere di tutti i documenti di Office 2000.
3.3.1.4 Allineamento del testo
Buona parte della formattazione, cioè dell'aspetto attribuito al testo, avviene a livello di paragrafo: rientro del paragrafo, spaziatura tra le righe, tabulazioni, allineamento dei testi e così via.
Per impostare questi elementi fate clic sulla voce Paragrafo del menu Formato: Word apre una finestra di dialogo nella quale sono visualizzate due schede, Rientri e spaziatura e Distribuzione testo.
La scheda Rientri e Spaziatura permette di definire lo spazio tra le lettere e tra le righe del paragrafo, il rientro di paragrafo e l'allineamento del testo.
La casella Allineamento contiene un menu a discesa dal quale è possibile scegliere l'allineamento a sinistra, a destra, centrato o giustificato. Di solito l'opzione più utilizzata è la giustificazione del testo, che permette di ordinare il testo in modo che sia perfettamente allineato con i margini sinistro e destro del foglio. Quando si seleziona questa funzione Word calcola per ogni riga lo spazio tra i caratteri presenti e li dispone in modo che le righe siano tutte della stessa larghezza.
Dopo aver selezionato il testo è possibile scegliere l'allineamento preferito semplicemente facendo clic su uno dei pulsanti che si trovano nella barra degli strumenti Formattazione
La casella Livello struttura, invece, permette di scegliere, da un menu a discesa, i livelli di testo da assegnare ai paragrafi del documento. I livelli non hanno rilievo grafico: si tratta dì strumenti che permettono di ordinare e gestire in modo gerarchico i contenuti del testo. I diversi livelli dì struttura assegnati ai paragrafi potranno essere visualizzati con l'opzione Struttura del menu Visualizza.
Nella scheda Rientri e spaziatura si trovano anche i comandi che permettono di dare rilievo grafico ai diversi paragrafi in cui è diviso il documento. E' ormai convenzione, infatti, evidenziare con accorgimenti grafici i diversi paragrafi di un documento: per farlo è possibile dividere i paragrafi lasciando una riga di spazio, oppure introdurre per la prima riga di ciascun paragrafo un rientro di riga che aumenti la distanza dal margine.
La prima area della finestra, chiamata Rientri, contiene diverse caselle per stabilire un margine di rientro, per la prima riga di ciascun paragrafo. Per introdurre il rientro basta fare clic sui pulsanti di incremento e decremento di ciascuna casella e continuare fino a quando si raggiunge il livello di rientro desiderato: di solito si usa non superare il mezzo centimetro. Il rientro più utilizzato è quello del margine sinistro, ma è possibile anche applicare dei rientri a destra, o dei rientri sporgenti, utili quando si creano elenchi o bibliografie.
I rientri sporgenti permettono di creare una gerarchia ancora più articolata tra le parti del testo e di organizzare maggiormente la struttura visiva del documento. Per applicare un rientro sporgente è necessario selezionare la casella Speciale e scegliere dal menu a discesa la voce Sporgente.
3.3.1.7 Cambiare l'interlinea testo
La seconda area della finestra è chiamata Spaziatura e permette di introdurre degli spazi tra i diversi paragrafi e tra le righe all'interno di ciascun paragrafo.
Infatti, se nelle relazioni e nei documenti lunghi è maggiormente utilizzato il rientro di paragrafo per evidenziare i paragrafi, nelle lettere formali e nei documenti brevi si usa spaziare con una riga vuota i diversi paragrafi del testo. È possibile impostare questa opzione per l'intero documento modificando i valori delle caselle Prima e Dopo all'interno dell'area spaziatura: la casella Prima indica lo spazio da lasciare sopra ciascun paragrafo selezionato, mentre la casella Dopo imposta lo spazio tra un paragrafo e quello successivo.
La casella Interlinea, invece, non modifica solo la distanza tra i diversi paragrafi, ma si applica a tutte le righe del documento. Diversi tipi di documento richiedono impostazioni di interlinea differenti: se si vuole dare maggiore leggerezza al testo per facilitare la lettura di documenti lunghi, per esempio di relazioni, è utile aumentare il valore della spaziatura da quello di interlinea singola, che è il valore predefinito, a un valore superiore, per esempio interlinea 1,5 righe o addirittura interlinea doppia, cioè uno spazio di due righe vuote tra ciascuna riga di scrittura.
La terza area della finestra, infine, è l'Anteprima, che permette di avere una visione del testo formattato secondo i parametri inseriti.
Per visualizzare il formato di un paragrafo si può selezionare il pulsante ? dalla Barra dei menu, scegliere la voce Guida rapida e portare il cursore del mouse, che nel frattempo si è trasformato in un punto interrogativo, all'interno di un paragrafo.
Quando si fa clic compare la descrizione delle formattazioni che sono state applicate al paragrafo e al carattere.
È possibile modificare i rientri di paragrafo in modo rapido utilizzando gli indicatori posti sul righello orizzontale di Word
. AI confine tra l'area bianca del foglio, che indica la parte in cui è possibile scrivere, e quella grigia, che rappresenta i margini, si trovano gli indicatori, che permettono di modificare le impostazioni della larghezza di rientri, margini e colonne. Puntando il mouse sul punto di incontro dei due indicatori, in modo che il puntatore si trasformi in una freccia orizzontale a due punte, e trascinandolo, si può spostare il margine del foglio.Facendo clic sul rettangolino posto sotto l'indicatore inferiore, invece, è possibile spostare il paragrafo selezionato, in modo che presenti un margine diverso da quello generale.
Spostando solo l'indicatore superiore si può fare rientrare la prima riga rispetto al paragrafo. L'indicatore inferiore permette di creare dei rientri sporgenti, in cui è il paragrafo a rientrare rispetto alla prima riga.
3.3.1.5 Sillabazione del testo testo
La seconda scheda della finestra Formato paragrafo, Distribuzione testo, serve per distribuire in modo razionale all'interno della pagina le righe dei paragrafi.
La casella d'opzione Controlla righe isolate, per esempio, impedisce che l'ultima riga di un paragrafo venga stampata in una nuova pagina vuota, o che la prima riga di un paragrafo nuovo sia disposta alla fine della pagina.
Le caselle d'opzione Mantieni assieme le righe e Mantieni con il successivo permettono di impedire che il programma inserisca interruzioni di pagina all'interno di uno stesso paragrafo o tra due paragrafi selezionati, in modo da evitare che due paragrafi collegati così come un paragrafo e il suo titolo si vengano a trovare su due pagine differenti. La spunta della casella Non sillabare mantiene le parole intere senza essere spezzate a fine rigo. La sillabazione è utile quando viene scelto l'allineamento giustificato per evitare grandi spazi fra parole, che risultano antiestetici.
3.3.1.8 Copiare la formattazione.
Per copiare il formato di un testo selezionato, in un'altra parte di testo occorre selezionare il testo formattato e poi fare click sul pulsante Copia formato
. Il cursore si trasforma in pennello. Portarsi all'inizio del testo da formattare e selezionarlo col mouse. Quando si rilascia il pulsante del mouse la formattazione viene applicata al testo.Finito di copiare il formato, il pulsante Copia formato si disattiva. Per mantenerlo attivo per più operazioni occorre cliccare due volte. Alla fine rifare click per disattivare il copia formato.
3.3.2 Altre funzionalitàNella finestra Formato paragrafo vi è il pulsante Tabulazioni, che compare in basso su entrambe le schede della finestra.
Le tabulazioni sono posizioni predefinite all'interno del documento che aiutano ad allineare il testo.Stabilire dei punti di tabulazione, quindi, consente di allineare e disporre in modo più preciso il testo sulla pagina.
Quando si fa clic su questo pulsante Word apre una finestra di dialogo che permette di gestire le tabulazioni, la stessa finestra che si può aprire selezionando la voce Tabulazioni del menu Formato. All'interno della finestra sono presenti i comandi che permettono di specificare la misura delle tabulazioni e la distanza fra una tabulazione e l'altra.
Una volta impostate tutte le misure di tabulazione basta premere OK e all'interno del paragrafo selezionato sono inserite le tabulazioni Impostate: ciò significa che è possibile posizionare il cursore di Word su ciascun punto di tabulazione in sequenza premendo di volta in volta il tasto TAB.
È possibile inserire e modificare le tabulazioni anche dalla finestra di lavoro, utilizzando il righello orizzontale. In questo caso bisogna fare clic sul pulsante di tabulazione posto a sinistra della Barra del righello
; con un clic consecutivo è possibile scegliere il tipo di tabulazione che si vuole inserire, centrata, allineata a destra o a sinistra, oppure decimale .Una volta scelto il tipo di tabulazione, per inserirla bisogna fare clic sul righello nel punto in cui si vuole venga posizionata. A questo punto la tabulazione è inserita ed è possibile vederne l'indicazione sul righello. Per togliere un'indicazione di tabulazione dal righello basta selezionarla con il mouse e trascinarla verso il bordo sinistro della pagina di Word.
3.3.2.2 Aggiungere bordi al testo
Per enfatizzare una parte di testo, insieme agli altri modi, vi è anche la possibilità di aggiungere bordi e rilievi. Per ottenere ciò, selezionare la parte di testo al quale si vuole applicare un bordo e fare click sulla voce di menu Formato/Bordi e sfondo. Appare la finestra di dialogo in cui si possono impostare tutti i parametri necessari.
Nella scheda Bordi si possono impostare il tipo di linea, lo spessore, il colore e la disposizione del bordo. Nella casella a discesa si può scegliere a chi applicare il bordo, al testo selezionato oppure al paragrafo. Col pulsante Opzioni si può scegliere la distanza del bordo dal testo, col pulsante Linea Orizzontale si può scegliere una linea grafica da inserire orizzontalmente nel testo.
Nella seconda scheda è possibile impostare un bordo per la pagina, definendone la distanza dai margini oltre agli altri elementi.
Infine nella scheda Sfondo è possibile scegliere un colore di sfondo per il bordo scelto e definire la trasparenza o elementi grafici di riempimento.
3.3.2.3 Elenchi puntati e numerati
Gli elenchi sono un ottimo sistema per rappresentare in modo ordinato un insieme di elementi o per indicare una serie di passi da compiere in sequenza. Inoltre, sono molto semplici da realizzare.
Sulla barra degli strumenti Formattazione di Word, infatti, si trovano due pulsanti specifici
, che permettono di definire elenchi puntati (in cui un punto viene posto all'inizio di ogni voce) e numerati (in cui ogni voce è introdotta da un numero).Provate a realizzare un elenco: dopo aver scritto una serie di nomi, premendo sempre il pulsante INVIO dopo ogni termine, selezionateli e fate clic su uno dei due pulsanti: Word crea automaticamente un elenco puntato o numerato É anche possibile rendere più articolato l'elenco applicando dei rientri ad alcuni punti: dopo averli selezionati, premete il pulsante Aumenta rientro
, che si trova a fianco del pulsante per la creazione dell'elenco puntato. I punti saranno spostati (in gergo si dice indentati) a destra e indicati da un diverso segno di punto elenco.Gli elenchi possono essere numerati o contrassegnati da marcature grafiche, come puntini o motivi geometrici: Word offre una vasta gamma di indicatori per personalizzare il tipo di elenco che si vuole utilizzare. Per vedere i tipi di elenco a disposizione selezionate il menu Formato e fate clic sulla voce Elenchi puntati e numerati: Word apre una finestra dove sono presentate le diverse soluzioni grafiche per risolvere l'impaginazione di elenchi e sottoelenchi in forma numerata o grafica.
La funzione Elenchi, oltre a permettere un'impaginazione più ordinata, consente l'aggiornamento automatico di un elenco numerato. Quando si aggiunge un nuovo elemento alla lista, infatti, non è necessario rinumerare tutte le voci: è sufficiente posizionarsi con il puntatore nel punto dove si vuole aggiungere l'elemento e inserirlo. Word aggiorna da solo tutto l'elenco secondo la nuova numerazione.
Se dopo aver creato un elenco volete tornare al testo normale, selezionatelo e fate di nuovo clic sul pulsante Elenco che avete utilizzato per realizzarlo: gli indicatori di elenco saranno cancellati.
3.3.3 Maschere
3.3.3.1 Scelta di un modello per un documento
Molto spesso in ufficio si usano stampati o documenti che presentano sempre la stessa struttura, come domande, certificazioni etc.. In questi casi è utile avere un modello, il quale può essere adattato alle diverse esigenze del momento. I modelli, o se vogliamo maschere, possono essere creati dall'utente, ma ve ne sono già di pronti. Essi sono salvati con l'estensione .dot
Creazione di un modello per un documento
Un modello può essere creato sulla base di un documento esistente.
In questo caso scegliere Apri dal menu File, quindi aprire il documento desiderato. Su di esso si possono fare le modifiche necessarie. Fatte tutte le modifiche, salvare il documento con Salva con nome. Si apre la finestra di dialogo. Nella casella Tipo File scegliere la voce modello. Scelto il nome e la cartella si può fare click sul pulsante Salva.
Per creare un nuovo modello senza partire da un documento esistente, scegliere Nuovo dal menu File. Si apre la finestra di dialogo:
Selezionare Modello nella casella di gruppo Crea nuovo. Si può scegliere fra un modello esistente o crearne uno nuovo vuoto. Nella finestra d'anteprima si può osservare la struttura del modello. Fatte le scelte fare clic su OK. Scegliere Salva con nome dal menu File. Nella casella Tipo file fare clic su Modello di documento. Questo tipo di file sarà già selezionato se si sta salvando un file creato come modello.
Il modello creato può essere salvato in una cartella qualunque, ma è buona norma salvarlo nella cartella di default, la cartella predefinita Modelli, che verrà specificata automaticamente nella casella Salva in. Per salvare il modello in una scheda diversa da quella Generale, passare alla sottocartella corrispondente all'interno della cartella Modelli.
Nella casella Nome file digitare un nome per il nuovo modello, quindi fare clic su Salva. Aggiungere gli elementi di testo o grafica che si desidera inserire in tutti i nuovi documenti creati sulla base del modello ed eliminare gli elementi non necessari. Apportare le modifiche desiderate alle impostazioni dei margini, della dimensione e dell'orientamento della pagina, degli stili e di altri formati.
Fare clic su Salva , quindi scegliere Chiudi dal menu File.
3.3.3.2 Lavorare con i modelli
Per lavorare con i modelli occorre aprirne uno, fare le modifiche e salvarlo come documento.
Per aprire un modello da una cartella qualunque, selezionare dal menu File/Apri. Nella finestra di dialogo che si apre, scegliere Modello di documento nella casella Tipo File. Cercare il modello nella cartella desiderata e fare click sul pulsante Apri.
Per aprire un modello dalla cartella Modelli, selezionare Nuovo... dal menu File e procedere selezionando modello dal gruppo Crea Nuovo; scegliere il modello e cliccare sul pulsante OK.
A questo punto si possono effettuare tutti i cambiamenti che si vuole, ma ... attenzione! è meglio salvare subito, ancor prima di fare la prima modifica, il file come documento, altrimenti, cliccando inavvertitamente sul pulsante Salva (quello con l'icona del dischetto) si potrebbe salvare il modello modificato. Per evitare ciò, selezionare Salva con nome dal menu File, scegliere Documento Word nella casella Tipo File, dare il nome al file e scegliere la cartella di destinazione. A questo punto fare click sul pulsante Salva.
Esercitazione Modulo 3 Sezione 3- Aprire Word e creare un nuovo documento sul dischetto di nome “Esercitazione Modulo 3 Sezione 3. Scrivere il proprio nome, codice della skills card e la data attuale. Riportare in questo documento le risposte alle domande proposte.
- Rispondere alle seguenti domande:
- Cosa propone la pressione del pulsante Cronologia nella finestra di dialogo dell’apertura di un documento word?
- Dire in quanti e quali modi si può salvare il documento word sul proprio computer.
- La grandezza con cui appare la pagina sul video è quella che verrà stampata. Vero Falso.
- In una parola non possono essere usati caratteri diversi. Vero Falso.
- Un paragrafo è una entità, all’interno della quale si possono usare rientri diversi per le diverse righe. Vero Falso.
- Con quale estensione è salvato sul disco un modello word?
- Quante indentazioni possono essere fatte in un elenco numerato?
- Cosa distingue la fine di un paragrafo da un semplice ritorno a capo del rigo?
- Come si inserisce un ritorno a capo senza fine paragrafo?
- Riprodurre sul documento attivo, introducendo un salto di pagina, l’articolo seguente, cercando di individuare esattamente i caratteri e le dimensioni e tutti gli altri elementi di formattazione.
Aggiungere un nuovo carattere al proprio programma di impaginazione
(Articolo tratto da Futuro No Problem di Repubblica)
Spesso, soprattutto quando si compiono lavori di grafica o si vuole creare una linea grafica personalizzata e originale per i propri documenti, si cercano tipi di caratteri aggiuntivi che possono essere inseriti nel proprio programma di video scrittura.
Cd-Rom, dischetti allegati a riviste, ma anche siti specializzati su Internet permettono di trovare tutte le novità più sofisticate nel settore e di ottenere, gratis o a pagamento, nuovi font da inserire nei propri documenti.
Siti come typeindex (www.abouttype.com) o fontfont (www.fontfont. de/fffstuff/f_central.html), per esempio, si rivolgono direttamente agli specialisti del settore fornendo continui aggiornamenti sulle ultime novità in campo tipografico. Ma anche semplici siti “contenitori” di risorse, come Tucows (www.tucows.com), offrono una vasta gamma di tipi di carattere - molti dei quali gratuiti - per arricchire il proprio “parco scrittura” e variare secondo le proprie esigenze di comunicazione il tipo di carattere utilizzato.
Una volta individuato il tipo di font che si vuole utilizzare, per introdurlo nella lista di tipi di carattere riconosciuti da Word è sufficiente selezionare il file contenente il tipo di carattere, in formato .TTF o .FON, e copiarlo nella cartella Tipi di carattere, accessibile da Pannello di controllo.
In questo modo il carattere è inserito nella configurazione di Windows e viene riportato nell'elenco Tipi di carattere di tutti i documenti di Office 2000.
Un elenco di caratteri presenti in Word è:
- Times New Roman
- Tahoma
- Courier New
- Arial
- Comic Sans Serif
- Verdana
Modulo 3
Sezione 4
MODULO 3: Elaborazione Testi
SEZIONE 4: Rifinire un documento
3.4.1 Stili e paginatura
3.4.1.1 Utilizzare i vari stili
Nella sezione precedente abbiamo visto come un testo possa essere abbellito applicando la formattazione di carattere e di paragrafo. Ma Word offre ancora di più. E' possibile, con un unico click del mouse applicare a un testo o all'intero paragrafo formattazioni di carattere e di paragrafo. L'insieme delle caratteristiche di formattazione di un paragrafo si chiama stile del paragrafo. Word offre già molti stili preconfezionati, ma l'utente può crearne di propri.Per attribuire uno stile a un paragrafo o a un insieme di paragrafi è sufficiente selezionarli, aprire la casella Stili e scegliere quello voluto; al paragrafo selezionato verranno attribuiti tutti gli elementi di formattazione di quello stile.
Facendo click sulla freccia della casella Stili, si apre la lista degli stili principali disponibili disponibili. Ricordiamo che per vedere o stile applicato a un paragrafo si può aprire il menu ?/Guida rapida e cliccare col cursore col punto interrogativo sul paragrafo.
Per avere l'elenco completo e la possibilità di modificare o creare stili, aprire il menu Formato/Stli... Si apre la finestra di dialogo seguente:
Per applicare lo stile è sufficiente selezionarlo dall'elenco e fare click sul pulsante Applica.
Fare attenzione! Uno stile Titolo1 (p.e.) definito su un computer può essere diverso dallo stile Titolo1 di un altro computer, se questo stile è stato modificato dall'utente. Ciò non vuol dire che il documento scritto col primo apparirà alterato sul secondo, in quanto word definisce sempre il formato carattere e paragrafo elemento per elemento.
Le caratteristiche dello stile appaiono nella descrizione.
Gli stili Titolo già definiti in word possono essere utili quando si vuole creare un testo strutturato a diversi livelli e si ha intenzione di fare automaticamente un sommario alla fine del documento.
Per modificare uno stile secondo le proprie esigenze, per esempio se il tipo di carattere dello stile Normale non è di proprio gradimento, basta scegliere lo stile e fare click su pulsante Modifica. Si apre una finestra di dialologo in cui è possibile eseguire le modifiche.
Per modificare per esempio il tipo di carattere o la numerazione, fare click sul pulsante Formato. Fatte le scelte, fare click su OK per attivare le nuove impostazioni.
Per utilizzare lo stile modificato con i nuovi documenti basati sullo stesso modello bisogna selezionare la casella di controllo Aggiungi al modello. Lo stile verrà aggiunto al modello applicato al documento attivo.
Se si fa click sul pulsante Nuovo.. invece che Modifica..., si attivano nella finestra di dialogo precedente anche le voci Tipo e In Base a:. Si opera poi allo stesso modo della modifica. Si può accoppiare allo stile creato anche un tasto di scelta rapida cliccando sul pulsante relativo. In questo modo si può creare un archivio di stili personali.
Ricordiamo che per copiare uno stile (cioè il formato carattere e paragrafo) da un testo ad un altro si può far uso del pulsante copia formato 
. Se si deve ripetere più volte la copia formato, fare doppio click e al termine cliccare ancora per disattivare il pulsante.
3.4.1.2 Inserire il numero di pagina
I numeri di pagina diventano importanti quando il documento prende più pagine. Word numera automaticamente le pagine, quando si cambiano le impostazioni di margini o di foglio o di altro.
Per inserire i numeri di pagina nel documento fare click sul menu Inserisci/Numeri di Pagina. Si apre la finestra di dialogo che permette di impostare i parametri.
Si può decidere di mettere il numero di pagina in alto o in basso, a sinistra al centro o a destra e di inserirlo sulla prima pagina o no. Il numero di pagina viene inserito nell'intestazione o nel piè di pagina e può convivere con altri elementi.
Cliccando sul pulsante formato si può impostare il formato dei numeri.
Nella casella Formato si può scegliere il formato. Si può includere, insieme al numero di pagina, il numero del capitolo in funzione dello stile assegnato, ossia, se si è impostato allo stile Titolo1 il titolo di inizio capitolo, questi vengono numerati automaticamente e il numero può apparire, separato da un separatore a scelta, dal numero di pagina.
Si può infine specificare da dove iniziare la numerazione. Questa opzione ritorna utile quando un documento molto lungo è spezzettato in più file. In questo modo la numerazione finale dopo la stampa risulta continua.
3.4.2 Intestazione e piè di pagina
3.4.2.1 Aggiungere Intestazione e Piè di Pagina
Le intestazioni e il piè di pagina rappresentano elementi molto utilizzati nell'impaginazione di documenti formali, perché permettono di fornire al documento una "cornice" informativa che caratterizza ogni pagina.
Le intestazioni, che possono contenere testo o immagini, sono poste sopra il margine superiore della pagina, mentre i piè di pagina occupano lo spazio del margine inferiore.
Nelle intestazioni e nei piè di pagina si possono inserire diverse informazioni: per esempio, si può immettere la data del documento, il titolo del capitolo, il nome dell'autore o il logo dell'azienda che lo ha redatto.
Una volta inserite, le intestazioni e i piè di pagina si ripetono per tutte le pagine del documento. E però possibile scegliere di fare comparire questi elementi solo sulla prima pagina, come "copertina" di presentazione di tutto il testo, oppure, come spesso accade, su tutte le pagine a eccezione della copertina. È anche possibile inserire intestazioni e piè di pagina diversi per la pagine pari e le pagine dispari, in caso di documenti affiancati, oppure differenziare l'intestazione da una sezione all'altra di uno stesso documento.
Per inserire questi elementi selezionate la voce di menu Visualizza/Intestazioni e piè di pagina. Word inserisce all'esterno dei margini superiore e inferiore della pagina due aree tratteggiate, nelle quali è possibile digitare il testo; inoltre, compare una barra di lavoro che permette di inserire elementi standard e numerazioni di pagine e di spostarsi tra le diverse intestazioni.
Passando il cursore sui pulsanti esce un fumetto che ne spiega la funzione.
3.4.2.2 Inserire data, ora etc.
Il pulsante Inserisci numero di pagina, per esempio, permette di inserire automaticamente nel piè di pagina o nell'intestazione il numero della pagina corrente, il secondo pulsante, invece, inserisce il numero di pagina relativo, indicando la posizione della pagina rispetto all'intero documento: per esempio, pagina 3 di 24.
I pulsanti Inserisci data e Inserisci ora inseriscono rispettivamente data e ora di produzione del documento.
Gli altri pulsanti servono per definire lo stile di intestazione e piè di pagina, inserire dei bordi, variare l'intestazione in alcune parti del documento o spostarsi tra i diversi elementi.
Word fornisce anche un glossario di elementi standard, a cui è possibile attingere nella creazione delle proprie intestazioni e piè di pagina. Per visualizzarlo è sufficiente fare clic sul pulsante Inserisci voce di glossario.
3.4.2.3 Utilizzare nell'intestazione la formattazione
Naturalmente, oltre alle possibilità offerte dai pulsanti della barra dell'intestazione, è possibile formattare il testo inserito con tutte le modalità offerte dalla voce di menu Formato, sia per quanto riguarda il carattere che il paragrafo.
3.4.3 Vocabolario e grammatica
3.4.3.1 Usare gli strumenti di controllo ortografico
È tutto corretto? Una volta che si è finito di scrivere il proprio testo è necessario rileggerlo per verificare se ci sono imprecisioni, parole ripetute o refusi, ovvero errori di digitazione.
Word offre una serie di strumenti che aiutano a controllare l'ortografia e la grammatica del testo e a correggere gli errori sia in fase di stesura sia successivamente, durante la revisione del documento.
Mentre si scrive il testo, infatti, Word sottolinea le parole che presentano dei problemi ortografici con una linea ondulata rossa e segna con una linea verde le imprecisioni grammaticali.
Non sempre questi strumenti sono graditi a chi scrive, soprattutto perché possono disturbare la leggibilità del testo e confondere l'utente. È possibile iniziare a scrivere e attivare i correttori solo in fase finale, quando si rilegge il tutto per correggerlo. Per attivare o disattivare gli strumenti di correzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Opzioni.
Word apre una finestra che permette di personalizzare le funzioni di correzione del testo o la presenza di suggerimenti in linea.
Dalla finestra Opzioni selezionate la scheda Ortografia e grammatica e scegliete le caselle d'opzione che desiderate attivare.
Se si mette un segno di spunta nelle caselle Controllo ortografico durante la digitazione, Ignora parole maiuscole, Ignora parole con numeri, Ignora indirizzi Internet e percorsi di file, per esempio, si attiva il correttore automatico durante la digitazione, ma si escludono dalla correzione alcune categorie di parole (le parole maiuscole, le parole con numeri, gli indirizzi Internet o di file). Gli errori individuati dal correttore possono essere rivisti "a mano", oppure si può ricorrere ai suggerimenti di Word. Per utilizzare gli strumenti di correzione di Word selezionate la parola o la frase sottolineata dal correttore e fate clic con il tasto destro del mouse.
Il programma apre una finestra di dialogo a lato della parola, in cui sono presentati i suggerimenti di Word ed eventuali sinonimi con i quali è possibile sostituire la parola.
E' possibile anche sostituire direttamente l'elemento sbagliato con una delle opzioni suggerite da Word: per farlo, selezionate dalla finestra di dialogo il suggerimento che si volete accogliere e fate clic: il testo è corretto secondo l'indicazione scelta.
E' possibile attivare una correzione automatica del testo, in modo che Word modifichi autonomamente durante la battitura i termini che presentano anomalie grammaticali. L'affidabilità di questo sistema non è ancora completa: a volte, infatti, vengono 'corrette" parole esatte, ma che il computer non è in grado di comprendere o riconoscere. Spesso, comunque, la correzione si rivela un risparmio di tempo.
Per attivare questa funzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Correzione automatica. Word apre una finestra dalla quale è possibile attivare la funzione di correzione durante la digitazione e anche inserire una lista di errori che si compiono di frequente e che si vogliono correggere in modo automatico.
Se selezionate la casella di controllo Sostituisci il testo durante la digitazione, infatti, si attivano in basso i campi Sostituisci e Con. E' cosi possibile inserire nel campo Sostituisci le voci che si sbagliano più di frequente e nel campo Con i termini sostitutivi degli errori.
Correggere durante la fase di scrittura aiuta a tenere sotto controllo il testo, ma può anche risultare dispersivo e frammentare il processo creativo.
Molti preferiscono tenere separati il momento della scrittura da quello della correzione, ed effettuare le revisioni tutte insieme nella fase finale.
Word permette anche di effettuare una lettura selettiva del documento, fermandosi solo sulle parti ambigue dal punto di vista grammaticale o ortografico.
Per "saltare" da un errore all'altro selezionate un elemento segnalato dal correttore e fate doppio clic sul pulsante Stato di ortografia e grammatica 
, posto sulla barra di stato: con un primo doppio clic Word apre una finestra di dialogo nella quale si visualizzano i suggerimenti ortografici, grammaticali o stilistici elaborati dal programma per quella parola; con un secondo doppio clic si passa all'elemento successivo, "saltando" in un'altra parte del documento.
Dalla finestra di dialogo si può decidere di ignorare il suggerimento (selezionando l'opzione Ignora frase), o di accettarlo: in questo caso si deve fare clic su una delle opzioni con cui Word consiglia di sostituire l'errore.
Le stesse funzioni del pulsante Stato ortografia e grammatica sono accessibili dal menu Strumenti. Se selezionate la voce Controllo ortografia e grammatica, infatti, Word inizia a perlustrare il documento alla ricerca di errore.
Quando incontra una parola sottolineata dal correttore, il programma apre una finestra di dialogo, analoga alla precedente ma con funzioni estese, dalla quale è possibile visualizzare i suggerimenti, accettarli o anche decidere di ignorare tutte le occorrenze di quell'errore all'interno del documento.
3.4.3.2 Usare gli strumenti di controllo grammaticale
Correggere un errore ortografico è semplice, in quanto Word confronta la parola errata con quella memorizzata del dizionario e propone la correzione.
Più complicata è la correzione grammaticale e ancor più difficile è la correzione sintattica, in quanto intervengono, in questo caso, elementi di stile e di gusto che possono essere personali. Tuttavia Word avanza dei suggerimenti su costruzioni di frase che appaiono scorrette o poco usate.
Per attivare il controllo grammaticale bisogna selezionare la casella Controlla grammatica nella finestra di controllo ortografico che si apre attivando il Controllo Ortografia e Grammatica dal menu Strumenti, vista in precedenza.
La frase o la parola che sembra non corretta viene evidenziata in verde nella prima finestra di testo e nella seconda appare il commento di correzione, che può essere accettato o no mediante i pulsanti a lato.
Nel caso si voglia disattivare la correzione grammaticale, per rendere più veloce la correzione ortografica, è sufficiente deselezionare la casella Controlla grammatica.
3.4.4 Impostazione del documento
3.4.4.1 Modificare l'impostazione della pagina
Quando si inizia a scrivere con Word, il programma mostra un' impostazione e un carattere predefiniti. Si tratta però di impostazioni che possono essere ridefinite in base alle esigenze e ai gusti dell'utente, che può così personalizzare l'impaginazione del documento.
Impaginare un documento con Word significa impostare tutti gli elementi che caratterizzano le pagine del documento, la delimitazione dei margini, che permette di stabilire quanto spazio deve occupare il testo scritto rispetto all'area del foglio, al definizione del paragrafo e altro.
Se si definiscono i criteri di impaginazione prima di iniziare a scrivere, le impostazioni si attivano per tutto il testo, se invece si è già cominciato a scrivere ma si vuole cambiare qualcosa nell'impostazione grafica, è necessario selezionare l'area all'interno della quale apportare le modifiche e poi introdurre i nuovi canoni di impaginazione.
Oltre alla formattazione del carattere e del paragrafo, si deve impostare la pagina per poter avere la giusta impaginazione. Word provvede automaticamente a distribuire il testo nelle varie pagine a seconda delle dimensioni del foglio e di tutti gli altri elementi scelti.
Impostazione della pagina.
Per impostare la pagina fare click su File/Imposta Pagina. Si apre la finestra di dialogo, composta di quattro schede.
La scheda Dimensioni, permette di definire le dimensioni e l'orientamento del foglio di stampa.
La casella Dimensione foglio presenta un menu a discesa dove sono visualizzati i formati di carta più diffusi a seconda della funzione e della nazione di utilizzo (in Italia di solito è A4). Se il tipo di foglio che si vuole utilizzare per la stampa non è presente nell'elenco è possibile personalizzare le dimensioni utilizzando i pulsanti di incremento e decremento presenti nella finestra per definire esattamente la larghezza e la lunghezza del foglio. Attenzione alla stampante, però: il formato definito in Word deve corrispondere ai fogli di carta che verranno inseriti nel cassetto della stampante.
Orientamento, permette di stabilire l'orientamento del foglio. Attraverso i pulsanti di selezione esclusiva è possibile stabilire se esso dovrà essere posizionato in senso verticale o orizzontale.
Si utilizza il termine landscape (paesaggio) per indicare l'orientamento orizzontale del foglio e portrait (ritratto) per definire l'orientamento verticale.
Nella scheda Layout della finestra Imposta pagina si trovano opzioni sofisticate per l'impostazione della pagina, per esempio la possibilità di inserire numeri di riga o impaginare il documento con dei bordi: selezionando i relativi pulsanti si apriranno le finestre di dialogo che permettono di specificare i parametri per queste impostazioni.
3.4.4.2 Modificare i margini della pagina
La scheda Margini, permette di definire quanto spazio si vuole lasciare ai bordi del testo.
La finestra presenta cinque campi: i primi quattro, Superiore, Inferiore, Destro e Sinistro, forniscono le dimensioni di ciascun margine secondo l'impaginazione predefinita.
Il quinto parametro è dedicato alla rilegatura. In alcuni casi, infatti, per esempio nelle tesi di laurea o negli appunti, i fogli stampati saranno uniti attraverso spirali o cuciture ed è quindi utile lasciare uno spazio aggiuntivo sul lato interno o superiore del foglio, per far sì che possa essere rilegato.
Il campo Rilegatura serve per aumentare lo spazio di un margine senza modificare la simmetria del testo rispetto alla pagina: se si aumenta il valore di un margine rispetto agli altri, infatti, la pagina viene centrata secondo valori asimmetrici e può risultare spostata verso destra o verso sinistra.
Meglio quindi impostare lo spazio per la rilegatura, che permette di lasciare inalterata la centratura del testo.
Nella scheda Margini si trova anche un riquadro, Distanza dal bordo, che permette di definire la distanza dal bordo della pagina di Intestazioni e Piè di pagina, spazi predefiniti che si trovano nella parte superiore o inferiore della pagina dove vengono inseriti elementi standard del documento, quali il titolo del capitolo, il logo dell'azienda o la data di realizzazione.
Attenzione! La distanza dal bordo di intestazioni e piè di pagina deve essere sempre inferiore a quella del margine inferiore o superiore: in caso contrario, infatti, il testo del documento viene stampato sotto l'intestazione o il piè di pagina.
L'opzione Pagine affiancate è utile nel caso si debba stampare il documento in modalità fronte-retro: mettendo il segno di spunta nella casella relativa i margini interni e esterni delle pagine affiancate risulteranno uguali.
Se si seleziona la casella Due pagine per foglio è possibile stampare due pagine del documento sullo stesso foglio, mantenendo simmetrici i margini interni ed esterni: questa opzione è molto utile quando si realizzano depliant o biglietti di invito che devono essere piegati in due dopo essere stati stampati.
Una volta definiti i margini e gli altri criteri di impaginazione, è possibile decidere se applicare la formattazione impostata all'intero documento o solo a una parte definita del testo.
Nella finestra Imposta pagina, infatti, è presente per tutte le schede il menu a discesa Applica a, che permette di scegliere se applicare l'impostazione a tutto il documento oppure soltanto dal punto in cui ci si trova in poi. Se in precedenza è stata selezionata una parte di testo compare anche l'opzione Applica alla parte selezionata.
Esercitazione Modulo 3 Sezione 4
- Aprire Word e creare sul dischetto un documento col nome "Esercitazione Modulo 3 Sezione 4". Scrivere il proprio nome e numero di skills card e la data odierna.
- Rispondere per iscritto nel file alle seguenti domande:
- Che cosa s'intende per stile di un paragrafo?
- Come si può creare uno stile personale e memorizzarlo in word?
- Elencare le operazioni da fare per applicare uno stile ad un paragrafo.
- In quanti e quali modi si può applicare uno stile a un paragrafo?
- Dire in poche parole che cosa sono Intestazione e Piè di pagina.
- Nell'Intestazione si possono inserire solo il numero di pagina e l'ora. Vero Falso
- L'intestazione si inserisce mediante la voce di menu Visualizza/Intestazione e piè di pagina. Vero Falso.
- Le parole errate vengono evidenziate con una sottolineatura in verde. Vero Falso
- Il controllo ortografico può essere eseguito solo contemporaneamente al controllo grammaticale. Vero Falso.
- Dire qual'è la via per attivare la correzione ortografica automatica.
- E' possibile impostare in word una dimensione di foglio inferiore a quello massimo sopportato dalla stampante? Si No.
- Cosa accade se la distanza dell'intestazione dal margine del foglio è maggiore del margine superiore?
- Un foglio A4 orizzontale è largo 29,9 cm, mentre il carrello della stampante A4 è largo 21 cm. Cosa accade quando si stampa un foglio in orizzontale?
- Scrivere dieci paragrafi di due righe ciascuno. Applicare a ciascuno di essi dieci stili disponibili nel programma word del proprio computer.
- Impostare la pagina con i seguenti valori. Margine superiore 3cm, margine inferiore 2,5 cm, margine destro 3cm, morgine sinistro 3cm, rilegatura 1cm.
- Inserire una intestazione contenente le seguenti indicazioni formattate con carattere Arial 10: "Modulo 3 Sezione 4" a sinistra, Data, ora e numero di pagina di numero di pagine sulla stessa riga a destra.
- Inserire un piè di pagina con la scritta "Corso per la patente ECDL" e inserendo una clip art usando il comando Inserisci/Immagine/Clip art. Ridurre la clip art a dimensioni di piè di pagina.
Modulo 3
Sezione 5
MODULO 3: Elaborazione Testi
SEZIONE 5: Stampa
3.5.1 Preparazione della stampa
3.5.1.1 Visualizzare l'anteprima di un documento
Dopo aver completato un documento, il passo successivo è stamparlo. Se la visualizzazione corrente è Layout di stampa, ciò che appare sullo schermo di Word corrisponde a quello che otterrete in fase di stampa (wyswyg); di solito, però, mentre operate con il programma potete vedere solo una parte della pagina, ma si può ricorre allo Zoom per rimpicciolire la pagina fino a vederla tutta. Un modo migliore per controllare ciò che verrà stampato è quello di attivare l'anteprima di stampa.
Per far ciò, selezionate Anteprima di stampa dal menu File oppure fate clic sull'omonimo pulsante 
nella barra degli strumenti standard. L'Anteprima di stampa è molto utile per controllare se i margini sono allineati nel modo corretto e se i numeri di pagina appaiono al punto giusto. Una volta aperta l'Anteprima Word mostrerà il vostro documento in piccolo e visualizzerà il cursore sotto forma di lente di ingrandimento. Posizionate la lente sul documento e fate clic per visualizzare il documento nelle sue dimensioni reali.
Sulla barra degli strumenti Anteprima di stampa compaiono diversi pulsanti che permettono di vedere con facilità il documento in diversi aspetti: mandarlo alla stampa, ingrandirlo o rimpicciolirlo, pagina singola o multipla, percentuale d'ingrandimento, righello, riduci di una pagina, schermo intero e Chiudi.
Controllato che tutto sia a posto si può inviare alla stampa o chiudere l'anteprima facendo clic su Chiudi.
3.5.1.2 Usare le opzioni di base della stampa
Le funzioni di stampa sotto windows non sono prerogativa dell'applicazione, ma di essa si occupa il sistema operativo. In altra parte di corso è stato detto come si possa installare una stampante, come selezionarla come predefinita, come scegliere fra più stampanti disponibili. Una volta mandato in stampa il documento, è windows che se ne occupa, liberando l'applicazione da questa incombenza, mettendo in coda il documento.
Per attivare la stampa si può far click sul pulsante stampa della barra degli strumenti standard 
. In questo caso il documento passa direttamente alla stampa, secondo le impostazioni predefinite, che potrebbero non corrispondere alle proprie aspettative.
E' sempre meglio attivare la stampa dal menu File/Stampa. In questo caso si apre una finestra di dialogo, che permette di impostare alcuni parametri.
Innanzitutto nel riquadro Stampante si può scegliere la stampante dall'elenco a discesa del campo Nome.
Poichè ogni stampante ha le sue caratteristiche, col pulsante Proprietà... si possono impostare dei parametri come: la qualità di stampa (ottima, normale, risparmio), corrispondente ad un valore di punti per pollice maggiore o minore, il formato e il tipo di carta, orientamento della carta, stampa ordinata e fascicolata, stampa a colori o in scala di grigi e altro a seconda della stampante selezionata.
Negli altri riquadri si possono impostare altri parametri come le pagine da stampare, il numero di copie e altro.
Dal pulsante Opzioni... si accede ad un'altra finestra di dialogo in cui è possibile far stampare anche i caratteri non stampabili, testo nascosto e altro.
Completate le impostazioni si può procedere alla stampa cliccando sul pulsante OK. Se ancora non è tempo di stampare si può chiudere la finestra di dialogo col pulsante Chiudi. In questo caso i parametri impostati rimangono attivi fino a quando non si chiude Word o non si modificano.
3.5.1.3 Stampare da una stampante predefinita.
A questo punto non rimane che stampare. Val la pena ricordare che una stampante predefinita è la stampante che viene selezionata da windows alla partenza. Una stampante può essere impostata come predefinita aprendo la cartella stampanti da Start/Impostazioni/Stampanti oppure da Risorse del computer/Stampanti. Far click col destro sulla stampante da definire e scegliere Imposta come predefinita dal menu a discesa rapida.
Esercitazione Modulo 3 Sezione 5
- Aprire Word e creare un nuovo documento sul dischetto col nome "Esercitazione Modulo 3 Sezione 5". Scrivere il proprio nome, il numero di skills card e la data odierna.
- Rispondere alle seguenti domande:
- Cosa s'intende per stampante predefinita?
- E' possibile che sul computer siano installate più di una stampante? Si No.
- Cambiando stampante cambia sempre la formattazione del testo da stampare a seconda del tipo di stampante. Vero Falso.
- Ogni stampante adopera solo caratteri definiti dalla casa produttrice. Vero Falso.
- Con word non è possibile stampare solo una parte di documento selezionato. Vero Falso.
- Con word è possibile stampare una pagina alla volta o intervalli di pagine. Vero Falso.
- Spiegare cosa accade spuntando la casella di selezione Fascicola nella finestra di dialogo Stampa.
- In Word è possibile stampare le pagine dall'ultima alla prima per avere i fogli già ordinati. Vero Falso
- Formattare tutti i paragrafi del testo scritto in modo da avere rientro prima riga 1,5 cm, giustificati e con carattere Arial 12. Fra un paragrafo e l'altro l'interlinea sia di 1,5.
- Salvare il documento e stamparlo selezionando una stampante disponibile e impostando in modo corretto i parametri impostabili.
- Consegnare il dischetto e il foglio stampato all'istruttore.
Modulo 3
Sezione 6
MODULO 3: Elaborazione Testi
SEZIONE 6: Funzioni avanzate
3.6.1 Tabelle
3.6.1.1 Creare tabelle standard
Le tabelle vi permettono di organizzare le informazioni in righe e colonne e possono servire non solo nella presentazione di dati, ma anche per disporre in modo ordinato immagini e testo.
Le tabelle possono essere utili per migliorare l'impaginazione di documenti, soprattutto nel caso di pagine da pubblicare su Internet, e permettere l'allineamento di immagini e testo in modo da ottenere un layout regolare e uniforme.
Le tabelle sono costituite da una serie di celle (o caselle) orizzontali e verticali: ogni fila di celle orizzontali forma una riga, mentre una serie di celle verticali costituisce una colonna.
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Si possono disegnare tabelle standard, dove la grandezza di righe e colonne mantiene un valore costante, e tabelle personalizzate, in cui alcune righe sono più grandi di altre, per mettere in maggiore risalto i contenuti.
Per costruire una tabella standard aprite il menu Tabella e fate clic sulla voce Inserisci tabella: Word apre una finestra di dialogo nella quale è possibile specificare il numero di righe e di colonne che volete inserire; i bottoni di selezione esclusiva permettono di decidere se impostare una grandezza fissa per tutte le caselle oppure stabilire una grandezza variabile a seconda dei dati contenuti alloro interno.
Il pulsante Adatta alla pagina, invece, è specifico per i documenti che devono essere utilizzati sul Web: esso, infatti, permette di variare le dimensioni della tabella adattandole alla finestra del browser.
Una volta impostati tutti i parametri desiderati, fate clic sul pulsante OK e la tabella sarà inserita nel punto in cui si trova il cursore. Per scrivere, inserire immagini o altri elementi in una cella è sufficiente posizionarsi con il puntatore all'interno di una cella e fare clic. Per spostarvi da una cella all'altra utilizzate i tasti freccia. Potete anche premere il tasto TAB per spostavi di cella in cella sulla stessa riga e i tasti MAIUSC + TAB per spostarvi indietro (a sinistra) nella riga.
Se avete già del testo a disposizione, provate a utilizzare l'opzione Converti/Testo in tabella, che si trova nel menu Tabella.
Selezionate il testo che volete convertire, fate clic su questo comando Tabella/Converti il testo in Tabella, scegliete una delle Opzioni di adattamento automatico e le modalità di separazione del testo, quindi fate clic su OK.
3.6.1.2 Modificare gli attributi delle celle
Una volta costruita, la tabella è facilmente modificabile e adattabile a diverse esigenze. È possibile, per esempio, modificare la grandezza delle celle: posizionatevi sui bordi della cella in modo che il cursore assuma la forma di una doppia freccia, fate clic e, tenendo premuto il pulsante del mouse, spostate il margine aumentando o diminuendo la grandezza di righe e colonne.
Se invece vi posizionate sul lato orizzontale o verticale di una cella il cursore assume la forma di una freccia nera: facendo clic con il pulsante destro del mouse si seleziona l'elemento e compare un menu a discesa.
Attraverso le opzioni contenute nel menu è possibile compiere sull'elemento una serie di operazioni: si può tagliare la cella o suddividerla in più parti, oppure raggruppare più celle tra loro. È anche possibile modificare la grafica dell'elemento, definendo un bordo o uno sfondo colorato, o disponendo il testo secondo un orientamento verticale.
Per spostare o ridimensionare l'intera tabella, invece, posizionatevi con il puntatore sulla tabella fino a quando non compaiono agli angoli i quadratini per la modifica.
Il quadratino di spostamento, contrassegnato da una freccia a croce, permette di selezionare l'intera tabella per spostarla, tagliarla o cancellarla dal documento. Il quadratino di ridimensionamento, invece, posto sul lato destro della tabella, permette di ridimensionare la tabella allo stesso modo di un'immagine o un disegno.
3.6.1.3 Inserire ed eliminare righe e colonne
Naturalmente nella tabella creata si possono anche aggiungere o eliminare righe, colonne e celle, utilizzando le opzioni che si trovano nel menu Tabella.
Attraverso questi strumenti è quindi possibile variare gli elementi della tabella e personalizzarli secondo le proprie esigenze.
3.6.1.4 Aggiungere bordi
Nel caso di tabelle irregolari (cioè con righe e colonne di grandezze differenti) potreste però trovare più comodo utilizzare gli strumenti di disegno a mano libera.
Se si seleziona la voce di menu Tabella/Disegna tabella, oppure si fa clic sul pulsante Tabelle e bordi 
presente nella barra degli strumenti Standard, si apre la barra degli strumenti Tabelle e bordi, che permette di disegnare direttamente con il mouse righe e colonne di grandezza diversa.
Per iniziare a disegnare selezionate il pulsante Disegna tabella 
, contrassegnato da una matita: il puntatore del mouse si trasforma in una matita. Trascinando il mouse potete definire l'altezza e la larghezza della tabella. Dopo aver definito la "cornice", passate all'interno: trascinate il mouse nel punto in cui volete tracciare una riga o una colonna e disegnatela.
Ripetete questa operazione per il numero di volte necessario. Quando avete finito di disegnare le righe e le colonne premete ESC. Il puntatore del mouse riprende la solita forma a I maiuscola: significa che potete fare clic all'interno di una cella e iniziare a digitare il testo.
Oltre a migliorare la presentazione delle tabelle, Word 2000 fornisce nuovi strumenti di impaginazione per migliorare la loro disposizione nel foglio e integrarle meglio nella pagina.
È possibile sistemare la tabella in modo armonico con il resto del documento, posizionandola al centro della pagina in modo che sia incorniciata dal testo. Per farlo selezionate la tabella, premete il pulsante destro del mouse e fate clic sulla voce Proprietà tabella.
Word apre una finestra di dialogo contenente diverse schede per la formattazione avanzata.
Scegliendo la scheda Tabella è possibile osservare le impostazioni di allineamento rispetto al testo e modificarle: se si utilizza la disposizione testo Ravvicinato è possibile posizionare il testo in modo contiguo rispetto alla tabella.
E' possibile applicare bordi ad ogni cella o a gruppi di celle mediante i pulsanti bordi
Se si vuole scegliere anche il tipo di linea per i bordi, conviene scegliere il menu Formato/Bordi e sfondo, dal quale, nella finestra di dialogo che si apre, oltre alla linea si può scegliere il colore e lo sfondo.
3.6.1.5 Formattazione automatica
Word 2000 offre anche la possibilità di applicare automaticamente una formattazione.
Facendo click sulla voce di menu Tabella/Formattazione automatica si apre una finestra di dialogo in cui si può scegliere fra diversi formati disponibili.
Ordinare i dati
Organizzare i dati in tabelle permette anche di trattarli con alcuni strumenti tipici dei fogli di lavoro, cioè i documenti realizzati con Excel. È possibile, per esempio, ordinare le voci in modo alfabetico, numerico o in base alla data, oppure calcolare la somma di una riga o di una colonna di numeri.
Per ordinare gli elementi di una colonna all'interno della tabella selezionate l'intera tabella, fate clic sul menu Tabella e scegliete la voce Ordina. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono evidenziati i diversi fattori che è possibile ordinare e i parametri di ordinamento. Nelle caselle Ordina per è passibile definire le colonne che si vogliono ordinare, mentre nella casella Tipo si impostano i parametri per l'ordinamento: è possibile scegliere se ordinare le colonne in modo alfabetico, numerico o in base alla data.
Un'altra funzione importata dai fogli di lavoro è quella della somma dei valori di più righe o colonne nella tabella. Per ottenere la somma di più righe posizionatevi sull'ultima cella della riga e scegliere la voce Formule dal menu Tabella. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono presentate le opzioni disponibili per compiere operazioni con le celle. Nella casella Formula l'operazione di somma (SUM) è l'opzione predefinita, identificata con la formula =SUM(LEFT): l'espressione significa che verranno utilizzati per la somma tutti i valori posti a sinistra della cella selezionata; posizionandosi invece sulla cella di una colonna sarebbe comparsa la formula =SUM(ABOVE): significa che la somma avviene tra tutti i valori delle celle poste sopra quella selezionata
3.6.2 Disegni e immagini
3.6.2.1 Aggiungere un'immagine nel documento
Word offre diverse possibilità per abbellire un documento e renderlo perfino multimediale. Si possono inserire tutti gli oggetti che si vuole, di cui alcuni verranno stampati, mentre altri sono utilizzabili solo nel documento elettronico. Così possiamo inserire immagini, clip art, disegni, suoni, filmati e altri oggetti per rendere interattivo il documento. Inserire nel testo un'immagine o un altro elemento grafico è molto semplice. Basta sceglier la voce di menu Inserisci/immagine. Si sceglie poi l'elemento da inserire.
Agli elementi grafici inseriti sono collegate due barre di strumenti che permettono di modificare l'elemento: La barra di strumenti Disegno e la barra di strumenti Immagine.
Gli strumenti per disegnare
Gli strumenti per il disegno disponibili, permettono di ottenere disegni vettoriali che possono essere anche molto complessi.
Se la barra degli strumenti Disegno non appare nella finestra di lavoro di Word aprite il menu Visualizza, selezionate l'opzione Barre degli strumenti e fate clic sulla voce Disegno.
Word permette sia di disegnare a "mano libera" sia di utilizzare strumenti per tracciare figure e forme predefinite, per costruire disegni più regolari.
Selezionando la voce Forme, all'interno della barra Disegno, si apre un menu a discesa dove sono elencati i diversi tipi di forme disponibili.
Il pulsante Linee, per esempio, permette di tracciare linee e figure a mano libera; il pulsante Forme, invece, permette di aggiungere forme già predefinite al documento. Con i pulsanti Freccia è possibile disegnare frecce dalle forme più diverse, mentre lo strumento Callout costruisce delle cornici di testo, come nei fumetti, per commentare illustrazioni o introdurre commenti e note.
Il menu Forme presenta anche la voce Diagrammi di flusso, che permette di costruire diagrammi e mappe concettuali, utili nei testi di spiegazione e nelle presentazioni aziendali. Ogni voce del menu Forme, poi, presenta a sua volta un sottomenu di opzioni.
Una volta scelto il tipo di forma che volete inserire, fate clic sulla corrispondente voce di menu: il cursore del mouse si trasforma in crocetta, indicando che in quel punto è possibile iniziare a disegnare una figura.
Per disegnare figure predefinite, per esempio, tenete premuto il pulsante sinistro e trascinate il cursore finché la figura non ha acquistato la dimensione desiderata: a quel punto rilasciate il pulsante del mouse e la forma risulta inserita nel testo.
Le linee a mano libera, invece, possiedono ciascuna una propria "tecnica di disegno". Per le linee e le frecce, per esempio, fate clic sul documento e iniziate a disegnare: una volta che si rilascia il pulsante la figura è conclusa e diviene un oggetto "chiuso".
Per le linee curve, invece, è possibile definire con una serie di clic consecutivi i punti di curvatura della linea, per poi chiuderla con un doppio clic nel punto desiderato.
In ogni caso fare qualche prova è il modo migliore per comprendere rapidamente come utilizzare lo strumento di disegno selezionato.
Dopo aver costruito un disegno, è possibile spostarlo, cancellarlo o copiarlo selezionandolo con il mouse. Facendo clic su di esso, infatti, Word evidenzia i contorni del disegno: significa che può essere cancellato premendo il tasto CANC, trascinato con il mouse in un'altra posizione del testo oppure modificato.
Per individuare in modo più semplice le aree di grafica rispetto a quelle di testo è possibile utilizzare il pulsante Selezione oggetti 
. Questo strumento trasforma il puntatore in una freccia di selezione che consente di selezionare gli oggetti della finestra attiva. Per selezionare un solo oggetto è sufficiente fare clic sull'oggetto desiderato, mentre per selezionare più oggetti è necessario trascinare la freccia sugli oggetti.
Per modificare le dimensioni di un disegno selezionato, posizionate il puntatore del mouse su uno dei vertici dell'immagine, che appaiono evidenziati: le cosiddette "maniglie". A questo punto il puntatore cambia forma ed è possibile agire sul disegno trascinando il mouse per ingrandirlo, rimpicciolirlo o deformarlo. Di solito tenere premuto il tasto SHIFF mentre si effettuano operazioni di selezione sulle maniglie di un oggetto grafico permette di ingrandire o rimpicciolire l'oggetto in maniera proporzionale, evitando deformazioni indesiderate.
È anche possibile colorare il contorno dell'immagine e riempirne la sagoma con sfondi e colori. Per colorare il contorno del disegno, una volta selezionata l'immagine, fate clic sul pulsante Colore linea.
Word apre una tavolozza di colori dalla quale è possibile scegliere la tonalità che si vuole utilizzare per i bordi.
Allo stesso modo, facendo clic sul pulsante Colore riempimento, è possibile riempire con un colore o con degli sfondi particolari l'interno dell'oggetto grafico.
Il pulsante Ombreggiatura, invece, permette di aggiungere un effetto ombreggiato all'immagine, mentre il pulsante 3D costruisce una proiezione tridimensionale dell'oggetto.
Quando si inserisce un oggetto, esso viene posto '.sopra" il testo e può coprirne delle parti. È possibile però spostare l'oggetto "sotto" la superficie del testo, in modo che compaia come sfondo del documento. Per farlo, selezionate l'oggetto disegnato e fate clic sul pulsante Disegno, posto sulla barra di Disegno. Word apre un menu di opzioni che permettono di modificare il disegno, per esempio ruotandolo, capovolgendolo o modificandone il livello di profondità nel documento. La voce Ordine, per esempio, permette di portare il disegno in primo piano o mandarlo in secondo piano, sia rispetto ad altri oggetti sia rispetto al testo del documento. All'interno di ogni sagoma disegnata, inoltre, è possibile aggiungere del testo. Per farlo selezionate il disegno e fare clic con il pulsante destro: Word apre un menu di scelta rapida. Selezionando la voce Aggiungi testo compare all'interno dell'immagine un'area di testo nella quale è possibile iniziare a scrivere.
WordArt
WordArt è un'applicazione che permette di inserire all'interno del documento Word elementi testuali trattati come grafica. Wordart combina forme, colori e caratteri in un unico oggetto. Per inserire un elemento WordArt posizionatevi con il puntatore nell'area desiderata e fate clic sull'icona WordArt, situata sulla barra di disegno. Il programma apre una finestra di dialogo in cui si trova una griglia di opzioni grafiche. Si possono realizzare, per esempio, testi ondulati, tridimensionali o disposti in senso verticale.
Se selezionate una delle opzioni e fate clic su OK il programma apre la finestra Modifica testo WordArt, che permette di inserire il testo al quale si vuole applicare la grafica Wordart, nonché il tipo e le dimensioni di carattere che si vogliono adottare.
Una volta immessi tutti i parametri necessari fate clic su OK e Word inserisce la WordArt nel punto selezionato.
La WordArt è a tutti gli effetti un'immagine: per selezionarla posizionatevi con il puntatore sull'elemento in modo che la freccia si trasformi in croce e fate clic; per spostarla all'interno della pagina trascinatela con il mouse; per modificarne il formato grafico, invece, fate clic (o doppio clic) sull'area interessata e aprite in tal modo la barra degli strumenti WordArt.
Selezionando il pulsante Formato WordArt, per esempio, potete modificare i colori di riempimento del carattere, oppure potete variare forma e ondulazione del testo attraverso il pulsante Forma del testo. Per ruotare il testo, invece, è sufficiente fare clic sul pulsante Ruota per gradi e trascinare un angolo dell'elemento nella direzione in cui si desidera ruotarlo. Come per le altre immagini inserite in Word, è possibile ingrandire o deformare l'oggetto posizionandosi sui quadratini bianchi del contorno e trascinandolo nella direzione desiderata.
Se, per esempio, ci si posiziona sul quadratino del lato inferiore dell'immagine e lo si trascina verso il basso, l'immagine viene deformata in lunghezza secondo la direttrice del movimento.
Le ClipArt
Se selezionate la voce Immagine del menu Inserisci (oppure premete il pulsante inserisci immagine sulla barra di Disegno) e fate clic sulla voce ClipArt, si apre la finestra ClipArt, da cui è possibile consultare un archivio di immagini, e nelle ultime versioni di Word anche di suoni e filmati, da aggiungere al testo.
Word 2000 ha migliorato le funzionalità ClipArt in modo da rendere più comoda la gestione e la ricerca delle immagini e da introdurre possibilità di scambio con il Web, attingendo risorse da siti Internet.
La finestra Inserisci ClipArt contiene tre schede che raccolgono i diversi tipi di media che si possono inserire. Le immagini contenute nell'archivio ClipArt possono essere di tipo bitmap (per esempio gif, .bmp, .jpg) o in formato metafile di Windows (.wmf). Le immagini bitmap sono formate da una serie di punti che compongono forme e linee. Sono create utilizzando programmi di disegno, per esempio Microsoft Paint, oppure acquisendo un'immagine per mezzo di uno scanner. Le immagini bitmap non possono essere convertite in Oggetti di disegno, ma è possibile modificarne le dimensioni e il colore o ritagliarle utilizzando i pulsanti della barra degli strumenti Immagine. .
Il formato metafile di Windows, invece, indica che le immagini inserite nel testo possono essere trattate come disegni e modificate direttamente con gli strumenti di disegno di Word: è possibile, per esempio, scomporre tali immagini in più parti per spostarne alcuni pezzi o colorarli in modo diverso. La scheda Immagini contiene disegni e fotografie nei formati grafici più diffusi (.bmp, .wmf, .jpg .gif ecc.). La scheda Suoni raggruppa file audio in formato .wav, .mid o .au. La scheda Filmati, invece, può contenere sia video e animazioni, in formato .avi .mpeg e .mov, sia immagini gif animate, cioè le piccole animazioni che si vedono sulle pagine Web. I file di ogni scheda sono ordinati in categorie in base all'argomento rappresentato. Una volta selezionato il tipo di file che si vuole inserire, per esempio attraverso la scheda Immagini, si può iniziare la ricerca sfogliando tutte le categorie presenti o effettuare una richiesta "mirata" su specifici temi, formati o tipi di disegno.
Dopo aver individuato la categoria che vi interessa, fate clic sull'icona corrispondente: Word apre la cartella selezionata e mostra, in formato ridotto, tutte le immagini ClipArt contenute all'interno.
Posizionandosi con il mouse su ciascuna icona è possibile visualizzare una breve descrizione dell'immagine e verificare quanto "pesa" in termini di memoria.
Se fate clic sull'immagine, invece, si apre la barra dei pulsanti ClipArt, attraverso la quale è possibile inserire l'immagine all'interno del testo (con il pulsante Inserisci ClipArt), spostarla in un'altra cartella tematica o vederne un'anteprima.
Se fate clic sul pulsante Visualizza anteprima potete dare un'occhiata al file selezionato dall'archivio. Questa funzione permette di vedere un'immagine nelle dimensioni reali con le quali sarà inserita, ma è utile soprattutto nel caso di suoni e animazioni: in questi casi, infatti, Word lancia l'applicazione per far ascoltare l'audio o vedere il filmato video e permette di avere un'idea più completa del file che si vuole inserire.
Il pulsante Aggiungi a Preferiti o a un'altra Categoria permette di organizzare l'archivio ClipArt: facendo clic su di esso, infatti, l'immagine selezionata viene inserita nella cartella Preferiti di ClipArt ed è resa disponibile per accessi successivi.
È anche possibile inserire la ClipArt in altre cartelle dell'archivio, per esempio aggiungere l'immagine di una foglia, archiviata nella cartella Natura, anche nella cartella Stagioni, in modo da personalizzare l'archivio secondo i propri criteri di classificazione. In questo modo si semplifica anche la ricerca di un'immagine, in quanto essa comparirà in più categorie.
Il pulsante Cerca oggetti ClipArt analoghi, infine, permette di compiere ricerche più estese in base a parole chiave o altri parametri di ricerca: se fate clic su di esso la finestra si allarga a comprendere una serie di opzioni con cui è possibile, per esempio, cercare file che siano simili all'originale per tipo di disegno, oppure che presentino la stessa dimensione o gamma di colori.
3.6.2.2 Applicare al documento uno sfondo colorato
Una pagina Word può essere abbellita anche dandole uno sfondo colorato con o senza filigrana. Naturalmente questa possibilità serve ad abbellire una pagina WEB e lo sfondo della pagina è visibile solo in visualizzazione WEB. Per inserire uno sfondo scegliere il menu Formato/Sfondo/Effetti riempimento.... Si apre Una finestra di dialogo.
Essa è costituita da tre schede, con le quali è possibile inserire, oltre che un colore di sfondo, anche una trama o un motivo o un'immagine. Se si volesse stampare il documento word con lo sfondo occorre salvarla come HTML, visualizzarla con un browser (p.e. Explorer) e quindi impostare la stampa con lo sfondo.
Se proprio si vuole avere una pagina Word con uno sfondo colorato, si può inserire una casella di testo grande a piacere e scrivere il testo all'interno di essa. Alla casella di testo può essere dato uno sfondo colorato o una trama che verrà stampata.
Per inserire una casella di testo, visualizzare la barra degli strumenti Disegno e fare click sul pulsante Casella di Testo 
e disegnare la casella tracciandola sulla pagina. Una volta tracciata, selezionarla cliccando sul bordo e cliccare sulla freccetta a destra del pulsante Riempimento 
.
3.6.2.3 Spostare disegni e immagini in un documento
Inserito un elemento nel documento, sia esso un'immagine, una casella di testo o un disegno, occorre stare attenti a dove si posiziona e in qual modo è legata al testo. Infatti, modificando la pagina o inserendo o eliminando del testo, l'immagina si muove e potrebbe non apparire più dove volevamo.
Innanzitutto occorre decidere in qual modo l'immagine dovrà apparire nel testo, per esempio se il testo deve incorniciare l'immagine, oppure stare sopra e sotto o dietro o davanti etc.. Per ottenere questa disposizione, selezionare l'immagine cliccandoci sopra; se non si apre automaticamente la barra di strumenti Immagine, attivarla da Visualizza/Barre degli Strumenti/Immagine. Appare la barra, dalla quale si può impostare la disposizione del testo. In alternativa si può cliccare col destro sull'immagine e scegliere la voce di menu Formato immagine dal menu di scelta rapida.
Se l'immagine è in linea col testo, essa viene trattata come fosse testo e si sposta insieme al resto durante l'impaginazione. Negli altri casi occorre vedere a quale paragrafo è collegata. Ciò è indicato da un'ancora all'inizio del paragrafo, che compare se si seleziona l'immagine ed è attivo il pulsante Mostra tutto 
.
L'ancora indica che l'immagine rimarrà ancorata a quel paragrafo, così, se si inserisce del testo prima dell'ancora, l'immagine scende col testo, mentre se del testo viene inserito dopo l'ancora, l'immagine non si muove.
Agendo opportunamente l'elemento può essere disposto in ogni punto della pagina ottenendo l'effetto desiserato.
3.6.2.4 Modificare le dimensioni di un elemento grafico
Qualunque elemento inserito in una pagina word può essere ridimensionato e, volendo deformato.
Per ridimensionare un'immagine o altro è sufficiente cliccarci sopra in modo da selezionarla. Appaiono agli angoli e ai bordi dei quadratini neri detti maniglie, trascinando i quali si può allargare o allungare (maniglie ai bordi) o allargare e allungare contemporaneamente (maniglie agli angoli).
Per evitare la deformazione dell'immagine, fare le operazioni di ridimensionamento tenendo premuti i tasti SHIFT e CTRL. Tenendo premuto solo SHIFT si ridimensiona dalla parte del trascinamento allargando e allungando. Tenendo premuto anche il tasto CTRL si ridimensiona da entrambi i lati specularmente.
L'effetto del ridimensionamento su un'immagine dipende dalla definizione con cui l'immagine è stata prodotta; un ingrandimento eccessivo potrebbe deteriorarne la qualità.
Le dimensioni di un elemento grafico possono essere impostate con estrema precisione cliccando col destro sull'immagine e scegliendo Formato Immagine dal menu di scelta rapida. Dalla finestra di dialogo che appare si possono fare le varie impostazioni; tale finestra è formata da varie schede e si adegua al tipo di elemento selezionato.
3.6.3 Importare oggetti
3.6.3.1 Importare un foglio elettronico
Una caratteristica importante di word è la possibilità di importare in una pagina un elemento (oggetto) esterno prodotto con un'altra applicazione e modificarlo o aggiornarlo con l'applicazione che lo ha prodotto. Per esempio si può importare un foglio di lavoro Excell e modificarlo all'interno di word. Per importare un oggetto si deve far click sul menu Inserisci/Oggetto. Si apre una finestra di dialogo.
La finestra è costituita da due schede, la prima permette di creare un nuovo oggetto, la seconda permette di creare l'oggetto partendo da un file esistente.
Per esempio se vogliamo inserire un foglio Excell già esistente e avere la possibilità di modificarlo in word, si deve scegliere il file cercandolo con Sfoglia. Se si vuole che l'originale sia collegato in modo da essere sempre aggiornato si deve selezionare la casella Collega al file.
Per modificare l'oggetto creato fare doppio click sull'oggetto. In questo modo si apre la modalità modifica ed è come se si lavorasse nell'applicazione propria dell'oggetto
3.6.3.2 Importare file di immagini, tabelle o grafici
Allo stesso modo si può inserire qualunque file che sia stato prodotto con una applicazione. Così un'immagine prodotta con Paint può essere inserita come oggetto ed essere modificata con paint. Se l'immagine è stata prodotta con Corel Draw, può essere inserita e modificata con Corel Draw.
Un oggetto importante che può essere inserito è, per esempio, Equation, cioè una equazione matematica. Inserendo come oggetto Microsoft Equation, si apre nella pagina uno spazio in cui si può scrivere l'equazione, la quale può sempre essere modificata cliccando due volte sopra.
Scegliendo dall'elenco Microsoft Graph viene inserito un grafico. Cliccando col destro sopra al grafico e scegliendo Grafico/Modifica dal menu di scelta rapida si apre una finestra in cui è possibile effettuare tutte le modifiche necessarie, come scelta del tipo e molti altri parametri.
Infine si può inserire un file, selezionando Inserisci/file... dalla barra dei menu. Si apre la finestra di dialogo in cui è possibile scegliere il file. In genere si inserisce un file di testo, che può essere un file word o un file di solo testo. Ciò può essere selezionato dalla casella Tipo file. Se viene selezionato un file non di testo, questo viene aperto ugualmente ma con risultati imprevedibili, in quanto Word considera solo file di testo.
Inserire un file può tornare utile quando si vuole inserire un testo già scritto in un punto del documento attivo, o per accodare più file piccoli per formare un documento grande: è più facile gestire un file piccolo che uno di grandi dimensioni.
3.6.4 Stampa Unione
3.6.4.1 Creare una lista di distribuzione
Si tratta di una funzionalità di Word che permette di creare modelli di stampa predefiniti, per esempio lettere circolari, da completare ogni volta con dei dati specifici, per esempio indirizzi di singoli destinatari.
Nella stampa unione si unisce un documento Word, che contiene le informazioni destinate a restare invariate in tutte le stampe (il documento principale) con un altro documento, definito origine dati, che contiene l'archivio con i dati specifici da utilizzare per ogni singola stampa. In questo modo si possono creare automaticamente serie di lettere, buste, etichette nelle quali variano solo le informazioni utilizzate come origine dati.
Se immaginiamo di realizzare una lettera commerciale da inviare a più destinatari contemporaneamente, per esempio, il documento principale sarebbe costituito dal corpo della lettera, mentre l'origine dei dati potrebbe essere rappresentata da una tabella di Word in cui sono raccolti i dati (nomi e indirizzi) dei destinatari.
Come documento origine dati è possibile utilizzare anche un database, un foglio elettronico, un elenco contatti di Microsoft Outlook.
Per utilizzare le funzioni di stampa unione, è necessario per prima cosa creare con Word il documento principale, per esempio una lettera, da utilizzare come modello per la stampa.
Dopo aver preparato il documento, scegliete il comando Stampa unione dal menu Strumenti. Si aprirà la finestra di dialogo Prepara stampa unione.
Nella sezione Documento principale fate clic sul pulsante Crea, quindi su Lettere tipo e poi sul pulsante Finestra attiva. Il documento attivo sarà convertito in documento principale per la stampa unione.
In questo modo è possibile passare al secondo punto della stampa unione e definire il documento che si vuole utilizzare come origine dati: selezionando il pulsante Dati nella finestra di dialogo, infatti, potete aprire il menu relativo e scegliere se creare una nuova origine dati oppure se utilizzare un file di origine dati già esistente.
Se scegliete la prima opzione sarete guidati nella creazione di una tabella di Word in cui si possono memorizzare nomi, indirizzi o altri dati. Nella finestra Nuova origine dati è presente una lista di campi standard da inserire nella tabella: potete eliminare i campi predefiniti, selezionandoli e premendo il pulsante Rimuovi, o aggiungere campi diversi, digitando il nome nella casella Nomi di campo e premendo poi il pulsante Aggiungi. Dopo aver specificato i campi desiderati per l'origine dati, fate clic su OK e salvate il documento creato.
Word aprirà una finestra di dialogo per avvertire che i campi della tabella creata sono vuoti: per compilare la tabella con i dati selezionate l'opzione Modifica origine dati.
In questo modo potete riempire i campi della tabella creata con i dati che volete utilizzare per la stampa unione. Nella finestra Modulo dati, infatti, potete riempire i campi con le informazioni relative, compilando ogni campo della tabella e passando a quello successivo mediante il pulsante Nuovo. Dopo aver immesso i dati, potete visualizzare il documento creato facendo clic sul pulsante Origine, oppure salvarlo direttamente facendo clic su OK.
Se l'archivio dal quale prelevare i dati è già disponibile, invece, dovete fare clic su Apri origine dati. Dopo averlo selezionato e aperto il file, alla successiva richiesta di Word fate clic su Modifica documento principale.
Il passaggio successivo alla preparazione del documento di origine dati, infatti, consiste nella modifica del documento principale, in modo che siano inseriti i campi unione, ovvero le aree all'interno del documento in cui andranno immesse le informazioni variabili prelevate dal database, per esempio nomi e indirizzi.
Campo unione
Un campo unione è un segnaposto, per esempio "Nome" o "Città", per informazioni che saranno unite nel documento principale dall'origine dati. Il campo unione "Città", per esempio, potrebbe diventare "Parigi".
Per inserire un campo unione posizionatevi con il puntatore nel punto desiderato e fate clic, quindi selezionare il pulsante Inserisci campo unione nella barra degli strumenti Stampa unione; nel menu a discesa troverete elencati tutti i campi presenti nella tabella Word o nella documento scelto come origine dati: fate clic sul campo che volete inserire.
Una volta scelto il tipo di campo unione che si vuole inserire, per esempio Cognome, all'interno del documento viene inserita un'area attiva: quest'area è in grado di prelevare le informazioni dal documento di origine dati e immetterle all'interno del documento principale: in questo modo ogni documento potrà contenere un Cognome di destinatario diverso.
Per evidenziare le informazioni unite è possibile formattare i campi unione, per esempio formattare in grassetto un indirizzo o utilizzare un tipo di carattere diverso per il nome e il cognome. Per formattare i dati uniti dovete formattare i campi uniti nel documento principale.
Non formattate i dati direttamente nell'origine dati, in quanto la formattazione non verrà mantenuta dopo l'unione dei dati nel documento.
Selezionate il campo unione che corrisponde ai dati che volete formattare nel documento principale, scegliete Carattere dal menu Formato e quindi selezionate le opzioni desiderate.
Se i campi unione vengono visualizzati tra parentesi graffe, per esempio { MERGEFIELD Città) significa che al posto dei risultati dei campi vengono visualizzati i codici di campo. Non spaventatevi: il tipo di visualizzazione non influisce sul modo in cui i dati saranno uniti al documento principale. Se tuttavia desiderate visualizzare i risultati dei campi unione, fate clic con il pulsante destro del mouse sul codice del campo unione, quindi scegliete Mostra/nascondi codici campo dal menu di scelta rapida.
Dopo aver completato il documento principale con l'inserimento di tutti i campi unione, scegliete Salva con nome dal menu File, assegnate un nome al file e fate clic su Salva.
È possibile vedere l'effetto ottenuto dal documento principale unito ai dati del documento origine selezionando il pulsante Visualizza dati uniti, che si trova sulla barra degli strumenti Stampa unione. Al posto dei campi unione verranno visualizzate le informazioni contenute nel primo record di dati. Per visualizzare le informazioni contenute in altri record fate clic sui pulsanti freccia sulla barra degli strumenti Stampa unione oppure digitate il numero di un record nella casella Record specificato e premete INVIO.
Una volta definiti i campi unione nel documento principale, è possibile iniziare a produrre i documenti, unendo il modello creato con il file di origine dati: per unire i dati scegliete di nuovo il comando Stampa unione nel menu Strumenti e, nella finestra di dialogo Prepara stampa unione, fate clic sul pulsante Unisci in Unisci i dati al documento.
Word produce un nuovo documento, che assembla il documento principale ai dati relativi ai campi unione, prelevati dall'origine dati: le diverse pagine del documento, infatti, contengono ciascuna il modello di lettera definito, compilato con le informazioni provenienti da ciascun record, per esempio i nomi e gli indirizzi dei destinatari.
Per inviare le lettere personalizzate direttamente alla stampante scegliete Stampante dalla casella Unisci a, quindi fate clic su Unisci.
Collegare una lista a buste o etichette di indirizzi
Così come si può scrivere un documento tipo da inviare a destinatari diversi mediante la lista della stampa unione, allo stesso modo la lista può essere collegata ad etichette o a buste in modo da avere la stampa automatica di tutte le buste a con i destinatari.
Per far ciò si procede come per la stampa unione, con l'unica differenza che si sceglie Etichette o Buste dall'elenco che si apre quando si clicca su Crea della scheda Prepara Stampa Unione. Fatto ciò occorre solo impostare la grandezza delle etichette o delle buste e procedere alla stampa unione.
Ordinari i dati da unire
Le funzionalità di stampa unione permettono anche di ordinare i record di dati da inserire nel documento principale oppure selezionare soltanto insiemi specifici di dati da unire. Dopo aver impostato un documento principale, selezionato un'origine dati e inserito i campi unione nel documento principale, scegliete Stampa unione dal menu Strumenti. In Unisci i dati al documento, scegliete Opzioni querv, quindi fate clic sulla scheda Ordina i record e selezionate almeno un campo di dati e quindi un tipo di ordinamento. Il tipo di ordinamento verrà memorizzato automaticamente nel documento principale con i criteri di selezione dei record.
Ogni volta che si apre il documento principale, i record di dati saranno recuperati e ordinati automaticamente in base alle opzioni specificate per la querv. Se invece volete selezionare record di dati specifici da un'origine dati, in Unisci i dati al documento dovete scegliere Opzioni querv, quindi fare clic sulla scheda Filtra i record. Selezionate un campo di dati nella casella Campo e quindi un'espressione di confronto nella casella Criterio. Nella casella Valore digitate il testo o il numero con cui si desidera confrontare il contenuto del campo di dati. Se, per esempio, volete selezionare esclusivamente i record di dati relativi a persone residenti a Milano, selezionate Città dalla casella Campo, scegliete Uguale a nella casella Criterio, quindi digitate Milano nella casella Valore. Per specificare più criteri di selezione, selezionate E oppure O per collegare i criteri desiderati e ripetete il passaggio precedente, dalla selezione del campo di dati.
Esercitazione Modulo 3 Sezione 6
- Aprire in Word un documento col nome "Esercitazione Modulo 3 Sezione 6". Scrivere il proprio nome, codice di skills card e la data. Riportare in questo file tutta l'esercitazione successiva.
- Rispondere alle seguenti domande:
- Una tabella è una griglia con celle di dimensioni fisse. Vero Falso
- Una tabella è un insieme di celle, nelle quali è possibile inserire solo testo. Vero Falso
- Un'immagine clipart è un oggetto. Vero Falso
- Definire un oggetto, per come viene interpretato da Word.
- In una tabella è possibile inserire un oggetto. Vero Falso
- Dire quali operazioni sono necessarie per inserire una riga in una tabella.
- Il numero massimo di colonne in una tabella è 64. Vero Falso
- Un'immagine .JPG non può essere inserita in un documento Word. Vero Falso
- E' possibile inserire in Word solo immagini salvate su file. Vero Falso
- Spiegare in poche parole come si comporta un oggetto inserito in Word.
- La Stampa Unione è una stampa di un documento tipo collegato a una lista o a un database. Vero Falso.
- Dire in poche parole le operazioni da fare per creare una lista collegata ad etichette e indirizzi.
- Riprodurre nel documento corrente la tabella seguente, rispettando tutti gli elementi di formattazione.
Corso per il conseguimento della patente informatica Europea ECDL Anno 2000 |
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Elenco dei Pulsanti relativi ad alcuni elementi di formattazione
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Nome |
Funzione |
Icona |
Voce di menu |
Osservazioni |
Grassetto |
Applica il grassetto ad un carattere |
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Formato / Carattere / Grassetto |
Questo elemento riguarda il formato carattere |
Elenco Numerato |
Crea un elenco numerato |
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Formato / Elenchi numerati |
Questi tre elementi riguardano il formato paragrafo |
Elenco puntato |
Crea un elenco con puntato |
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Formato / Elenchi puntati |
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Paragrafo giustificato |
Giustifica il paragrafo |
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Formato / Paragrafo / Giustificato |
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- Creare una Stampa unione di un documento di poche righe indirizzato a cinque persone. Siano presenti solo i campi Nome, Indirizzo, Città. Stampare il documento finale contenente la cinque lettere.Salvare i file sul dischetto.
- Salvare il documento e consegnare il dischetto all'istruttore.
PROVA D’ESAME SIMULATA PER IL MODULO 3
PATENTE INFORMATICA EUROPEA ECDL
Aprire sul dischetto un file word di nome “Prova d’esame simulata”. Scrivere il proprio nome e numero di skills card e la data odierna. Rispondere alle seguenti domande:
- In quanti modi Word permette di visualizzare la pagina?
- Descrivere in poche parole in che consiste la visualizzazione Layout di stampa.
- Il comando Annulla di Word permette di annullare solo l’ultima operazione fatta. Vero Falso
- Per paragrafo, in Word, si intende:
- l’intervallo di caratteri fra uno spazio e un altro
- l’intervallo di caratteri fra inizio e fine riga
- l’intervallo di caratteri fra un segno di fine paragrafo e un altro
- l’intervallo di caratteri fra una nuova linea e un’altra
- Portando il cursore del mouse a sinistra del foglio fino a che diventa freccia rivolta a in alto a destra e cliccando viene selezionata:
- una parola
- l’insieme delle parole fra due punti
- l’intera riga
- l’intero paragrafo
- Word 2000 permette di copiare negli appunti solo una selezione. Vero Falso
- Che effetto ha sul trascinamento di una selezione il tener premuto il tasto CTRL?
- Sposta la selezione
- Copia la selezione
- Cancella la selezione
- Formatta a maiuscolo la selezione
- Un font è:
- un insieme di caratteri formattati in grassetto
- un insieme di caratteri di una certa forma grafica
- un insieme di caratteri a cui è stata assegnata la formattazione (grandezza e stile)
- un insieme di caratteri di codici compresi fra 32 e 126
- Spiegare in poche parole che cos’è il Piè di pagina.
- Elencare tutte le formattazioni di carattere e di paragrafo contenute nel testo seguente:
Aggiungere un nuovo carattere al proprio programma di impaginazione
Spesso, soprattutto quando si compiono lavori di grafica o si vuole creare una linea grafica personalizzata e originale per i propri documenti, si cercano tipi di caratteri aggiuntivi che possono essere inseriti nel proprio programma di video scrittura.
Cd-Rom, dischetti allegati a riviste, ma anche siti specializzati su Internet permettono di trovare tutte le novità più sofisticate nel settore e di ottenere, gratis o a pagamento, nuovi font da inserire nei propri documenti.
- Dal menu Inserisci/Oggetto si può inserire in word un file creato con un’altra applicazione e modificarlo senza uscire da word. Vero Falso
- Riprodurre esattamente la pagina seguente rispettando tutti gli elementi di formattazione e salvare il file sul dischetto col nome “File di prova”.
Il lavoro collaborativo: le discussioni
Se con gli strumenti di revisione è comunque necessario chiudere il file e inviarlo ai diversi utenti, per poi aspettarne la versione modificata, le nuove funzioni di Discussione di Word 2000 permettono a più utenti di intervenire nello stesso momento su un unico documento e visualizzare in contemporanea le note dei collaboratorPer utilizzare la funzione Discussioni in Word è necessario essere collegati in rete; inoltre l'amministratore di rete, per esempio il Service Provider presso il quale è stato effettuato l'abbonamento a Internet, deve aver installato sul proprio server l'apposito software per le discussioni, Microsoft Office Server Extension. Se il server presso il quale si è abbonati possiede queste funzionalità, è possibile utilizzare gli strumenti di Discussione.
Si può avviare una discussione aprendo il documento direttamente da Word, senza ricorrere a un browser o a un altro programma specifico per il lavoro in rete.
Per iniziare una discussione selezionate il menu Strumenti, scegliete la voce Collaborazione in linea e fate clic su Discussioni Web
.
Nella parte inferiore della finestra di lavoro, inoltre, compare la barra degli strumenti Discussioni, attraverso la quale è possibile visualizzare o nascondere gli altri interventi, e inserire un nuovo commento a una parte o all'intero documento.
Le discussioni sono memorizzate sul server in un data base separato dal documento: quando un utente accede all'area discussioni può vedere i diversi commenti che sono stati prodotti sul documento e aggiungere il proprio intervento. Ogni utente può modificare o eliminare i propri interventi, ma non può intervenire sui commenti degli altri, a meno che non siano state effettuate impostazioni diverse da parte dell'amministratore del server.
Per inserire un commento in linea posizionatevi nel punto desiderato all'interno del documento e fate clic sul pulsante Inserisci discussione nel documento. Inserite l'argomento dell'intervento nella casella Oggetto di discussione e quindi digitate il vostro contributo nella casella Testo della discussione. A lato del testo comparirà un riquadro di discussione, che visualizza tutti gli interventi e le risposte fornite da altri utenti. Inoltre, alla fine del paragrafo (oppure dell'immagine o della tabella) alla quale è stato aggiunto l'intervento, sarà visualizzata un'icona di discussione. Quando si apre il documento e si seleziona dal menu Strumenti l'opzione Collaborazione in linea/Discussioni Web, tutte le parti del documento a cui sono stati dedicati interventi di discussione appaiono evidenziate da questa icona. Per aggiungere il proprio intervento di risposta a un altro commento fate clic sulla relativa icona di discussione. selezionate il pulsante Mostra un menu di operazioni, nel riquadro di discussione e fate clic sulla voce Rispondi. I commenti sono raggruppati in base all'intervento dal quale hanno origine. In questo modo è possibile seguire il filo della discussione e intervenire solo alle "conversazioni" che interessano.
Aggiungere un nuovo carattere al proprio programma di impaginazione
(Articolo tratto da Futuro No Problem di Repubblica)
Spesso, soprattutto quando si compiono lavori di grafica o si vuole creare una linea grafica personalizzata e originale per i propri documenti, si cercano tipi di caratteri aggiuntivi che possono essere inseriti nel proprio programma di video scrittura.
Cd-Rom, dischetti allegati a riviste, ma anche siti specializzati su Internet permettono di trovare tutte le novità più sofisticate nel settore e di ottenere, gratis o a pagamento, nuovi font da inserire nei propri documenti.
Siti come typeindex (www.abouttype.com) o fontfont (www.fontfont. de/fffstuff/f_central.html), per esempio, si rivolgono direttamente agli specialisti del settore fornendo continui aggiornamenti sulle ultime novità in campo tipografico. Ma anche semplici siti “contenitori” di risorse, come Tucows (www.tucows.com), offrono una vasta gamma di tipi di carattere - molti dei quali gratuiti - per arricchire il proprio “parco scrittura” e variare secondo le proprie esigenze di comunicazione il tipo di carattere utilizzato.
Una volta individuato il tipo di font che si vuole utilizzare, per introdurlo nella lista di tipi di carattere riconosciuti da Word è sufficiente selezionare il file contenente il tipo di carattere, in formato .TTF o .FON, e copiarlo nella cartella Tipi di carattere, accessibile da Pannello di controllo.
In questo modo il carattere è inserito nella configurazione di Windows e viene riportato nell'elenco Tipi di carattere di tutti i documenti di Office 2000.
Un elenco di caratteri presenti in Word è:
- Times New Roman
- Tahoma
- Courier New
- Arial
- Comic Sans Serif
- Verdana
Fonte: sittisal.files.wordpress.com
- Fine articolo Patente Europea del Computer ECDL tutto di tutto
Patente Europea del Computer ECDL
Corso per il conseguimento della Patente Informatica Europea ECDL
Lezioni a cura di Fernando Carlà
Modulo 4
Foglio Eletronico
Anno 2002
MODULO 4
SEZIONE 1
MODULO 4: Foglio Elettronico
SEZIONE 1: Per iniziare
4.1.1 Primi passi col Foglio Elettronico
4.1.1.1 Aprire un programma di Foglio Elettronico
Introduzione
Cos'è un foglio di calcolo? Quando due studenti americani nel 1979 si accorsero (per modo di dire) che il computer poteva, fra l'altro, anche e soprattutto calcolare, pensarono di dividere lo schermo in tante caselle, nelle quali mettere soprattutto numeri e formule ed effettuare calcoli automaticamente fra i numeri contenuti nelle caselle. Era nato il primo foglio elettronico che si chiamava VisiCalc. Da quel tempo molta strada è stata fatta. I moderni fogli di calcolo, pur conservando l'idea di base, sono divenuti davvero potenti. Addirittura, oltre che fare calcoli, possono essere programmati per eseguire procedure anche molto complesse. Il più conosciuto foglio elettronico oggi è senz'altro MICROSOFT EXCEL 2000, ma molti altri sono stati e sono presenti attualmente sul mercato (come Lotus 123). Il motivo per cui Excel si è imposto è da ricercare nella sua potenza, ma anche nella sua perfetta integrazione con gli altri programmi Microsft (Word, Power Point, Access) e con il mondo di Internet.
Che cosa fa un foglio elettronico?
Un foglio elettronico, o foglio di calcolo (in inglese spreadsheet), è costituito da una tabella in cui è possibile disporre dati, formule e valori. La principale attrattiva del foglio di calcolo, tuttavia, non consiste nell'ordinare i dati secondo differenti parametri, ma riguarda soprattutto la possibilità di creare tabelle dinamiche, in cui compiere operazioni e istituire relazioni tra i dati.
Il foglio di calcolo, infatti, è uno strumento che permette di organizzare dati di qualsiasi genere secondo criteri di gestione personali, trasformarli in grafici e diagrammi oppure utilizzarli per formulare ipotesi di sviluppo e costruire modelli previsionali.
Questa versatilità ha portato i fogli di calcolo a essere tra le applicazioni più diffuse e utilizzate da tutte le fasce di utenti, negli uffici come nell'home computing.
Per esempio, un foglio di calcolo può essere utilizzato per gestire le spese mensili. Le celle della tabella non servono solo a presentare i dati ma a contenere formule che li mettono in relazione. È possibile creare una cella dove si sommano tutti i valori di spesa e ottenere il budget complessivo, un'altra cella invece può servire a mettere in relazione tutte le spese per l'auto in modo da ricavare il valore della spesa media mensile destinata ai trasporti. Qualora si modifichi uno solo dei valori all'interno del foglio non è necessario effettuare di nuovo tutti i calcoli, perché il programma provvede automaticamente ad aggiornare tutti i valori in base alle formule impostate dall'utente.
La possibilità di trasformare le informazioni numeriche in grafici e diagrammi può aiutare a comprendere i dati ed elaborarli ulteriormente. Ordinare i dati in modo chiaro e articolato, inoltre, permette di interpretarli più facilmente e facilita i processi decisionali che su tali dati devono essere basati.
Se si raccolgono in un foglio elettronico i dati relativi al budget di un'azienda, per esempio, è possibile confrontare i valori inseriti per le Entrate e le Uscite e utilizzare le funzioni di Previsione, Tendenza e Crescita per prevedere gli andamenti futuri.
Il programma mette a disposizione una serie di formule matematiche che possono servire a elaborare i dati in entrata e costruire in base a essi dei modelli di previsione, definiti Scenari.
Un'altra possibilità offerta dai fogli elettronici è costruire in modo rapido moduli di vario genere basati sui dati raccolti: i moduli possono essere utilizzati su Internet o distribuiti su carta stampata per effettuare ordini di acquisto o richieste di informazioni.
Per aprire un foglio di calcolo si può:
- avviare il programma da Start/Programmi/Microsoft Excel. Viene presentato una nuova cartella (Cartel1) e un nuovo foglio (Foglio1).
- avviare il programma cliccando sull'icona di Excel sulla Barra di Office (se presente)
- facendo doppio click su un documento Excel. Si apre il programma e il documento nel punto in cui era stato salvato.
4.1.1.2 Aprire una cartella esistente e salvarla
In Excel l'unità fondamentale di immagazzinamento dei dati è costituita dalla Cartella di Lavoro, che viene salvata come documento Excel (Nome.xls). La cartella può contenere uno o più fogli indipendenti o collegati fra loro. Ogni foglio è costituito da una griglia di rettangoli (celle) per un totale di 256 colonne (nominate con le lettere dell'alfabeto) e da 65.535 righe numerate, di modo che ogni cella ha il suo nome individuato dalla lettera della colonna e dal numero della riga, come in un gioco di battaglia navale.
Per aprire una cartella esistente si può procedere in diversi modi:
- fare doppio click sull'icona del file. Si apre il programma e la cartella relativa al file.
- aprire il programma da Start/Programmi/Microsoft Excel e poi dal menu scegliere File/Apri. Cercare nella finestra di dialogo che si apre la cartella e cliccare sul pulsante Apri.
Dopo aver modificato la cartella di lavoro, essa può essere salvata in vari modi:
dal menu File/Salva o File/Salva con nome
cliccando sull'icona Salva (
).
4.1.1.3 Aprire diverse cartelle
In Excel si possono aprire più cartelle contemporaneamente per trasferire dati o mettere in relazione dati di cartelle diverse. Per aprire più cartelle si aprono una alla volta dal menu File/Apri. Le finestre delle varie cartelle possono essere ridimensionate per vederle tutte nella finestra di Excel oppure possono essere mantenute a tutto schermo e attivarle una alla volta dalla Barra delle Applicazioni cliccando sul pulsante relativo.
4.1.1.4 Creare una nuova cartella e salvarla
All'apertura del programma, Excel presenta una cartella vuota di nome Cartell1, il cui nome può essere cambiato quando viene salvata per la prima volta. Nel caso si volesse aprire una nuova cartella è sufficiente cliccare su File/Nuovo. Si apre una finestra di dialogo.
In essa è possibile scegliere fra una cartella vuota o un modello presente nella scheda Soluzioni foglio di calcolo.
Una volta creata la cartella, è possibile salvarla dal menu File/Salva o cliccando sull'icona Salva sulla barra degli strumenti. Si apre una finestra di dialogo in cui è possibile scegliere il nome e il percorso in cui salvare il file.
4.1.1.5 Salvare una cartella esistente su hard disk o dischetto
Nel caso si voglia salvare un file aperto in un'altra cartella dell'hard disk o sul dischetto si deve far uso del comando di menu File/Salva con nome. In questo caso si apre la solita finestra di dialogo in cui si può specificare il percorso dove salvare il file e, volendo, anche cambiare il nome del file. Attenzione! Salvando il file in un'altra cartella o con un altro nome, esistono a questo punto due file: quello precedente, che viene conservato ma non aggiornato, e quello salvato, che rimane attivo e che viene modificato con le operazioni successive.
4.1.1.6 Chiudere una cartella
Una cartella attiva può essere chiusa semplicemente dalla voce di menu File/Chiudi. Attenzione! prima di cliccare su File/Chiudi accertarsi che sia attiva la cartella desiderata, cliccandoci dentro o cliccando sul relativo pulsante sulla Barra delle Applicazioni (la cartella attiva è riconoscibile dalla barra del titolo evidenziata.
4.1.1.7 Usare la funzione di Help
Cliccando su ? sulla Barra degli Strumenti, si attiva l'help di Excel, al quale si può fare ricorso per risolvere tutti i dubbi che si possono presentare.
Cliccando due volte su Guida in linea di Microsoft Excel o premendo il tasto funzione F1 si apre la guida, col sommario dei contenuti fra cui anche la Guida all'uso della guida. Si possono cercare informazioni attraverso il Sommario o attraverso una ricerca libera oppure attraverso l'indice analitico. Naturalmente le informazioni cercate possono essere stampate col relativo pulsante.
Informazioni possono essere cercate mediante l'Assistente di Office. Ad esso si può porre la domanda e nel caso venga trovata una occorrenza si apre la guida nel punto giusto.
La Guida rapida (
) si attiva trascinando l'icona su una parte del foglio elettronico sensibile. Se viene trovata una occorrenza relativa al contesto, viene aperta una finestra con le spiegazioni sulla funzione dell'oggetto.
La voce di menu Office sul Web attiva un collegamento al sito Microsoft per gli aggiornamenti sulla Office, naturalmente se il computer è collegato a Internet.
La voce Rileva problemi e ripristina attiva una procedura di rilevamento di errori o malfunzionamenti dell'applicazione cercando di risolvere i problemi reinstallando parte dell'applicazione.
4.1.2 Modificare le impostazioni di base
4.1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo
Lo schermo di Excel può essere visualizzato in diversi modi. Attivando il menu Visualizza si apre un menu dal quale possono essere impostati i modi di visualizzazione oltre che personalizzare le barre degli strumenti.
Innanzitutto la visualizzazione può essere Normale e Anteprima interruzione pagina.Il primo è il modo normale in cui si apre Excel. In esso sono presenti le barre degli strumenti e il foglio senza indicazioni delle interruzioni di pagina. Il secondo mostra le interruzioni di pagina. Ciò è importante se si vuole impostare il contenuto del foglio per pagina da stampare; infatti è sufficiente trascinare la linea di interruzione di pagina per posizionarla nel punto desiderato.
Quando si vuole avere il massimo campo visivo basta cliccare sulla voce di menu Schermo Intero e scompariranno tutte le barre di strumenti. Rimane solo la barra del menu. Fatte le operazioni a tutto schermo, si torna alla visualizzazione in finestra cliccando di nuovo sul menu Visualizza/Schermo Intero.
4.1.2.2 Usare lo strumento Zoom
Anche in Excel come nelle altre applicazioni Office, vi è la possibilità di adattare la visibilità del foglio di lavoro alle proprie esigenze, mediante il comando Zoom, accessibile da Visualizza/Zoom oppure dal pulsante Zoom (
) se presente sulla barra degli strumenti.
Dalla finestra di dialogo si può scegliere la modalità più conveniente tenendo presente che ingrandire molto restringe il campo visivo mentre rimpicciolire porta ad una scarsa leggibilità. Forse non è necessario ricordare che la modalità di visualizzazione dello schermo non ha niente a che fare con la stampa su carta.
4.1.2.3 Modificare le barre degli strumenti
Le barre degli strumenti sono diverse e possono essere attivate e disattivate, modificate e reimpostate a piacimento. Possono essere personalizzate e se ne possono creare di nuove secondo le proprie esigenze. Può essere modificata e personalizzata anche la barra dei menu.
Per attivare o disattivare una barra di strumenti cliccare sul menu Visualizza/Barre degli strumenti e scegliere dall'elenco la barra desiderata.
Per aprire la finestra di dialogo che consente le operazioni di modifica delle barre si può attivare il menu Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza oppure Strumenti/Personalizza. In entrambi i casi si apre la finestra di dialogo
Questa finestra è costituita da 3 schede, una per i comandi di menu (barra dei menu), una per le barre degli strumenti (barre dei pulsanti) e una di opzioni. Per operare modifiche e personalizzazioni nei comandi e nei pulsanti occorre tenere aperta tale finestra ed effettuare le operazioni con trascinamenti e uso del pulsante destro del mouse. Di seguito sono riportate alcune operazione fra le tante possibili, a titolo di esempio; molte altre possibilità possono essere cercate sulla guida.
Personalizzare i menu
Per aggiungere un comando a un menu
- Visualizzare la barra degli strumenti contenente il menu a cui si desidera aggiungere un comando.
- Scegliere Personalizza dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Comandi.
- Selezionare la categoria del comando dall'elenco Categorie.
- Trascinare il comando desiderato dall'elenco Comandi al menu a cui si desidera aggiungerlo. Quando il menu visualizza un elenco di comandi, posizionare il puntatore del mouse nel punto in cui si desidera che venga visualizzato il comando, quindi rilasciare il pulsante del mouse.
Per eliminare un comando da un menu
- Visualizzare la barra degli strumenti contenente il comando che si desidera eliminare
- Scegliere Personalizza dal menu Strumenti.
- È necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, tuttavia sarà possibile spostarla.
- Sulla barra degli strumenti fare clic sul menu contenente il comando che si desidera eliminare.
- Trascinare il comando che si desidera eliminare fuori dal menu.
Per spostare i menu o i comandi di menu
È possibile spostare o copiare un menu da una barra degli strumenti a un'altra. È anche possibile spostare un sottomenu in un punto qualsiasi dello schermo, creando così una barra degli strumenti mobile. Se un sottomenu non dispone di un quadratino di spostamento non sarà possibile spostarlo.
Per rinominare un menu personalizzato
- Visualizzare la barra degli strumenti contenente il menu personalizzato che si desidera rinominare.
- Scegliere Personalizza dal menu Strumenti.
- È necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, tuttavia sarà possibile spostarla.
- Sulla barra degli strumenti fare clic con il pulsante destro del mouse sul menu personalizzato che si desidera rinominare, quindi digitare il nuovo nome nella casella Nome nel menu di scelta rapida.
Per reimpostare un pulsante della barra degli strumenti o un comando di menu
- Visualizzare la barra degli strumenti contenente il pulsante o il comando di cui si desidera ripristinare le impostazioni originali.
- Scegliere Personalizza dal menu Strumenti.
- È necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, anche se è possibile spostarla.
- Effettuare una delle seguenti operazioni:
- Per reimpostare un pulsante, fare clic con il pulsante destro del mouse sul pulsante, quindi scegliere Reimposta dal menu di scelta rapida.
- Per reimpostare un comando, fare clic sul menu contenente il comando, fare clic con il pulsante destro del mouse sul comando, quindi scegliere Reimposta dal menu di scelta rapida.
Note
- Il comando Reimposta consente di ripristinare l'immagine, il nome e il comando originali del pulsante o del comando incorporato. Se al pulsante o al comando è stata assegnata una macro, questa non sarà più associata a quel pulsante o comando ma non verrà eliminata.
- Il comando Reimposta non è disponibile per pulsanti che visualizzano un elenco quando vengono scelti.
Per reimpostare una barra degli strumenti incorporata
- Scegliere Personalizza dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Barre degli strumenti.
- Selezionare la barra degli strumenti di cui si desidera ripristinare le impostazioni originali.
- Scegliere il pulsante Reimposta.
Nota Non è possibile reimpostare una barra degli strumenti personalizzata.
Per reimpostare un menu incorporato
- Visualizzare la barra degli strumenti contenente il menu personalizzato di cui si desidera ripristinare le impostazioni originali.
- Scegliere Personalizza dal menu Strumenti.
- È necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, tuttavia sarà possibile spostarla.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sul menu che si desidera reimpostare, quindi scegliere Reimposta dal menu di scelta rapida.
Nella scheda Opzioni è possibile reimpostare i menu e i pulsanti, cioè visualizzare quello che Excel mostra alla prima apertura.
4.1.3 Scambiare documenti
4.1.3.1 Salvare una cartella con un altro formato
Microsoft Excel permette di importare dati e salvare le cartelle in formati diversi. Ciò è particolarmente utile quando si hanno dati provenienti da altre applicazioni o che si vogliono trasportare in un'altra applicazione. Per importare o esportare dati è necessario che siano stati installati i filtri necessari; se non è presente il filtro desiderato, può essere aggiunto mediante il CD di installazione di OFFICE 2000. Quando si salva un documento per la prima volta oppure quando si clicca su File/Salva con nome, si apre la finestra di dialogo
Nella casella Tipo file èpossibile scegliere il formato da un elenco molto vasto. Per esempio il formato .TXT (testo) permette di salvare i dati come un file di testo, in cui le varie righe del foglio sono riportate in righe successive e le varie colonne sono separate da punti e virgola. Tale formato è riconoscibile da tutte le applicazioni di database. Allo stesso modo si può salvare il foglio nei formati dei database più diffusi, come dbase III, Access, FoxPro etc.
Allo stesso modo si può aprire in Excel, mediante il comando File/Apri, un database di altro formato (dbase III, Access etc.). E' sufficiente cliccare su File/Apri e nella finestra di dialogo che si apre scegliere il formato del file da importare oppure Tutti i file nella casella Tipo file e poi scegliere Apri in Excel dal pulsante Apri (
). All'apertura possono essere richieste delle informazioni per gestire correttamente il file aperto.
4.1.3.2 Salvare una cartella per un sito WEB
Un formato particolarmente utile per salvare un foglio elettronico è il formato HTML. Ciò permette di avere una pagina da utilizzare in un sito Web, e quindi utilizzabile in Internet o in una rete locale. Per salvare una cartella Excel in formato WEB cliccare su File/Salva con nome e poi scegliere Pagine Web nella casella Tipo file. Appare la finestra di dialogo
In questa finestra ci sono caselle e pulsanti con cui si può dare un titolo alla pagina Web, salvare tutta la cartella o un solo foglio, rendere la pagina web interattiva (cioè si può lavorare con il foglio come se ci si trovasse in Excel). Esaurite tutte le impostazioni fare click sul pulsante Salva se si vuole salvare la pagina in una cartella per poi utilizzarla in un momento successivo, oppure fare click sul pulsante Pubblica. In questo caso la pagina .html viene salvata nel sito scelto (o sul proprio computer o sul computer del provider presso cui esiste il sito).
- Esercitazione
- Aprire l'applicazione Microsoft Excel; aprire un nuovo documento e salvarlo su un dischetto col nome proprio. In esso saranno svolte le esercitazioni.
- Lasciando aperta l'applicazione Excel, aprire in Word un file di nome "Esercitazione Excel Modulo 1" e tenerlo aperto. In esso vengano riportate tutte le osservazioni richieste nel corso dell'esercitazione.
- Rispondere alle seguenti domande:
- Quale estensione ha un file di Microsoft Excel?
- In quanti e quali modi si può aprire un documento Excel?
- Quante righe esistono in un foglio Excel?
- Quante colonne esistono in un foglio Excel?
- Che cosa significa "Cella AB24"?
- Che differenza c'è tra Cartella e Foglio di Excel?
- Salvare la cartella, creata in precedenza sul dischetto, sull'Hard disk nella cartella Documenti col nome "Prova di Excel". Cercare con Esplora Risorse la cartella salvata e provare a eliminarla. Descrivere cosa succede e perchè? Annullare l'operazione. Chiudere la cartella "Prova di Excel", aprire la cartella salvata sul dischetto. Eliminare il file "Prova di Excel" dal disco fisso.
- Cercare sulla Guida di Excel un argomento relativo alla gestione delle Barre degli strumenti e con Copia Incolla trasportarlo nel documento word aperto.
- Impostare la visualizzazione di Excel a tutto schermo. Impostare la visualizzazione del foglio al 73%. Provare tutte le altre possibilità di zoom offerte da Excel.
- Attivare e disattivare una alla volta tutte le barre di strumenti presenti in Excel. Alla fine lasciare attive solo la barra Standard e la barra Formattazione.
- Modificare la barra Standard aggiungendo due pulsanti non presenti nella barra, scrivere in word quali sono i pulsanti e poi eliminarli.
- Spostare la barra Formattazione al centro dello schermo e poi riportarla nella posizione originale.
- Elencare in quanti modi la tua versione di Excel permette di salvare la cartella di lavoro attiva.
- Cercare sul disco fisso un file di Excel, aprirlo. Salvarlo sul dischetto col nome "Prova di Excel" in formato testo (.txt). Chiudere il documento. Aprire con Blocco Note il documento "Prova di Excel.txt" e osservare il modo in cui è stato salvato. Scrivere le osservazioni sul documento word.
- Chiudere tutti i documenti aperti. Consegnare il dischetto all'istruttore.
MODULO 4
SEZIONE 2
MODULO 4: Foglio Elettronico
SEZIONE 2: Operazioni di base
4.2.1 Inserire i dati
Prima di passare all'inserimento dei dati, guardiamo un attimo l'ambiente di lavoro di Microsoft Excel. Oltre alle normali barre presenti in ogni finestra windows (barra del menu, barre degli strumenti, barra di stato, barra del titolo etc.) sono presenti alcune caselle e barre tipiche.
La Casella del nome riporta il nome della cella attiva e permette di cercare subito una cella desiderata, a cui è stato dato un nome (Selezionare una cella, cliccare sulla Casella del nome, scrivere il nome che si vuol dare alla cella e premere INVIO. Cliccando sulla freccetta della Casella del nome esce l'elenco dei nomi; cliccando su uno di essi viene attivata la cella di quel nome).
Nella Barra della formula viene inserito il dato o la formula che si sta scrivendo in una cella oppure appare il dato o la formula presente nella cella attiva. Essa serve anche a modificare il contenuto di una cella (operazione che si può fare anche direttamente nella cella cliccandoci due volte sopra).
Cliccando sulle schede del foglio si attiva l'uno o l'altro dei fogli della cartella. Coi Pulsanti di scorrimento si rendono visibili le schede dei fogli eventualmente non visibili. Con le Barre di scorrimento ci si può muovere in tutto il foglio.
4.2.1.1 Inserire numeri in una cella
Per digitare i dati all'interno di una cella posizionatevi con il puntatore sopra di essa e fate clic: Excel evidenzia la cella con un bordo nero, per indicare che la cella è attiva e che potete inserire i dati. Mentre digitate Excel visualizza quello che state scrivendo nella cella selezionata e nella barra della formula. Per "fissare" i dati nella cella selezionata dovete eseguire una qualsiasi delle seguenti operazioni:
- premere INVIO
- fare clic sul pulsante lnvio
(il segno di spunta verde) accanto alla barra della formula - premere un tasto freccia per selezionare una cella diversa
- fare clic su una cella diversa per selezionarla
Se cambiate idea all'improvviso e non volete che i dati appaiano nella cella selezionata, fate clic sul pulsante Annulla (la X rossa) accanto alla barra della formula.
Nelle celle si possono digitare numeri, etichette o formule. I numeri possono rappresentare valori, lunghezze o quantità, come £ 100 o 0,05. Le etichette servono per segnalare che cosa significano i numeri del vostro foglio di lavoro: etichette tipiche sono "Novembre", 'Vendite", "Entrate" e altre indicazioni di questo genere. Le formule vi permettono di calcolare risultati in base ai numeri che digitate: possono essere molto semplici, come la somma di due numeri, oppure molto complesse.
Per muovervi da una cella all'altra potete utilizzare i tasti Freccia, che permettono di spostarsi in tutte le direzioni, una cella per volta. Il tasto TAB, invece, sposta il cursore alla cella successiva, mentre la combinazione di tasti MAIUSC + TAB lo riporta alla cella precedente.
Anche la Casella del nome può aiutare a muoversi da una cella all'altra.
Inserire numeri in una cella è molto semplice: selezionare la cella cliccandoci sopra e scrivere il numero; Excel capirà che quello che abbiamo scritto è un numero. Se vogliamo che un numero (esempio un numero di telefono) venga interpretato da Excel come testo, iniziare a digitare il numero facendolo precedere da un apostrofo.
Se vogliamo introdurre il risultato di una operazione (per esempio 3*7/25) iniziare a digitare l'operazione col segno di uguale (=).
I numeri inseriti vengono allineati a destra. Se la cella non è capace di contenere tutte le cifre compare una sequenza di #. Se la cella è formattata come generale, il numero viene convertito in notazione esponenziale. Allargando la cella il numero appare nella sua interezza.
I numeri con la virgola vengono inseriti normalmente con la virgola o col punto come separatore dei decimali a seconda di come è configurato il computer (verificare ciò da Pannello di controllo/Impostazioni Internazionali/Numeri; in questa scheda si può scegliere quale separatore usare).
Suggerimenti per l'immissione di numeri
Caratteri che è possibile utilizzare come numeri In Microsoft Excel i numeri possono contenere solo i seguenti caratteri:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
I segni di addizione (+) iniziali vengono ignorati e una virgola singola (,) viene interpretata come separatore decimale. Tutte le restanti combinazioni di numeri e caratteri non numerici vengono interpretate come testo.
Immissione di frazioni Per evitare che le frazioni vengano interpretate come date, utilizzare uno 0 (zero) iniziale. Immettere ad esempio 0 1/2.
Immissione di numeri negativi Far precedere i numeri negativi da un segno meno (-) o racchiuderli tra parentesi ().
Allineamento dei numeri Tutti i numeri vengono allineati al bordo destro delle celle. Per modificare l'allineamento, selezionare la cella, scegliere Celle dal menu Formato, quindi fare clic sulla scheda Allineamento e selezionare le opzioni desiderate.
Visualizzazione dei numeri Il formato numerico applicato a una cella determina il modo in cui il numero in essa contenuto verrà visualizzato sul foglio di lavoro. Se si digita un numero in una cella a cui è stato applicato il formato numerico Generale, è possibile che tale numero venga visualizzato con un formato differente. Se ad esempio si digita L. 50.000 verrà applicato automaticamente un formato di valuta. Per modificare il formato numerico, selezionare le celle contenenti i numeri. Scegliere Celle dal menu Formato, fare clic sulla scheda Numero, quindi selezionare una categoria e un formato.
Formato numerico Generale Nelle celle a cui è stato applicato il formato numerico predefinito Generale i numeri vengono visualizzati come interi (789), frazioni decimali (7,89) o in notazione scientifica (7,89E+08) nel caso in cui il numero sia troppo lungo per essere visualizzato interamente nella cella. Il formato Generale consente di visualizzare un massimo di 11 cifre, inclusi caratteri quali "E" e "+" e la virgola (,). Per utilizzare numeri superiori a 11 cifre, è possibile applicare un formato numerico scientifico incorporato, ad esempio la notazione esponenziale, oppure un formato numerico personalizzato.
Limite di 15 cifre Indipendentemente dal numero di cifre visualizzate, è possibile memorizzare numeri con un massimo di 15 cifre decimali. Se un numero contiene più di 15 cifre significative, verrà arrotondato per difetto alla quindicesima cifra decimale.
Immissione di numeri come testo
I numeri vengono memorizzati come dati numerici anche se si utilizza il comando Celle per applicare il formato testo alle celle che li contengono. Affinché alcuni numeri, ad esempio dei numeri di serie, vengano interpretati come testo, occorre digitarli solo dopo aver applicato il formato testo alle celle vuote. Se si sono già digitati i numeri, applicare il formato testo alle celle, fare clic su ciascuna cella, quindi premere F2 e poi INVIO per immettere di nuovo i dati.
Impostazioni internazionali I caratteri che vengono riconosciuti come numeri variano in base alle opzioni selezionate utilizzando l'icona Impostazioni internazionali nel Pannello di controllo. Tali opzioni determinano anche il formato predefinito per i numeri. In base alle impostazioni italiane ad esempio la virgola (,) viene utilizzata come separatore.
4.2.1.2 Inserire un testo in una cella
Anche inserire un testo in una cella è molto semplice. E' sufficiente selezionare la cella e scrivere. Il testo digitato appare nella cella e nella barra della formula. Finito di digitare il testo premere invio o usare uno degli altri modi descritti sopra.
Se si vuol modificare il testo scritto selezionare la cella e modificare il testo nella Barra della formula oppure fare doppio click sulla cella e modificare il testo direttamente; terminata la modifica premere INVIO.
Se il testo è lungo e nella cella accanto non sono presenti dati, esso appare tutto invadendo le celle vuote, altrimenti appare troncato. Per visualizzarlo tutto vedremo come fare quando parleremo della formattazione.
4.2.1.3 Inserire simboli, data e ora in una cella
I simboli presenti in ogni font di caratteri sono accessibili attivando il tasto Bloc Num e digitando il loro codice dal tastierino numerico tenendo premuto il tasto ALT.
In una cella può essere immessa anche una data e l'ora. Questi dati vengono trattati da Excel in modo diverso dai numeri e dal testo. Per separare le varie parti di una data, utilizzare il segno di divisione (/) o il trattino (-), ad esempio 9/5/2002 o 5-set-2002.
Per immettere un'ora utilizzando il sistema a 12 ore, digitare l'ora seguita da uno spazio e quindi da una a o una p, ad esempio 9.00 p In caso contrario, l'ora verrà immessa come AM.
Suggerimenti
- Per immettere la data corrente, premere CTRL+; (punto e virgola).
- Per immettere l'ora corrente, premere CTRL+: (due punti).
4.2.1.4 Inserire semplici formule in una cella
Una formula è un'insieme di operazioni su numeri, funzioni e contenuti numerici di celle e fornisce in uscita un valore numerico. Ad esempio =35*A3/A5 è una formula che significa moltiplicare 35 per il contenuto della cella A3 e dividere per il contenuto della cella A5. Una formula è sempre preceduta dal segno di uguale.
Per inserire una formula in una cella:
- Fare clic sulla cella in cui si desidera immettere la formula.
- Digitare = (segno di uguale).
- Se si fa clic sul pulsante Modifica formula
oppure sul pulsante Incolla funzione 
, il segno di uguale verrà inserito automaticamente. - Immettere la formula.
- Premere INVIO.
Suggerimenti
- È possibile immettere la stessa formula in un intervallo di celle. Selezionare l'intervallo, digitare la formula, quindi premere CTRL+INVIO.
- È anche possibile immettere una formula in un intervallo di celle copiandola da un'altra cella. Vedremo in seguito come fare.
4.2.1.5 Inserire semplici formule in una cella
I dati che sono stati immessi nelle celle possono essere modificati a piacimento direttamente nella cella cliccandoci due volte sopra oppure nella barra della formula dopo aver selezionato la cella. Sulla barra della formula sono presenti tre pulsanti 
. Il segno di uguale serve per inserire una formula, che comincia sempre con uguale, il segno di spunta serve a confermare l'immissione del dato. Infine il segno X serve ad annullare una modifica effettuata.
Attenzione questo pulsante non ha niente a che fare col comando "Annulla" del menu Modifica, il quale annulla una operazione fatta.
Inserire serie di dati
Se una selezione contiene un numero, una data o un intervallo temporale, Excel permette di riempire le celle successive continuando la sequenza progressiva.
Se, per esempio, una cella contiene il valore 1, è possibile continuare a riempire le successive celle della riga seguendo la sequenza numerica crescente. Se invece si inserisce in una cella il valore Lunedì, la sequenza riempita da Excel è quella dei giorni della settimana, ma si può provare anche con i mesi, e così via.
Per riempire una serie di celle in base a una sequenza selezionate una cella e immettete il primo valore della serie, per esempio un giorno o un mese. Nell'angolo inferiore destro della cella in cui avete digitato i dati vedrete apparire un quadratino nero di riempimento. Posizionate il cursore del mouse direttamente sul quadratino in modo che il cursore si trasformi in una croce nera. Tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate il mouse sulle celle che volete riempire con la serie. Mentre spostate il mouse, Excel visualizza il mese o il giorno in ogni cella che evidenziata.
Se volete creare una serie crescente dovete trascinare la selezione verso destra o verso il basso, mentre se volete stabilire un ordine decrescente a partire dalla cella iniziale la selezione va trascinata verso sinistra o verso l'alto.
Oltre a sequenze numeriche, è possibile produrre delle serie complesse e utilizzare giorni, mesi e altri intervalli temporali insieme. In questi casi bisogna però specificare il tipo di sequenza che si vuole inserire. Se il vostro primo dato è 'maggio '96", per esempio, dovete specificare se volete continuare la serie in base al mese, introducendo quindi giugno, luglio '96 e così via, o se volete invece procedere in base all'anno, continuando con maggio '97, maggio '98 ecc.
Per specificare il tipo di serie inserite il primo dato della sequenza, quindi effettuate il trascinamento sulle altre celle tenendo premuto il tasto destro del mouse. Alla fine della selezione compare un menu di scelta rapida, dove sono elencate tutte le opzioni in base alle quali si può continuare la serie.
La voce Serie, in particolare, apre una finestra di dialogo che permette di scegliere il tipo di serie numeriche che si vogliono utilizzare -per esempio lineari o progressive - il valore di incremento con il quale si vuole proseguire la serie e, nel caso di intervalli temporali, le unità di data - come giorno, mese, anno - in base alle quali continuare la serie.
Una volta selezionate le opzioni da utilizzare è sufficiente premere il pulsante OK perché Excel inserisca la serie desiderata nell'intervallo di celle.
4.2.2 Selezionare i dati
4.2.2.1 Selezionare una cella o un insieme di celle adiacenti e non.
Le operazioni che vengono effettuate in Excel si ripercuotono sulla cella o sulle celle selezionate. In Excel è possibile selezionare una sola cella, più celle adiacenti e non, una sola riga o una sola colonna, più righe e più colonne adiacenti e non. Le celle selezionate (adiacenti o non) costituiscono un "intervallo".
Per selezionare |
Operazione da eseguire |
Testo in una cella |
Se l'impostazione di modifica diretta nella cella è attivata, selezionare la cella, fare doppio clic al suo interno, quindi selezionare il testo. Se l'impostazione di modifica diretta nella cella è disattivata, selezionare la cella, quindi il testo sulla barra della formula. |
Una singola cella |
Fare clic sulla cella oppure spostarsi su quella desiderata utilizzando i tasti di direzione. |
Un intervallo di celle |
Fare clic sulla prima cella dell'intervallo, quindi trascinare la selezione fino all'ultima cella. |
Tutte le celle di un foglio di lavoro |
Fare clic sul pulsante Seleziona tutto.
|
Celle non adiacenti o intervalli di celle |
Selezionare la prima cella o il primo intervallo di celle, quindi selezionare le altre celle o gli altri intervalli tenendo premuto CTRL. |
Un intervallo di celle esteso |
Fare clic sulla prima cella dell'intervallo, quindi sull'ultima tenendo premuto MAIUSC. Per visualizzare l'ultima cella è possibile scorrere il foglio. |
Un'intera riga |
Fare clic sull'intestazione di riga. |
Un'intera colonna |
Fare clic sull'intestazione di colonna. |
Righe o colonne adiacenti |
Trascinare il puntatore sulle intestazioni di riga o di colonna oppure selezionare la prima riga o la prima colonna, quindi selezionare l'ultima riga o l'ultima colonna tenendo premuto MAIUSC. |
Righe o colonne non adiacenti |
Selezionare la prima riga o la prima colonna, quindi selezionare le altre righe o le altre colonne tenendo premuto CTRL. |
Un numero maggiore o minore di celle rispetto alla selezione corrente |
Fare clic sull'ultima cella che si desidera includere nella selezione tenendo premuto MAIUSC. La nuova selezione sarà rappresentata dall'intervallo rettangolare che racchiude tutte le celle comprese tra quella attiva e l'ultima selezionata. |
4.2.3 Copiare, spostare, cancellare
4.2.3.1,2,3,4,5 Usare le funzioni Copia Taglia e Incolla, cancellare e spostare dati.
Copiare, spostare, cancellare dati di una cella sono operazioni fondamentali. In generale esse possono essere condotte come nelle altre applicazioni windows con qualche particolarità, data la distribuzione dei dati in un reticolo di celle.
- Copiare e spostare dati si può fare:
- usando i pulsanti Taglia (
), Copia (
), Incolla (
) - usando le voci di menu Modifica/Taglia, Copia, Incolla
- trascinando la selezione sulla cella in cui si vuole copiare i dati.
Quando si copia una cella trascinandola o facendo clic sul pulsante Taglia o Copia e quindi sul pulsante Incolla, verrà copiata l'intera cella, inclusi i formati, la formula con il relativo risultato e le note.
Nella tabella seguente sono riportate diverse modalità di spostamento o copia di dati.
Spostare o copiare caratteri all'interno di una cella |
|
Spostare o copiare parte del contenuto di una cella in un'altra cella |
Note
|
Spostare o copiare celle intere |
Suggerimento Per spostare o copiare le celle in una diversa cartella di lavoro o in posizioni distanti da quella di origine, selezionare le celle e fare clic sul pulsante Taglia per spostarle o sul pulsante Copia per copiarle. Passare all'altro foglio o all'altra cartella di lavoro, selezionare la cella superiore sinistra dell'area di incollamento e fare clic sul pulsante Incolla. |
Copiare celle all'interno di una riga o di una colonna |
Note
|
Copiare una selezione in diverse posizioni |
Nota Per annullare il bordo tratteggiato al termine dell'operazione di copia, premere ESC. |
Raccogliere e incollare più elementi |
Note Se la barra strumenti degli Appunti non è disponibile, significa che il programma o il tipo di visualizzazione con cui si sta lavorando non consentono di mostrare o incollare più elementi dagli Appunti di Office. Se tuttavia Appunti di Office viene visualizzato in uno dei programmi di Office, qualsiasi elemento tagliato o copiato verrà raccolto automaticamente.
|
Inserire celle spostate o copiate tra le celle esistenti |
Nota Per annullare il bordo tratteggiato al termine dell'operazione di copia, premere ESC. |
Impedire di sovrascrivere dati esistenti con celle vuote |
Se si copia un intervallo che include celle vuote, attenersi alla procedura indicata di seguito per evitare di incollare le celle vuote sovrascrivendo dati già esistenti.
|
Copiare solo le celle visibili, ad esempio da una struttura |
Se il foglio di lavoro contiene celle, righe o colonne nascoste, è anche possibile copiare solo le celle visibili. È ad esempio possibile copiare solo i dati di riepilogo visualizzati in una struttura.
Nota I dati copiati verranno incollati in righe e colonne consecutive. Se l'area di incollamento contiene righe o colonne nascoste, sarà necessario scoprirla per visualizzare tutte le celle copiate. |
Copiare o spostare dati da una cartella ad un'altra. |
Aprire le cartelle e selezionare i fogli da e in cui copiare i dati.
|
Per cancellare dati contenuti nelle celle selezionare le celle e premere il tasto CANC. Ricordarsi che è sempre possibile rimediare ad un errore di cancellazione cliccando su Modifica/Annulla nella barra del menu oppure sul pulsante Annulla (
) sulla barra degli strumenti
4.2.4 Trovare e sostituire
4.2.4.1 Usare il comando Trova
Come nelle altre applicazioni Office, è possibile cercare e trovare dati. Il comando è Modifica/Trova: si apre la finestra di dialogo in cui è possibile specificare gli elementi da cercare.
È possibile cercare testo o numeri specifici che si desidera controllare o modificare e quindi sostituire automaticamente i dati trovati. È anche possibile selezionare tutte le celle contenenti lo stesso tipo di dati della cella attiva, ad esempio delle formule, oppure le celle con contenuto diverso dalla cella attiva.
Trovare testo o numeri
- Selezionare l'intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca. Per effettuare la ricerca nell'intero foglio, fare clic su una cella qualsiasi.
- Scegliere Trova dal menu Modifica.
- Nella casella Trova immettere il testo o i numeri da cercare.
- Dalla casella Cerca in selezionare il tipo di informazioni da cercare.
- Scegliere il pulsante Trova successivo.
Nota Per annullare una ricerca in corso, premere ESC.
4.2.4.2 Usare il comando Sostituisci
Nella finestra di dialogo Trova è presente il pulsante Sostituisci.... Premendo tale pulsante la finestra si modifica
In questo modo è possibile sostituire un dato con un altro.
- Selezionare l'intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca. Per effettuare la ricerca nell'intero foglio, fare clic su una cella qualsiasi.
- Scegliere Sostituisci dal menu Modifica.
- Nella casella Trova immettere il testo o i numeri da cercare.
- Nella casella Sostituisci con immettere i caratteri da sostituire a quelli esistenti. Per eliminare i caratteri indicati nella casella Trova, lasciare vuota la casella Sostituisci con.
- Scegliere il pulsante Trova successivo.
- Per sostituire solo le occorrenze evidenziate dei caratteri trovati, scegliere Sostituisci. Per sostituire tutte le occorrenze dei caratteri trovati, scegliere Sostituisci tutto.
Nota Per annullare una ricerca in corso, premere ESC.
4.2.5 Righe e colonne
4.2.5.1 Inserire righe e colonne
Se si rende necessario ampliare la struttura del foglio, introducendo nuovi elementi tra le righe e le colonne presenti, potete aggiungere con facilità nuove celle, righe o colonne.
Per inserire una cella o un intervallo di celle posizionatevi sulla cella dove volete che siano inserite le nuove unità e selezionate un numero di righe corrispondente a quello delle nuove unità che volete inserire: se, per esempio, volete introdurre tre nuove celle, selezionate tre righe.
Dopo aver selezionato l'intervallo di celle, aprite il menu lnserisci e fate clic sulla voce Celle. Excel apre una finestra di dialogo che permette di decidere se spostare le altre celle del foglio a destra o in basso rispetto al punto di inserimento.
Una volta scelta una delle opzioni della finestra di dialogo, il programma completa l'operazione aggiungendo le celle nel punto indicato.
Si può aprire la finestra di dialogo Inserisci celle anche con la tastiera, premendo la combinazione di tasti Ctrl e +.
Per inserire una nuova colonna fra due colonne esistenti la procedura è analoga. Posizionatevi su una cella qualsiasi della colonna dove volete introdurre la nuova unità, aprite il menu Inserisci e scegliete la voce Colonna: Excel provvede a inserire una colonna vuota nella posizione selezionata. Se, per esempio, ci si trova sulla colonna D, essa viene spostata a destra di una posizione e al suo posto è inserita una nuova colonna vuota.
Per inserire nuove righe, scegliete la voce Righe dal menu Inserisci. La nuova riga farà spostare le altre righe di una posizione.
4.2.5.2 Modificare la larghezza delle colonne e l'altezza delle righe
La larghezza delle righe e l'altezza delle colonne può essere impostata a piacere in due modi:
Portando il cursore sulle intestazioni nel punto di divisione delle colonne e delle righe, esso si trasforma in una riga con una freccia a doppia punta. Ciò indica che trascinando a destra o a sinistra per le colonne o sopra e sotto per le righe si modifica la larghezza e l'altezza.
Per modificare l'altezza delle righe:
- Trascinare il bordo inferiore dell'intestazione di riga fino ad assegnare alla riga l'altezza desiderata
Suggerimenti
- Adattare la riga al contenuto Per adattare l'altezza della riga al contenuto delle celle, fare doppio clic sul bordo inferiore dell'intestazione di riga.
- Modificare l'altezza di più righe Per modificare l'altezza di più righe, selezionarle, quindi trascinare il bordo inferiore dell'intestazione di una delle righe selezionate. Per modificare l'altezza di tutte le righe del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto e trascinare il bordo inferiore di una delle righe.
- Per modificare la larghezza delle colonne:
- Trascinare il bordo destro dell'intestazione di colonna fino ad assegnare alla colonna la larghezza desiderata.
La larghezza di colonna visualizzata corrisponde al numero medio di cifre del tipo di carattere standard presenti in una cella.
Suggerimenti
- Adattare la larghezza al contenuto Per adattare la larghezza della colonna al contenuto, fare doppio clic sul bordo destro dell'intestazione di colonna. Per applicare questa operazione a tutte le colonne del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto, quindi fare doppio clic sul bordo destro di una delle intestazioni di colonna.
- Modificare la larghezza di più colonne Per modificare la larghezza di più colonne, selezionarle, quindi trascinare il bordo destro dell'intestazione di una delle colonne selezionate. Per modificare la larghezza di tutte le colonne del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto e trascinare il bordo destro dell'intestazione di una delle colonne.
- Copiare la larghezza Per copiare la larghezza da una colonna a un'altra, selezionare una cella nella colonna, fare clic sul pulsante Copia sulla barra degli strumenti Standard, quindi selezionare la colonna di destinazione. Scegliere Incolla speciale dal menu Modifica e selezionare il pulsante di opzione Larghezza colonne.
Cliccando sulla voce di menu Formato/Colonne e Formato/Righe si apre un menu a discesa
La voce Adatta permette di adattare la larghezza e l'altezza della cella al contenuto. Nascondi e Scopri permettono di nascondere righe e colonne selezionate e scoprire righe e colonne nascoste. Le voci Altezza... e Larghezza... fanno aprire una finestra di dialogo in cui immettere il valore desiderato. Questo valore rappresenta:
- il numero di caratteri contenuti nella larghezza della colonna secondo il carattere standard attivo
- l'altezza della riga in punti carattere .
- Naturalmente i valori impostati vengono applicati alle righe e alle colonne selezionate.
4.2.5.3 Cancellare righe e colonne
Quando si elimina una cella, questa viene rimossa dal foglio di lavoro e le celle circostanti vengono spostate per riempire lo spazio lasciato vuoto. Quando si cancella una cella, ne vengono rimossi il contenuto (ovvero la formula e i dati), i formati (inclusi quelli numerici e condizionali nonché i bordi) e le note, ma la cella vuota rimane sul foglio di lavoro.
Cancellare il contenuto, i formati o le note delle celle
- Selezionare le celle, le righe o le colonne da cancellare.
- Scegliere Cancella dal menu Modifica, quindi scegliere Tutto, Contenuto, Formati o Note.
Note
- Se si fa clic su una cella e si preme CANC o BACKSPACE, verrà rimosso il contenuto della cella ma non le note o i formati.
- Se si cancella una cella, verranno rimossi i formati, il contenuto, le note o tutte e tre queste informazioni. Il valore di una cella cancellata è 0 (zero) e una formula che contiene un riferimento a una cella cancellata riceve il valore 0.
Suggerimento Per rimuovere tutte le note da un foglio di lavoro, scegliere Vai a dal menu Modifica, scegliere il pulsante Speciale e selezionare Note, quindi scegliere Cancella dal menu Modifica e infine Note.
Eliminare celle, righe o colonne
- Selezionare le celle, le righe o le colone da eliminare.
- Scegliere Elimina dal menu Modifica.
Le celle circostanti verranno spostate per riempire lo spazio lasciato vuoto.
Nota I riferimenti assoluti alle celle spostate vengono aggiornati automaticamente in modo da rifletterne la nuova posizione e tenere aggiornate le formule. Le formule del foglio di lavoro contenenti un riferimento a una cella eliminata visualizzeranno tuttavia il valore di errore #RIF!.
4.2.6 Ordinare i dati
4.2.6.1 Disporre in ordine numerico crescente o decrescente i dati selezionati
Quando si ordina un elenco, le righe vengono ridisposte in base al contenuto di una colonna. Per disporre un elenco in ordine alfanumerico utilizzando i dati contenuti in una colonna, è possibile specificare un tipo di ordinamento crescente (da 0 a 9, spazi iniziali, punteggiatura e da A a Z).
Ordinare le righe in ordine crescente in base al contenuto di una colonna
A meno che non vengano modificate, le opzioni di ordinamento impostate per un elenco verranno utilizzate anche per gli ordinamenti successivi.
- Fare clic su una cella della colonna in base alla quale si desidera effettuare l'ordinamento.
- Fare clic su Ordinamento crescente (
).
Ordinare le righe in base al contenuto di due o più colonne
Per un risultato ottimale, è preferibile assegnare delle etichette di colonna all'elenco che si desidera ordinare.
- Fare clic su una cella dell'elenco che si desidera ordinare.
- Scegliere Ordina dal menu Dati. Si apre la finestra di dialogo
- Nelle caselle Ordina per e Quindi per selezionare le colonne di cui si desidera effettuare l'ordinamento.
Se occorre effettuare l'ordinamento in base a più di tre colonne, ordinare l'elenco in base a quelle meno significative. Se ad esempio l'elenco contiene delle informazioni sugli impiegati che si desidera ordinare per Ufficio, Titolo, Cognome e Nome, sarà necessario ordinare l'elenco due volte. La prima volta, selezionare Nome dalla casella Ordina per e ordinare l'elenco. La seconda volta, selezionare Ufficio dalla casella Ordina per, quindi Titolo dalla prima casella Quindi per e infine Cognome dalla seconda casella Quindi per e ordinare di nuovo l'elenco.
- Selezionare le altre opzioni di ordinamento desiderate, quindi scegliere OK.
Se necessario, ripetere i passaggi da 2 a 4 utilizzando le colonne in ordine di importanza.
Note
- Se la colonna specificata nella casella Ordina per contiene delle voci duplicate, è possibile effettuare un ulteriore ordinamento specificando un'altra colonna nella prima casella Quindi per. Se anche questa colonna contiene degli elementi duplicati, è possibile specificare una terza colonna di ordinamento nella seconda casella Quindi per.
- Quando si ordinano delle righe appartenenti a una struttura del foglio di lavoro, verranno ordinati i gruppi di livello più alto (di livello 1) in modo che le righe e le colonne di dettaglio restino unite anche nel caso in cui siano nascoste.
Ordinare le colonne in base al contenuto delle righe
- Fare clic su una cella dell'elenco che si desidera ordinare.
- Scegliere Ordina dal menu Dati.
- Scegliere il pulsante Opzioni.
- Nella casella Orientamento, selezionare Ordina da sinistra a destra, quindi scegliere OK.
- Nelle caselle Ordina per e Quindi per selezionare le righe di cui si desidera effettuare l'ordinamento.
Ordinare gli elenchi di mesi, di giorni della settimana o gli elenchi personalizzati
- Selezionare una cella o un intervallo dell'elenco che si desidera ordinare.
- Scegliere Ordina dal menu Dati.
- Scegliere il pulsante Opzioni.
- Nella casella Prima chiave di ordinamento selezionare l'ordinamento personalizzato desiderato, quindi scegliere OK.
- Selezionare le altre opzioni di ordinamento desiderate, quindi scegliere OK.
Note
- L'ordinamento personalizzato viene applicato solo per la colonna specificata nella casella Ordina per. Per ordinare in base a più colonne utilizzando un criterio personalizzato, è necessario eseguire i singoli ordinamenti separatamente. Per ordinare ad esempio le colonne A e B in quest'ordine di importanza, ordinare l'elenco prima in base alla colonna B e specificare il tipo di ordinamento personalizzato nella finestra di dialogo Opzioni di ordinamento, quindi ordinare l'elenco in base alla colonna A.
- Se si desidera disporre le voci di un elenco secondo un ordine specifico, ad esempio nel caso di dati organizzativi, è possibile utilizzare un elenco personalizzato.
Tipi di ordinamento predefiniti
I tipi di ordinamento utilizzati in Microsoft Excel consentono di ordinare i dati in base al valore di questi ultimi anziché in base al formato.
Di seguito vengono riportati i criteri seguiti per l'ordinamento crescente. Per l'ordinamento decrescente tale ordine va invertito, fatta eccezione per le celle vuote che vengono sempre poste alla fine.
Numeri I numeri vengono ordinati a partire dal più piccolo numero negativo al più grande numero positivo.
Ordinamento alfanumerico Quando si ordina un testo alfanumerico, questo viene disposto da sinistra verso destra e carattere per carattere. Una cella contenente il testo "A100" ad esempio verrà posta dopo una cella contenente la voce "A1", ma prima di una cella contenente la voce "A11".
Il testo e le combinazioni di testo e numeri vengono ordinati nel modo seguente:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (spazio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
Gli apostrofi (') e i trattini (-) vengono ignorati. Nel caso in cui l'unica differenza tra due stringhe di testo è determinata dalla presenza del trattino, il testo che lo include viene ordinato per ultimo.
Valori logici Il valore logico FALSO viene posto prima del valore logico VERO.
Valori di errore Tutti i valori di errore hanno la stessa priorità di ordinamento.
Celle vuote Le celle vuote vengono sempre poste alla fine.
4.2.6.2 Disporre in ordine alfabetico crescente o decrescente i dati selezionati
Ordinare le righe in ordine decrescente in base al contenuto di una colonna
A meno che non vengano modificate, le opzioni di ordinamento impostate per un elenco verranno utilizzate anche per gli ordinamenti successivi.
- Fare clic su una cella della colonna in base alla quale si desidera effettuare l'ordinamento.
- Fare clic su Ordinamento decrescente (
).
Per tutte le altre modalità di ordinamento vale ciò che è stato detto nel paragrafo precedente riguardo all'ordinamento crescente.
Strutturare un foglio elettronico come un database
Excel non solo è utile per organizzare e manipolare numeri, ma può costituire un pratico strumento per costruire in modo semplice archivi di dati. Strutturando un foglio come un database è possibile mettere in relazione i dati in base a determinati criteri di ricerca, cercare informazioni e riorganizzarle secondo nuovi criteri di ordinamento.
Se si vuole rendere più efficiente la propria agenda degli indirizzi, per esempio, è possibile trasferirla su un foglio elettronico. In questo modo si possono ordinare tutti i nomi dei propri amici in base alla città di residenza, oppure è possibile effettuare una ricerca per scoprire in tempo utile la data di un compleanno.
Per strutturare un foglio elettronico come un database è necessario creare delle categorie di ordinamento in base alle quali organizzare i dati, per esempio, nel caso di un'agenda con indirizzi, nome, numero di telefono, data del compleanno ecc, in modo che ogni categoria costituisca l'etichetta di una colonna.
Un foglio elettronico di questo tipo contiene la stessa categoria di dati in ciascuna colonna, e i dati di ciascuna riga sono correlati tra loro. Continuando con l'esempio dell'agenda, mentre le colonne dovrebbero contenere i dati dello stesso tipo (nome, indirizzo, ecc.) in ogni riga andrebbero i dati riferiti alla stessa persona.
Nell'inserire i dati è importante non lasciare alcuna riga vuota e dare alle informazioni un'impostazione omogenea, per esempio scrivendo date e indirizzi sempre allo stesso modo.
Dopo aver creato una lista di dati omogenei è possibile ordinarli secondo diversi parametri, in modo da disporre le righe di un elenco in base al contenuto di una colonna.
Nel caso dell'agenda, per esempio, è possibile ordinare gli indirizzi secondo la città di residenza, oppure in ordine alfabetico in base al cognome e così via.
Per ordinare i dati di una lista selezionate una delle celle che contengono i dati da organizzare, aprite il menu Dati e fate clic sulla voce Ordina: Excel apre una finestra di dialogo nella quale è possibile scegliere uno o più parametri di ordinamento.
Una volta selezionate le colonne e il tipo di ordinamento che si vuole effettuare, fate clic sul pulsante OK e Excel ridispone tutte le righe del foglio in base all'ordine crescente o decrescente dei valori contenuti nelle colonne selezionate.
Filtrare i dati di una lista
Oltre a ordinare la lista in base a parametri stabiliti, è possibile filtrare i dati in modo da visualizzare soltanto le righe che interessano. Dalla rubrica di indirizzi, per esempio, è possibile ottenere la lista di tutti gli amici residenti in una certa città.
Il filtro permette non solo di visualizzare i dati che interessano, ma anche di modificarli o produrre grafici a partire da essi. A differenza dell'ordinamento, lo strumento del filtro non sposta le righe della lista, ma nasconde le righe che non soddisfano i criteri di selezione.
Per individuare rapidamente gli elementi che volete visualizzare in un elenco, selezionate una cella del foglio o una voce di campo, aprite il menu e fate clic sulla voce Filtro, quindi scegliete la voce Filtro automatico dal menu a discesa: Excel inserisce un pulsante di selezione per il filtro automatico a lato di ogni etichetta di colonna.
Se si fa clic su una delle frecce dei pulsanti di selezione per il filtro è possibile visualizzare un menu con tutte le voci presenti nella colonna e scegliere la voce in base alla quale filtrare i dati. Per tornare a vedere tutte le righe del foglio selezionate dal menu la voce Tutto.
Filtri personalizzati
È anche possibile raffinare la ricerca e applicare dei filtri personalizzati, cioè filtri che possono essere utilizzati per visualizzare righe in grado di soddisfare più condizioni in una stessa colonna.
In questo modo, per esempio, nella lista degli indirizzi si possono selezionare le righe che fanno riferimento a più nomi di città. Se scegliete la voce Personalizza dal menu per il filtro che compare a lato di ogni colonna, Excel apre una finestra di dialogo nella quale è possibile indicare i criteri di selezione.
Nella casella Mostra righe selezionate l'operatore di confronto in base al quale filtrare i dati: gli operatori possono essere Uguale, Maggiore o Minore di, oppure, nel caso di valori testuali, Inizia con, Finisce, Contiene, ecc.
Una volta inserito l'operatore di confronto, inserite il valore da utilizzare come termine di confronto nella casella del valore alla sua destra.
In un foglio per la contabilità, per esempio, potrebbe essere necessario selezionare tutte le voci di spesa che superano £ 200.000.
Nella finestra Personalizza è possibile utilizzare anche due criteri di filtro per la stessa colonna, per esempio cercare le righe che contengono valori compresi fra £200.000 e £400.000.
Dopo aver selezionato il primo operatore di confronto , si deve fare clic sul pulsante AND e introdurre un secondo operatore di confronto.
- Esercitazione
- Aprire l'applicazione Microsoft Excel; aprire un nuovo documento e salvarlo su un dischetto col nome proprio e la data dell'esercitazione. In esso saranno svolte le esercitazioni.
- Lasciando aperta l'applicazione Excel, aprire in Word un file di nome "Esercitazione Excel Modulo 1Sezione 2" e tenerlo aperto. In esso vengano riportate tutte le risposte e le osservazioni richieste nel corso dell'esercitazione.
- Rispondere alle seguenti domande:
- In quale unità di misura viene espressa la larghezza di una colonna?
- In quale unità di misura viene espressa l'altezza di una riga?
- Descrivere le operazioni necessarie per impostare la larghezza di tre colonne contigue al valore di 15,5.
- Descrivere le operazioni necessarie, solo col mouse, per impostare tre colonne al contenuto delle celle.
- Costruire una tabella inserendo nella cella A1 l'etichetta "Spese". Dalla cella B2 alla cella M2 inserire i nomi dei mesi. Dalla cella A3 alla cella A7 inserire le voci "Vitto", "Vestiti", "Telefono", "ENEL", "Auto"
- Inserire nelle celle corrispondenti a ogni mese le uscite verosimili corrispondenti alle diverse voci.
- Adattare automaticamente la larghezza delle colonne e l'altezza delle righe ai contenuti delle celle. Correggere righe e colonne che contengono testo allargandole leggermente.
- Modificare la voce "Vestiti" in "Vestiario"
- Modificare la voce "Spese" in "Bilancio familiare d'uscita per l'anno 1999"
- Selezionare l'intervallo A1:M7 e copiarlo nella stessa posizione del Foglio2.
- Operando sul foglio 2 cancellare, dopo averle selezionate tutte, i contenuti delle celle C5, D7, J4:J7.
- Annullare l'operazione precedente.
- Spostare la colonna C dopo la colonna G. Riportare la colonna spostata nella posizione predente.
- Tornare sul Foglio1. Mettere in ordine alfabetico crescente l'intervallo B3:B7. Mettere in ordine numerico crescente l'intervallo C3:C7. Mettere in ordine numerico decrescente l'intervallo C3:C7.
- Chiudere i file aperti e consegnare il dischetto all'istruttore
MODULO 4
SEZIONE 3
MODULO 4: Foglio Elettronico
SEZIONE 3: Funzioni e formule
4.3.1 Funzioni aritmetiche e logiche
Prima di passare all'uso di formule e funzioni è bene chiarire meglio i riferimenti alle celle e agli intervalli, in quanto essi sono di norma usati nelle formule e nelle funzioni.
Un riferimento identifica una cella o un intervallo di celle in un foglio di lavoro e viene utilizzato per la ricerca dei valori che si desidera includere in una formula. Grazie ai riferimenti in una sola formula è possibile utilizzare i dati contenuti in diverse parti di un foglio di lavoro oppure il valore di un'unica cella in più formule. È inoltre possibile fare riferimento a celle di altri fogli della stessa cartella di lavoro, ad altre cartelle di lavoro e a dati presenti in altri programmi. I riferimenti a celle in altre cartelle di lavoro sono denominati riferimenti esterni e i riferimenti ai dati di altri programmi sono denominati riferimenti remoti.
In base all'impostazione predefinita, in Excel viene utilizzato lo stile di riferimento A1, in cui le colonne sono identificate da lettere (da A a IV, per un totale di 256 colonne) e le righe sono identificate da numeri (da 1 a 65536). Tali lettere e numeri costituiscono le intestazioni di riga e di colonna. Per fare riferimento a una cella, immettere la lettera della colonna seguita dal numero di riga. D50 si riferisce ad esempio alla cella posizionata all'intersezione tra la colonna D e la riga 50. Per fare riferimento a un intervallo di celle, immettere il riferimento della cella nell'angolo superiore sinistro dell'intervallo, i due punti (:), quindi il riferimento della cella nell'angolo inferiore destro. Di seguito sono riportati esempi di riferimenti.
Per fare riferimento a |
Utilizzare |
Cella all'intersezione della colonna A e della riga 10 |
A10 |
Intervallo di celle delimitato dalla colonna A e dalle righe da 10 a 20 |
A10:A20 |
Intervallo di celle delimitato dalla riga 15 e dalle colonne da B a E |
B15:E15 |
Tutte le celle della riga 5 |
5:5 |
Tutte le celle delle righe da 5 a 10 |
5:10 |
Tutte le celle della colonna H |
H:H |
Tutte le celle delle colonne da H a J |
H:J |
Intervallo di celle delimitato dalle colonne da A a E e dalle righe da 10 a 20 |
A10:E20 |
Lo Stile di riferimento R1C1 viene usato maggiormente nelle macro e nelle routines Visual Basic. In questo riferimento si inseriscono dopo R il numero di riga e dopo C il numero di colonna ad esempio R10C2 indica la cella B10.
I riferimenti possono essere assoluti e relativi.
Se in una formula scriviamo per esempio =somma(A1:D1) e la formula viene inserita nella cella E1, in questa cella comparirà la somma dei contenuti delle celle da A1 a D1. Se ora copiamo la formula nella cella E2 Excell intende che il riferimento alle celle è relativo, cioè, poichè la formula si trova in E2, l'intervallo della formula diventa A2:D2 e la formula copiata sarà =somma(A2:D2); e cos' via se copiamo la formula in altre celle. Questo tipo di riferimento si chiama relativo.
Se, al contrario, in una formula vogliamo che il riferimento ad una cella o ad un intervallo sia assoluto, e cioè che la cella o l'intervallo rimanga sempre lo stesso copiando la formula, allora dobbiamo far precedere i nomi di cella dal simbolo $. Così, se scriviamo =somma($A$1:$D$1), anche se copiamo la formula, viene sempre riportata la somma relativa alle celle da A1 a D1. E' da osservare che possiamo rendere assoluti o relativi riga e colonna, oppure l'una o l'altra. Così, se scriviamo $A1 intendiamo dire che la colonna è relativa e cambierà nelle formule copiate, mentre la riga rimane fissa la 1. Possiamo avere perciò per una cella le scritte A1, $A1, A$1, $A$1 rendendo relative riga e colonna, solo colonna, solo riga, entrambe.
Etichette e nomi È possibile utilizzare le etichette delle righe e delle colonne di un foglio di lavoro per fare riferimento alle celle delimitate da tali righe e colonne. "Prezzo", "Quantità" e "Totale" sono esempi di etichette utilizzabili. In alternativa, è possibile assegnare nomi descrittivi che rappresentino celle, intervalli di celle, formule o valori costanti.
Riferimenti 3D Se si desidera analizzare dati presenti in una cella o un intervallo di celle in più fogli all'interno della cartella di lavoro, utilizzare i riferimenti 3D. Un riferimento 3D include il riferimento di cella o di intervallo preceduto da un intervallo di nomi di fogli di lavoro. È possibile utilizzare qualunque nome memorizzato tra il primo e l'ultimo nome del riferimento. =SOMMA(Foglio2:Foglio13!B5) ad esempio consente di addizionare i valori contenuti nella cella B5 in tutti i fogli compresi tra il Foglio 2 e il Foglio 13 inclusi.
Non è inutile, a questo punto, dare una definizione di formula e funzione.
Una formula è un'insieme di costanti e riferimenti uniti da operatori matematici. Una formula in Excel inizia con = (uguale). Ad esempio =(A1*235*B3+C5) è una formula che inserisce nella cella il risultato delle operazioni contenute in essa. Gli operatori matematici riconosciuti da Excel sono
+ |
Somma |
- |
Sottrazione |
* |
Moltiplicazione |
/ |
Divisione |
% |
Percentuale |
^ |
Elevamento a potenza |
= |
Uguale a |
> |
Maggiore di |
< |
Minore di |
>= |
Maggiore di o uguale a |
<= |
Minore di o uguale a |
<> |
Diverso da |
& |
Concatenamento di testo |
Essi sono chiamati anche funzioni in quanto effettuano un calcolo fra dati o fra funzioni.
Una funzione è una ruotine che Excel richiama ogni volta che la incontra e che fornisce un valore (numerico o di stringa) calcolato dalla routine. Ad esempio somma(intervallo) è una funzione che calcola la somma dei contenuti dell'intervallo di celle specificato, Adesso() calcola la data odierna. Excel contiene moltissime funzioni per tutte le esigenze di calcolo. Cercare nella guida alle voci Funzioni matematiche e trigonometriche, Funzioni statistiche, funzioni del database, funzioni data e ora etc.. Una funzione termina sempre con aperta e chiusa parentesi () anche se fra di esse non vi sono parametri.
4.3.1.1 Usare le funzioni aritmetiche e logiche
Le funzioni più importanti sono senza dubbio gli operatori aritmetici (+ - * /) di somma, differenza, prodotto e quoziente, che permettono di costruire formule per tutte le esigenze insieme all'operatore elevamento a potenza (^). Ricordiamo ancora che una formula comincia sempre con =(uguale) e può contenere costanti, riferimenti di celle e di intervalli, funzioni.
Se in una formula sono presenti diversi operatori, l'ordine di esecuzione delle operazioni sarà quello illustrato nella tabella che segue. Se una formula contiene operatori dotati della stessa precedenza, come quelli di moltiplicazione e divisione, essi verranno calcolati da sinistra a destra. Per modificare l'ordine del calcolo, racchiudere tra parentesi la parte della formula che si desidera calcolare prima.
Operatore |
Descrizione |
: (due punti) (spazio singolo) ; (punto e virgola) |
Operatori di riferimento |
– |
Negazione (–1) |
% |
Percentuale |
^ |
Elevamento a potenza |
* e / |
Moltiplicazione e divisione |
+ e – |
Addizione e sottrazione |
& |
Concatenazione di stringhe |
= < > <= >= <> |
Confronto |
Quando in una cella viene introdotta una formula che contiene riferimenti, se qualche valore contenuto nei riferimenti cambia, Excel ricalcola le formule e aggiorna i valori nelle celle contenenti le formule.
Per accedere a tutte le funzioni disponibili in Excel si può attivare il comando Inserisci/Funzione... dalla barra del menu. Si apre la finestra di dialogo Incolla Funzione che presenta l'elenco di tutte le funzioni.
In basso è riportata una spiegazione e la sintassi della funzione. Per ulteriori informazioni si può cliccare sulla guida (?) in basso a sinistra.
Scelta la funzione è sufficiente fare click su di essa. Si apre un'altra finestra in cui è possibile scegliere le celle o gli intervalli interessati
Nelle funzioni e nelle formule sono contenuti, in genere, celle e intervalli. Per individuare l'intervallo contenuto in una formula è sufficiente fare doppio click sulla cella che contiene la formula. Excel evidenzia con un contorno azzurro l'intervallo. Per cambiare il riferimento si può trascinare il contorno in un'altra posizione oppure modificarlo trascinando col sinistro il quadratino di riempimento della selezione. Fatte le modifiche è sufficiente premere INVIO.
4.3.1.2 Riconoscere i messaggi standard di errore associati a formule
Se non è possibile calcolare il risultato di una formula, verrà visualizzato un valore di errore. È possibile ad esempio che si verifichi un errore se si utilizza del testo laddove la formula richiede un valore numerico, se si elimina una cella a cui fa riferimento una formula oppure se si utilizza una cella non sufficientemente ampia da consentire la visualizzazione del risultato.
Altri valori di errore possono dipendere da ragioni esterne alla formula stessa. Se ad esempio una formula visualizza #N/D oppure #VALORE!, è possibile che l'errore risieda in una cella a cui la formula fa riferimento. È possibile individuare le celle che forniscono valori di errore alle formule tramite gli strumenti di controllo nel modo seguente
- Visualizzare la barra degli strumenti Controllo scegliendo Controllo dal menu Strumenti, quindi Barra degli strumenti Controllo.
Prima di utilizzare la barra degli strumenti Controllo, scegliere Opzioni dal menu Visualizza e assicurarsi che nella scheda Visualizza sia selezionato il pulsante di opzione Mostra tutto o Mostra segnaposti.
- Fare clic sulla cella in cui è visualizzato l'errore.
- Fare clic sul pulsante Individua errore (
).
Nota Per selezionare la cella all'estremità opposta di una freccia di controllo, fare doppio clic sulla freccia stessa.
Gli errori più ricorrenti, che compaiono in una cella che contiene una formula errata sono:
Errore ##### |
Un valore di errore ##### si verifica quando la cella contiene un numero, una data o un'ora che non rientra nella cella oppure quando contiene una formula di data e/o di ora che genera un risultato negativo. |
Errore #VALORE! |
Il valore di errore #VALORE! viene visualizzato quando viene utilizzato un tipo di argomento o di operando errato oppure se la caratteristica Correzione automatica formula non è in grado di correggere la formula. |
Errore #DIV/0! |
Il valore di errore #DIV/0! viene visualizzato quando il divisore di una formula è uguale a 0 (zero). |
Errore #NOME? |
Il valore di errore #NOME? viene visualizzato quando il testo contenuto in una formula non viene riconosciuto. |
Errore #N/D |
Il valore di errore #N/D viene visualizzato quando il valore che occorre a una funzione o a una formula non è disponibile. Se certe celle del foglio di lavoro sono destinate a contenere dati non ancora disponibili, immettere il valore #N/D in queste celle. In tal modo le formule che fanno riferimento a esse non calcoleranno alcun valore e restituiranno semplicemente il valore #N/D. |
Errore #RIF! |
Il valore di errore #RIF! viene visualizzato quando un riferimento di cella non è valido. |
Errore #NUM! |
Il valore di errore #NUM! viene visualizzato quando si verifica un problema con un numero contenuto in una formula o in una funzione. |
Errore #NULLO! |
Il valore di errore #NULLO! viene visualizzato quando si specifica un'intersezione di due aree che non si intersecano. |
4.3.1.3 Usare lo strumento riempimento automatico per copiare o incrementare dati
Nella seconda sezione si è già parlato di copiare e incollare dati e come ottenere automaticamente serie di dati. Ricordiamo in questo paragrafo che per copiare o spostare i dati (valori o formule) contenuti in una selezione, oltre che operare con i comandi Taglia, Copia e Incolla, possono essere usati i pulsanti sinistro e destro del mouse e il tasto CTRL una volta posizionato il cursore sul bordo della selezione o sul quadratino di riempimento automatico. I risultati che si ottengono trascinando con le varie combinazioni di tasti sono:
Trascinando dal bordo della selezione
Trascina la selezione col pulsante sinistro del mouse |
Sposta la selezione nel punto desiderato. Verranno chieste informazioni se sono presenti altri dati |
CTRL+Trascina la selezione col pulsante sinistro del mouse |
Copia la selezione nel punto desiderato. Verranno chieste informazioni se sono presenti altri dati |
Trascina la selezione col pulsante destro del mouse con o senza il tasto CTRL |
Si apre un menu di scelta rapida per effettuare diverse azioni |
Trascinando dal quadratino di riempimento della selezione
Trascina la selezione col pulsante sinistro del mouse |
Riempie le celle contigue con serie dipendenti dal tipo di dati, come numeri, mesi, giorni etc., crescenti o decrescenti a seconda dello spostamento. |
CTRL+Trascina la selezione col pulsante sinistro del mouse |
Copia la selezione nelle caselle ricoperte nello spostamento del mouse. |
Trascina la selezione col pulsante destro del mouse con o senza il tasto CTRL |
Si apre un menu di scelta rapida per effettuare diverse azioni |
Trascinando col destro del mouse il quadratino di riempimento, in particolare, si apre il menu di scelta rapida. Se si fa click sulla voce Serie... si apre una finestra di dialogo in cui si può decidere con che tipo di serie si devono riempire le celle.
4.3.1.4,5 Capire e usare i riferimenti relativi e assoluti nelle formule e funzioni.
Abbiamo spiegato nell'introduzione che cos'è un riferimento relativo e assoluto. Aggiungiamo qui qualche approfondimento.
La potenza del foglio elettronico stà nel fatto che esso calcola proprio facendo riferimento alle celle del foglio o addirittura di altri fogli o di altre cartelle, di modo che, se vengono modificati i dati dei riferimenti, vengono ricalcolate tutte le formule e nelle relative caselle appaiono i dati aggiornati. Nelle tabelle, molto spesso si ha bisogno di totali parziali e complessivi oppure di formule che calcolino un valore in base ai dati contenuti in righe o colonne. In questi casi sarebbe noioso riscrivere per ogni riga o colonna la stessa formula con i riferimenti cambiati. Ecco allora che Excel intende, per default, che il riferimento è relativo, per cui, copiando la formula nella riga successiva, automaticamente i riferimenti vengono fatti ai dati della riga successiva, a meno che gli indici di riga e colonna non vengano fatti precedere dal simbolo $; in tal caso Excel intende il riferimento come assoluto.
Prendiamo ad esempio una formula che calcola la forza di attrazione newtoniana, date le masse di due corpi e la distanza ( F=k*M*m/d2). I dati siano disposti nel seguente modo:
in A1 sia presente la costante k
nell'intervallo A2:C2 siano presenti M, m, e d. Altri valori di M, m e d siano presenti nelle righe successive negli intervalli A3:C3, A4:C4 etc.
Nella cella D2 scriviamo la formula, che risulterà
=$A$1*A2*B2/(C2^2)
La cella A1 deve essere un riferimento assoluto perchè nella formula il valore è sempre lo stesso. Le celle A2, B2 e C2 sono riferimenti relativi, perchè nelle diverse righe i valori di M, m e d cambiano. Copiando la formula nelle celle D3, D4 etc. essa per ogni riga sarà cambiata automaticamente rispettando il riferimento. Così in D3 la formula diventa =$A$1*A3*B3/(C3^2) , in D4 diventa =$A$1*A4*B4/(C4^2) etc.. Se non avessimo messo il simbolo di riferimento assoluto, $, davanti alla cella A1 le formule sarebbero diventate in D3 =A2*A3*B3/(C3^2), in D4 =A3*A4*B4/(C4^2), chiaramente errate perchè in A2, A3 etc. sono contenuti valori di M.
4.3.2 Lavorare con le funzioni.
4.3.2.1 Usare la funzione di somma.
Tutte le funzioni matematiche, con la loro sintassi e spiegazioni, si possono trovare nella guida di Excel cercando "Funzioni matematiche e trigonometriche". Allo stesso modo si possono cercare le "Funzioni statistiche", le "Funzioni di database" etc. In questo paragrafo trattiamo soltanto la funzione somma() e nel successivo la funzione media(), semplicemente per fare un esempio ed essendo esse molto usate.
Funzione SOMMA
Somma tutti i numeri presenti in un intervallo di celle.
Sintassi
SOMMA(num1;num2; ...)
Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti di cui si desidera il valore totale o somma.
- I numeri, i valori logici e la rappresentazioni di numeri in formato testo digitati direttamente nell'elenco degli argomenti vengono inclusi nel calcolo. Vedere i primi due esempi che seguono.
- Se un argomento è costituito da una matrice o da un riferimento, verranno utilizzati solo i numeri presenti nella matrice o nel riferimento, mentre le celle vuote, i valori logici, il testo o i valori di errore verranno ignorati. Vedere il terzo degli esempi che seguono.
- Gli argomenti rappresentati da valori di errore o da testo non convertibile in numeri determinano degli errori.
Esempi
SOMMA(3; 2) è uguale a 5
SOMMA("3"; 2; VERO) è uguale a 6 in quanto i valori in formato testo vengono convertiti in numeri e il valore logico VERO viene considerato uguale a 1.
A differenza di quanto illustrato nell'esempio precedente, se A1 contiene "3" e B1 contiene VERO:
SOMMA(A1; B1; 2) è uguale a 2 in quanto i riferimenti a valori non numerici presenti nei riferimenti non vengono convertiti.
Se le celle dell'intervallo A2:E2 contengono i valori 5, 15, 30, 40 e 50:
SOMMA(A2:C2) è uguale a 50
SOMMA(B2:E2; 15) è uguale a 150
La funzione somma è la funzione più comunemente usata. Se essa serve solo a verificare la somma di un certo intervallo di celle, ricordare che quando viene selezionata una zona del foglio, appare automaticamente la somma dei valori numerici sulla barra di stato.
Naturalmente la funzione somma (come tutte le altre funzioni) possono entrare a far parte di una formula. Per esempio =A3*135/somma(A5:D10) effettua il prodotto fra il contenuto della cella A3 per 135 e divide per la somma dei valori dell'intervallo A4:D10.
4.3.2.2 Usare la funzione di media.
La funzione media() fa parte delle "Funzioni statistiche" il cui elenco completo si può trovare nella guida di Excel
Funzione MEDIA
Essa restituisce la media aritmetica degli argomenti.
Sintassi
MEDIA(num1; num2; ...)
Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti numerici di cui si desidera calcolare la media.
Osservazioni
- Gli argomenti devono essere numeri o nomi, matrici oppure riferimenti che contengono numeri.
- Se una matrice o un riferimento contiene testo, valori logici o celle vuote, tali valori verranno ignorati. Le celle contenenti il valore zero verranno invece incluse nel calcolo.
Suggerimento Quando si calcola la media delle celle, tenere presente la differenza esistente tra celle vuote e celle che contengono il valore zero, soprattutto nel caso in cui sia stata deselezionata la casella di controllo Zeri nella scheda Visualizza, che è possibile visualizzare scegliendo Opzioni dal menu Strumenti. Le celle vuote non vengono conteggiate, al contrario degli zeri.
Esempi
Se l'intervallo A1:A5 viene denominato Punteggi e contiene i numeri 10, 7, 9, 27 e 2:
MEDIA(A1:A5) è uguale a 11
MEDIA(Punteggi) è uguale a 11
MEDIA(A1:A5; 5) è uguale a 10
MEDIA(A1:A5) è uguale a SOMMA(A1:A5)/CONTA.NUMERI(A1:A5) è uguale a 11
Se l'intervallo C1:C3 viene denominato AltriPunteggi e contiene i numeri 4, 18 e 7:
MEDIA(Punteggi; AltriPunteggi) è uguale a 10,5
Oltre la media aritmetica esistono le funzioni matematiche di altre medie:
MEDIA.DEV Restituisce la media delle deviazioni assolute dei valori rispetto alla loro media
MEDIA Restituisce la media degli argomenti
MEDIA.VALORI Restituisce la media degli argomenti, inclusi i numeri, il testo e i valori logici
MEDIA.GEOMETRICA Restituisce la media geometrica
MEDIA.ARMONICA Restituisce la media armonica
MEDIANA Restituisce la mediana dei numeri specificati
MEDIA.TRONCATA Restituisce la media della parte interna di un insieme di dati
4.3. Esercitazione
- Aprire l'applicazione Microsoft Excel; aprire dal dischetto il documento .xls col proprio nome. In esso saranno svolte le esercitazioni.
- Lasciando aperta l'applicazione Excel, aprire in Word un file di nome "Esercitazione Excel Modulo 1Sezione 3" e tenerlo aperto. In esso vengano riportate tutte le risposte e le osservazioni richieste nel corso dell'esercitazione.
- Rispondere alle seguenti domande:
- Che differenza c'è fra una formula e una funzione?
- Per scrivere una formula in Excel è necessario farla precedere dal segno d'apostrofo ('). Vero Falso
- Per introdurre un numero in una cella occorre farlo precedere dal segno + o -. Vero Falso
- Cosa indica il messaggio d'errore "#NOME"?
- Cosa indica il messaggio d'errore "#######"?
- Descrivere le operazioni da fare per riempire 10 celle contigue con valori crescenti di 0.3 unità partendo da 2.
- Le funzioni di Excel non possono essere usate in una formula. Vero Falso
- Dire esattamente cosa vuol dire la formula =somma(A1:F1)*$H$1/(0.5*G1) scritta in J1e scrivere la formula che si ottiene ricopiandola in J3.
- Aprire, se non è già aperto, il file Excel dell'esercitazione Sezione 2, relativo alle spese mensili. Riempire le celle con valori di uscite verosimili. Alla fine di ogni riga e di ogni colonna inserire rispettivamente (usando la formula adeguata) la somma annuale per voce e la somma mensile delle voci di spesa.
- Ancora, alla fine di ogni colonna (copiando la formula) inserire la percentuale mensile di spesa. Allo stesso modo, alla fine di ogni riga inserire la percentuale annuale di spesa per ogni voce.
- Immettere nella cella P2 lo stipendio mensile.
- Scrivere con una formula alla fine di ogni colonna il risparmio mensile (stipendio-spesa) e alla fine della riga il risparmio annuale.
- Cercare nella guida la sintassi della funzione MEDIA, scrivere nella cella A10 "Risparmio medio mensile" e nella cella A11 la formula per ottenere il risparmio medio mensile.
- Salvare tutti i file e consegnare il dischetto all'istruttore.
MODULO 4
SEZIONE 4
MODULO 4: Foglio Elettronico
SEZIONE 4: Formattazione
4.4.1 Formattare le celle: numeri
4.4.1.1 Formattare le celle per inserire numeri interi e decimali.
Formattare un foglio di lavoro significa non solo dare ad esso un aspetto esteticamente migliore e più gradevole, ma soprattutto renderlo più leggibile mettendo in evidenza gli elementi importanti.
Excel offre una gamma vastissima di opzioni di formattazione: potete modificare i caratteri, i bordi, lo stile dei numeri e l'allineamento per rendere più gradevole l'aspetto dei fogli di lavoro.
La procedura per modificare i caratteri nelle celle non è molto diversa da quella di Word: evidenziate i caratteri che volete formattare, quindi selezionate un carattere dall'elenco a discesa Tipo di carattere sulla barra degli strumenti Formattazione e una dimensione per il carattere. Per applicare uno stile particolare fate clic sul pulsante Grassetto, Corsivo o Sottolineato.
Ma Excel offre di più, in quanto una cella contiene dati. In questo senso essa può essere formattata, o predisposta, per contenere tipi di dati particolari. Per formattare una cella in base al tipo di dati fare click su Formato/Celle della barra dei menu; si apre la finestra di dialogo, costituita da diverse schede.
Innanzi tutto esaminiamo la scheda Numero. In essa è possibile scegliere da un lungo elenco come vogliamo che appaia un numero nella cella. Attenzione! anche se un numero apparirà, per esempio, senza cifre decimali, esso è sempre memorizzato con la precisione con cui è stato immesso (se abbiamo inserito 12,5 e scegliamo come visualizzazione di cella numero intero, nella cella apparirà 12, ma rimane memorizzato 12,5. Se si cambia il formato numerico di cella apparirà 12,5).
Selezionando Numero dall'elenco delle categorie appare la casella in cui si può immettere il numero di cifre decimali da visualizzare, eventualmente il separatore delle migliaia e come appaiono i numeri negativi. Se inseriamo un numero con 2 cifre decimali e abbiamo scelto come formato cella 4 cifre decimali, verranno aggiunti due zeri in modo che le cifre decimali siano 4. In alcuni campi scientifici non è indifferente scrivere 12,53 e 12,5300, per cui bisogna stare attenti alle proprie esigenze. Scegliendo dall'elenco delle categorie Generale, il numero sarà visualizzato con le cifre decimali immesse senza gli zeri finali dopo la virgola. Se si vuole immettere i numeri con le cifre decimali volute occorre scegliere la categoria Personalizzato.
- Selezionare le celle che si desidera formattare.
- Scegliere Celle dal menu Formato, quindi scegliere la scheda Numero.
- Dall'elenco Categoria selezionare una categoria, quindi un formato incorporato simile a quello desiderato.
- Dall'elenco Categoria selezionare Personalizzato.
- Per creare il formato desiderato, modificare i codici del formato numerico nella casella Tipo.
La modifica di un formato incorporato non ne comporta la rimozione.
È possibile specificare un massimo di quattro sezioni di codici di formato. Le sezioni, separate da un punto e virgola, definiscono i formati relativi ai numeri positivi e negativi, ai valori zero e al testo, in tale ordine. Se si specificano solo due sezioni, la prima viene utilizzata per i numeri positivi e gli zeri e la seconda per i numeri negativi. Se si specifica una sezione, tutti i numeri ne utilizzano il formato. Se si salta una sezione, includere il punto e virgola finale relativo a tale sezione.
Il simbolo # una posizione di una cifra. Introducendo come maschera nel formato personalizzato #.###### significherà che verranno visualizzate tutte le cifre intere e tutte le decimali fino sei senza aggiungere zeri finali. In ogni caso conviene prendere confidenza scegliendo formati stabiliti o sperimentando maschere personalizzate e vedere come verrà visualizzato il numero.
4.4.1.2 Formattare le celle per inserire numeri interi e decimali.
Una funzione importante in Excel è la funzione data. Una cella può essere formattata per contenere date scegliendo Data dall'elenco delle categorie della scheda Numero. E' possibile scegliere fra numerosi formati data a seconda delle proprie esigenze. Attenzione, però! Escel ha il suo modo di interpretare le date.
Poiché le regole che determinano il modo in cui i programmi di calcolo interpretano le date sono complesse, quando si immettono date è necessario utilizzare il massimo della precisione. Ciò garantirà un alto livello di precisione nei calcoli delle date.
Modalità con cui Excel interpreta le date ambigue
Quando interpreta date ambigue, Excel procede per supposizioni. Ad esempio, quando si inserisce una data che include solo il mese e una o due cifre, Excel assume che da 1 a 31 sia il giorno e che l'anno sia l'anno corrente. Excel assume che 01 dicembre sia 1 dicembre dell'anno corrente, non dicembre dell'anno 2001 oppure che dicembre 32 sia 1 dicembre 1932.
Modalità secondo cui Excel interpreta gli anni a due cifre Per impostazione predefinita, quando si inserisce un valore di anno a due cifre, Excel lo interpreta nel seguente modo:
- da 00 a 29 Excel interpreta i valori di anno a due cifre da 00 a 29 come gli anni che vanno dal 2000 al 2029. Ad esempio, se si digita la data 28/5/19, Excel assume che la data sia 28 maggio, 2019.
- da 30 a 99 Excel interpreta i valori anno a due cifre da 30 a 99 come gli anni che vanno dal 1930 al 1999. Ad esempio, se si digita la data 28/5/98, Excel assume che la data sia 28 maggio, 1998.
Utilizzare anni a quattro cifre Per assicurarsi che Excel interpreti i valori anno nel modo desiderato, è possibile digitare i valori anno a quattro cifre (ad esempio, 2001, piuttosto che 01).
Excel tratta le date come un numero seriale. La funzione che restituisce tale numero è DATA(anno;mese;giorno).
Anno può avere da una a quattro cifre. L'anno viene interpretato a seconda del sistema di data utilizzato. In base all'impostazione predefinita, Excel per Windows utilizza il sistema di data 1900 .
- Se anno è compreso tra lo 0 (zero) ed il 1899 (incluso), tale valore viene aggiunto al 1900 per calcolare l'anno. Ad esempio, DATA(100;1;2) restituirà il 2 gennaio 2000 (1900+100).
- Se anno è compreso tra 1900 e 9999 (incluso), tale valore viene utilizzato come anno.
Ad esempio, DATA(2000;1;2) restituirà il 2 gennaio 2000. - Se anno è minore di 0 o maggiore di 10000, verrà restituito il valore di errore #NUM!.
Mese è un numero che rappresenta il mese dell'anno. Se mese è maggiore di 12, quel numero di mesi verrà aggiunto al primo mese dell'anno specificato. Ad esempio, DATA(1998;14;2) restituirà il numero seriale che rappresenta il 2 febbraio 1999.
Giorno è un numero che rappresenta il giorno del mese. Se giorno è maggiore del numero di giorni del mese specificato, quel numero di giorni verrà aggiunto al primo giorno del mese. Ad esempio, DATA(1998;1;35) restituirà il numero seriale che rappresenta il 4 febbraio 1998.
Osservazioni
- In Excel, le date vengono memorizzate come numeri seriali in sequenza in modo da potervi eseguire dei calcoli. Se la cartella di lavoro utilizza il sistema di data 1900, la data 1 gennaio 1900 viene memorizzata come numero seriale 1. Ad esempio, nel sistema di data 1900, la data 1 gennaio 1998 viene memorizzata come numero seriale 35796 perché sono passati 35.795 giorni dal 1 gennaio 1900. Vedere. L'orario viene memorizzato come numero decimale frazione del giorno aggiunto alla data. La funzione ORARIO(ora;minuto;secondo) restituisce tale numero. In definitiva scrivendo in una cella formattata data "12/03/2003 13:47" Excel memorizza il numero 37692,57. Le funzioni ANNO(numero), Mese(numero), Giorno(numero), ora(numero), minuto(numero), secondo(numero) restituiscono l'anno, il mese, il giorno, l'ora, i minuti e i secondi di un numero seriale.
Se sivule trasformare un numero seriale in data e ora basta formattare la cella in data in una delle forme proposte dalla finestra di dialogo. - La funzione DATA risulta particolarmente utile nelle formule in cui anno, mese e giorni sono formule e non costanti.
Esempio
DATA(1998;1;1) è uguale a 35796, che è il numero seriale corrispondente alla data 1 gennaio 1998.
L'orario viene
4.4.1.3 Formattare le celle per differenti valute.
Esaminiamo ora la formattazione Valuta e Contabilità di una cella. Esse permettono di rappresentare i numeri nelle varie modalità usate nel mondo finanziario.
La finestra di dialogo permette di scegliere, nella categoria Valuta, il simbolo di valuta e il numero di cifre decimali. Il formato contabilità permette, inoltre, di avere incolonnati il simbolo di valuta e le cifre decimali. Ricordare che dalle Impostazioni Internazionali, accessibili da Pannello di controllo, è possibile impostare il separatore delle migliaia e il separatore decimale.
4.4.1.4 Formattare le celle per valori percentuali.
Un altro tipo di formattazione di cella molto usato è il formato numero percentuale. Anche questo è selezionabile dall'elenco Categorie della Scheda Numero della finestra di dialogo che si apre cliccando su Formato Celle... accessibile dal menu Formato oppure cliccando due volte sulla selezione di celle in modo da attivare il menu di scelta rapida.
Se la cella è formattata come numero percentuale, immettendo il valore 0.35 verrà visualizzato 35%. In pratica questo formato moltiplica per cento il valore immesso e aggiunge il simbolo %. Attenzione! Ricordare sempre che la formattazione di cella è solo un modo per visualizzare in un certo modo il numero immesso; nei calcoli viene sempre usato il numero così come è stato immesso. Anche se nella cella appare 35%, nei calcoli viene usato il valore 0,35.
4.4.2 Formattare le celle: testo.
4.4.2.1,2 Modificare le dimensioni del testo e formattare il contenuto delle celle.
Dalla scheda Formato Numero, una cella può essere formattata anche come testo. Ciò significa che anche se inseriamo in una cella un numero, esso verrà interpretato come se fosse un testo (in altri termini come se in una cella generica avessimo inserito " '1423 ").
Formattare il testo contenuto nelle celle è cosa diversa. Dalla finestra di dialogo Formato celle si può scegliere la scheda Carattere.
In essa è possibile scegliere il font, le dimensioni, lo stile, il colore e altre caratteristiche. Il formato scelto verrà applicato a tutte le celle della selezione su cui si sta operando. E' chiaro che se una cella è formattata come numero, tale formattazione permane e il formato carattere verrà applicato ai numeri presenti nelle celle.
Le varie opzioni di formattazione del testo sono accessibili anche dalla barra degli strumenti Formattazione, attraverso i pulsanti relativi.
Il formato carattere scelto può essere applicato a tutto il contenuto di una cella o di una selezione oppure ad una parte del contenuto di una cella. Per far ciò bisogna attivare la modalità modifica nella cella cliccandoci due volte. A questo punto si può selezionare col mouse la parte di testo desiderato e applicare colore, e formato testo desiderato.
Le modifiche di formattazione di una parte di testo possono essere eseguite anche nella barra della formula; la formattazione applicata comparirà nella cella.
4.4.2.3 Modificare l'orientamento del testo.
Scegliendo la scheda Allineamento della finestra di dialogo Formato celle si può impostare la disposizione del testo all'interno di una cella
Il testo può essere allineato orizzontalmente a sinistra, a destra o centrato, e verticalmente in alto, in basso e al centro. Nella casella Rientro si può impostare il valore del rientro rispetto al bordo della cella.
Spuntando la casella Testo a capo, se il testo immesso è troppo lungo per essere contenuto nella cella, essa si allunga in modo che esso va a capo. Naturalmente se la cella venisse allungata orizzontalmente il testo si ridispone fino a riempirla tutta. Le celle vicine a destra e a sinistra, naturalmente, si adegueranno alla nuova larghezza di riga.
Spuntando la casella Riduci e adatta il testo immesso viene adattato alla cella rimpicciolendolo.
Spuntando la cella Unione celle, tutte le celle della selezione vengono unite a formare un'unica cella; le celle intorno conservano la loro dimensione. L'unione celle permette di creare tabelle complesse, moduli e altro.
La casella Orientamento, insieme alla casella Gradi, permette di impostare l'orientamento del testo, verticale o inclinato che sia. Per orientare il testo si può immettere il valore nella casella Gradi, oppure trascinare col mouse il piccolo rombo rosso.
L'allineamento orizzontale del testo di una selezione di celle si può fare anche direttamente coi pulsanti relativi della barra Formattazione.
4.4.3 Formattare le celle: insieme di celle.
Come accennato sopra, più celle possono essere raggruppate per formare un'unica cella. Ciò permette di ottenere tabelle molto articolate e incolonnate in modo da formare veri e propri modelli.
Per raggruppare più celle, effettuare la selezione e aprire la finestra di dialogo Formato Cella cliccando col destro del mouse sulla selezione oppure dal menu Formato/Celle.
Spuntare la casella Unisci celle. Per eliminare il raggruppamento da una selezione, togliere il segno di spunta.
Per unire celle si può far uso del pulsante Unisci celle (
) della barra di Formattazione. Le celle unite possono essere formattate come tutte le altre celle.
4.4.3.2 Aggiungere un bordo a un insieme di celle.
Un'altra delle schede della finestra di dialogo Formato celle è la scheda Bordo
In essa si possono impostare i bordi della cella o di una selezione scegliendo il tipo di linea, il colore e dove inserire i bordi. Ciascun bordo può essere impostato separatamente mediante i pulsanti che funzionano in modo on-off e cioè cliccando si inserisce il bordo e cliccando ancora si disinserisce. Il tutto può essere controllato in anteprima nella casella. Nella figura si vede come ciascuna cella può avere i suoi bordi e i suoi sfondi.
Nella scheda Motivo si può scegliere sia un colore di sfondo che un motivo di sfondo per far risaltare i dati contenuti nelle celle e rendere più leggibile la tabella.
Infine la scheda Protezione permette di proteggere i dati.
Le celle possono essere bloccate e nascoste. Perchè la protezione possa funzionare è necessario, dopo aver spuntato le caselle Bloccata e Nascosta, proteggere il foglio di lavoro usando la voce di menu Strumenti/Protezione... (eventualmente usando una password). Spuntando Bloccata, Excel impedirà che il contenuto della cella possa essere modificato; spuntando Nascosta, non verrà visualizzata nella barra della formula la eventuale formula in essa contenuta, ma solo il suo valore.
Formattazione automatica. Alla fine di questo paragrafo, ma sarebbe bene provarla prima, parliamo della formattazione automatica, che ci permetterà di vedere cosa può fare Excel con la formattazione delle celle e del testo.
Per attivare la formattazione automatica, selezionare la zona da formattare fare click su Formato/Formattazione automatica. Si apre la finestra di dialogo, dalla quale si può scegliere un modello di formattazione:
Naturalmente, una volta scelto il modello, la formattazione può essere modificata a piacere.
Cliccando sul pulsante Opzioni..., vengono visualizzate le caselle di selezione in basso, con le quali si può attivare o disattivare ogni tipo di formattazione.
Formattazione condizionale.
Se una cella contiene i risultati delle formule o altri valori che si desidera controllare, è possibile identificare le celle tramite l'applicazione di formati condizionali. Sarà possibile, ad esempio, applicare alle celle uno sfondo verde, ovvero l'evidenziazione, per valori di vendita effettiva superiori ai valori di vendita prevista e uno sfondo rosso per il caso contrario.
Quando cambiano le condizioni, se il valore delle celle cambia e non corrisponde più alle condizioni specificate, il formato condizionale previsto per tali celle verrà temporaneamente eliminato. I formati condizionali rimangono applicati alle celle fino a quando non vengono rimossi, anche se nessuna delle condizioni specificate è presente e i formati non sono visualizzati.
Per attivare la formattazione condizionale, dopo aver selezionato la zona, cliccare su Formato/Formattazione condizionale. Si apre una finestra di dialogo in cui può essere immessa la formula di condizionamento.
Il pulsante Aggiungi permette di inserire una seconda condizione e anche una terza. Nelle prime due caselle si sceglie la condizione e nelle altre due si possono inserire o valori costanti, oppure riferimenti a celle, selezionabili direttamente sul foglio, cliccando sul quadratino a destra.
4.4.4 Controllo ortografico.
4.4.4.1 Usare lo strumento controllo ortografico.
Excel dispone, naturalmente, anche di un controllo ortografico, che può essere attivato dal menu Strumenti/Controllo ortografico, oppure cliccando sul pulsante relativo (
)
Come si vede dalla finestra di dialogo, si può scegliere il dizionario e, attraverso i pulsanti, si possono effettuare tutte le operazioni di correzione.
Cliccando su Strumenti/Correzione automatica si apre una finestra di dialogo in cui è possibile attivare la correzione durante la digitazione e impostare gli errori ricorrenti da correggere automaticamente.
Nella casella di testo Sostituisci può essere inserito un errore che facciamo di frequente e correggerlo col contenuto della casella Con. In questo modo si può personalizzare la correzione durante la digitazione.
4.4.5 Impostazione del documento.
Per stampare correttamente il proprio lavoro è importante imparare a regolare l'aspetto del foglio, in modo che le stampe corrispondano a ciò che si visualizza sullo schermo.
Anteprima di stampa
Prima di tutto conviene utilizzare la funzionalità Anteprima di stampa, che permette di verificare l'aspetto che il foglio assumerà una volta stampato, impaginazione inclusa: aprite il menu File e selezionate il comando Anteprima di stampa, oppure fate clic sul pulsante Anteprima di stampa (
) sulla barra degli strumenti Standard.
Excel apre la finestra dell'Anteprima di stampa, in cui appare il vostro foglio di lavoro a pagina intera e un cursore a forma di lente di ingrandimento.
Se volete vedere una parte del foglio più da vicino, fate clic con il mouse e ne ingrandirete la visualizzazione, quindi fate clic per tornare alla visualizzazione in modalità foglio intero.
Per uscire dall'Anteprima di stampa e tornare al foglio di lavoro attivo fate clic sul pulsante Chiudi.
Definire i margini. I margini delimitano l'area di stampa e permettono di dimensionare lo spazio bianco tra il bordo del foglio e i dati stampati sulla pagina. Per impostare i margini scegliete il comando Imposta pagina dal menu File e fate clic sulla scheda Margini,
Inserite le dimensioni desiderate nelle caselle Superiore, Interiore, Sinistro e Destro.
Se dovete stampare un foglio di lavoro di piccole dimensioni rispetto all'area di stampa, potete centrarlo tra i margini orizzontale e verticale selezionando una delle opzioni Centra nella pagina.
Una volta definito le impostazioni, fate clic su Anteprima di stampa per verificare l'effetto dei margini sul documento stampato. Se sono necessarie modifiche potete compierle direttamente in anteprima di stampa, facendo clic sul pulsante Margini e trascinando i quadratini che appariranno sul foglio.
4.4.5.2 Aggiustare il documento.
Excel di solito riempie una pagina intera con i dati di un foglio di lavoro, poi inizia a stampare su una seconda pagina. Per assicurarvi che la suddivisione delle pagine sia ordinata e abbia un senso logico potete inserire le interruzioni di pagina.
Per creare un'interruzione selezionate Visualizza/Anteprima interruzione di pagina: Excel mostra il foglio di lavoro con delle linee tratteggiate, che indicano le interruzioni di pagina predefinite, dettate dalle dimensioni della carta. Fate clic nella cella in cui volete inserire un'interruzione di pagina verticale o orizzontale e selezionate Inserisci/Interruzione di pagina: Excel traccia un'interruzione di pagina verticale e orizzontale, visualizzando una linea continua, a sinistra e in cima alla cella selezionata. Per tornare alla modalità di visualizzazione precedente selezionate Visualizza/Normale.
Se avete selezionato la modalità di visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina, potete regolare la posizione delle interruzioni di pagina anche facendo clic con il mouse e trascinandole.
Se non siete soddisfatti delle interruzioni di pagina che avete aggiunto potete eliminarle facilmente: dopo averle visualizzate, posizionate il puntatore del mouse sulla linea blu continua dell'interruzione di pagina che volete cancellare, in modo che il puntatore si trasformi in una doppia freccia, e tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate il mouse verso il lato superiore o sinistro del foglio di lavoro, quindi rilasciate il pulsante.
4.4.5.3 Aggiungere intestazione e piè di pagina.
Quando si devono stampare più fogli relativi agli stessi dati è utile inserire intestazioni e piè di pagina che ne facilitino la lettura, indicando, per esempio, il titolo o il numero di pagina.
Per aggiungere un'intestazione o un piè di pagina aprite il menu File e selezionate il comando Imposta pagina, quindi fate clic sulla scheda Intestazione e piè di pagina della finestra di dialogo Imposta pagina.
Si può aprire direttamente la scheda anche selezionando il comando Visualizza/lntestazione e piè di pagina....
La scheda permette di stabilire il tipo di intestazioni e piè di pagina da inserire nel foglio. È possibile scegliere uno dei modelli predefiniti che si trovano nelle caselle Intestazione e Piè di pagina (come il nome del foglio, la data e l'ora, il numero della pagina, il nome del file o quello dell'autore) oppure fare clic sui pulsanti Personalizza intestazione o Personalizza piè di pagina per modificare la formattazione o aggiungere nuovi elementi alla propria intestazione o al piè di pagina.
Dopo aver scelto le impostazioni che preferite fate clic su OK e intestazioni e piè di pagina saranno inseriti in tutte le pagine del foglio.
4.4.5.4 Cambiare l'orientamento del documento.
Spesso i fogli di lavoro sono più larghi che lunghi: in questi casi potete modificare l'orientamento del foglio di lavoro (di solito l'orientamento predefinito è quello verticale) e selezionare l'orientamento orizzontale: nella finestra Imposta pagina, selezionare la scheda Pagina e, nel riquadro Orientamento, fate clic sul pulsante Orizzontale.
Questa scheda permette di impostare anche il rapporto fra le dimensioni di stampa. Interessante è la scelta Adatta a: che permette di contenere la selezione in una sola o più pagine a piacere. Excel calcola la grandezza dei caratteri e comprime la selezione o il foglio fino a contenerla nelle pagine impostate nelle caselle di testo. Fatte le scelte desiderate si può controllare ciò che verrà stampato cliccando sul pulsante Anteprima di stampa.
L'ultima scheda della finestra di dialogo Imposta pagina è la scheda Foglio:
In questa scheda si possono impostare l'area di stampa e le righe e colonne che si desidera siano ripetute in ciascuna pagina. Gli intervalli possono essere scritti direttamente nelle caselle di testo, oppure selezionarli sul foglio cliccando sull'icona a destra della casella di testo: viene presentato il foglio sul quale si può effettuare la selezione; fatto ciò cliccare di nuovo sull'icona della casella di testo che è rimasta visibile sul foglio.
Si può decidere, infine, mediante le caselle di selezione se stampare la griglia o no, se stampare in nero e con qualità bozza e la sequenza delle pagine da stampare, che può essere orizzontale o verticale.
Fatte queste operazioni si è pronti per passare alla stampa.
4.4 Esercitazione.
- Aprire l'applicazione Microsoft Excel; aprire dal dischetto il documento .xls col proprio nome. In esso saranno svolte le esercitazioni.
- Lasciando aperta l'applicazione Excel, aprire in Word un file di nome "Esercitazione Excel Modulo 4 Sezione 4" e tenerlo aperto. In esso vengano riportate tutte le risposte e le osservazioni richieste nel corso dell'esercitazione.
- Rispondere alle seguenti domande:
- Per formato cella si intende lo stile di testo in essa contenuto. Vero Falso
- Una cella di un foglio Excel può contenere solo testo e numeri. Vero Falso
- Qual'è la differenza fra formato cella e formato testo?
- Dire cosa accade inserendo in una cella formato data un numero.
- Dire in quanti e quali modi si può visualizzare una data in una cella formato data.
- Per inserire in una cella un numero in formato valuta bisogna scriverlo come testo facendolo precedere dal simbolo di valuta. Vero Falso
- Dire che cosa verrà visualizzato in una cella formato data, inserendo il numero 3.
- Per inserire un numero negativo in una cella è necessario che essa sia formattata come numero. Vero Falso
- Il segno della separazione dei decimali deve essere necessariamente il punto. Vero Falso
- In qual modo si può verificare qual'è il segno di separazione delle migliaia impostato sul proprio computer?
- In una cella il testo inserito può essere formattato solo tutto allo stesso modo. Vero Falso
- Nel documento Excel aperto sul dischetto, riprendendo l'esercizio della sezione precedente, formattare la zona numerica in formato numerico contabilità.
- Selezionare tutta la zona delle spese e attivare la formattazione automatica. Scegliere un modello e applicarlo.
- Personalizzare la formattazione dell'esercizio precedente, modificando qualche colore di sfondo, qualche motivo e altro.
- Applicare ai totali di spesa mensili la formattazione condizionale in modo che se la spesa mensile supera i 1.500.000, i valori vengano scritti in rosso, altrimenti in verde.
- Aggiungere al foglio intestazione e piè di pagina facendo comparire nell'intestazione "Modulo 4 Sezione 4 Pag. x di X Data ora odierna". Nel piè di pagina scrivere "Corso ECDL Anno 2000" centrato e in carattere Times 10.
- Usando il tasto funzione Stamp e il programma Photo Editor, trasferire nel documento Word l'immagine della zona del foglio relativa ai dati.
- Chiudere tutti i file e consegnare il dischetto all'istruttore.
MODULO 4
SEZIONE 5
MODULO 4: Foglio Elettronico
SEZIONE 5: Stampa
4.5.1 Stampare semplici fogli elettronici.
4.5.1.1 Usare le opzioni di base della stampa. Anteprima.
Stampare un foglio elettronico non è la stessa cosa che stampare un documento .doc. Il fatto è che un testo si estende solo in verticale, mentre un foglio elettronico si estende sia in orizzontale che in verticale, in modo che nessun formato di carta o di stampante riuscirebbe a contenerlo tutto.
Nei paragrafi precedenti si è già parlato di molte impostazioni ed anche dell'anteprima di stampa. Se in Word l'anteprima di stampa non è praticamente necessaria in quanto il programma è wyswyg, cioè vediamo direttamente sullo schermo come il documento verrà stampato, in Excel non è così, proprio perchè un foglio di lavoro non è un testo in prosa. Allora il miglior modo di procedere alla stampa del documento è quello di controllarlo con l'anteprima.
Cominciamo con l'esaminare la finestra di dialogo che si apre cliccando su File/Stampa.
La finestra è simile a quella di Word; in più offre la possibilità di stampare, oltre ad una selezione, anche i fogli attivi e tutta la cartella. Offre anche la possibilità di stampare le pagine da... a... . Andiamo con ordine.
Stampa tutto. Excel suddivide il foglio in pagine a seconda della grandezza delle celle e alla formattazione. Vi sono due modi per vedere il contenuto delle pagine:
- usare la visualizzazione/Anteprima interruzione di pagina. In questo caso sul foglio appaiono in azzurro le linee di separazione di pagina orizzontali e verticali e, stampato in grigio, il numero di pagina. Trascinando col mouse le linee di interruzione, si possono reimpostare le pagine. Naturalmente non è una modalità wyswyg, per cui non sono visibili morgini, intestazioni etc.
- usare l'anteprima di stampa cliccando sul pulsante Anteprima. Nella finestra che si apre, si possono scorrere e visionare le pagine una ad una con la possibilità di reimpostare margini, intestazioni etc. Una lente di ingrandimento per cursore permette di ingrandire punti particolari. Fare di nuovo click per ritornare alla visione totale.
Stampa pagine da... a... Per scegliere le pagine da stampare occorre sapere i numeri di pagine. Essi si possono trovare o in visualizzazione Anteprima interruzione di pagina oppure in Anteprima di stampa. Individuate le pagine, si può scegliere l'intervallo da stampare.
4.5.1.2 Vedere un documento in anteprima.
Come detto prima, l'anteprima di stampa in Excel è necessaria per avere l'idea precisa di ciò che verrà stampato.
Per attivare l'anteprima di stampa si può agire in diversi modi:
- cliccare sul pulsante Anteprima di stampa della barra degli strumenti standard (
) - usare il comando File/Anteprima di stampa
- cliccare sul pulsante della finestra di dialogo che si apre col comando File/Stampa
Facendo riferimento alla figura del paragrafo precedente, i pulsanti "succ." e "prec." permettono di scorrere avanti e indietro le pagine, il pulsante "Stampa.." apre la finestra di dialogo di stampa, il pulsante "Imposta.." apre la finestra di dialogo Imposta pagina già esaminata in altro paragrafo, il pulsante "Margini.." visualizza sul foglio le linee dei margini, le quali possono essere trascinate direttamente allo scopo di inserire nella pagina qualche riga o qualche colonna del foglio. Il pulsante "Anteprima di interruzione di pagina" chiude la finestra Anteprima di stampa e apre il foglio elettronico in visualizzazione anteprima interruzione di pagina
4.5.1.3 Stampare un foglio di lavoro o un'intera cartella.
Tornando alla finestra di dialogo Stampa, nell'area "Stampa" si può selezionare mediante le caselle di scelta esclusiva se stampare l'intero foglio di lavoro o l'intera cartella oppure soltanto la selezione.
Stampare l'intero foglio di lavoro. Innanzi tutto si può stampare uno o più fogli di lavoro a scelta. Per selezionare più fogli di lavoro, cliccare, tenendo premuto il tasto CTRL, sull'etichetta del foglio in basso (
) (ricliccare tenendo premuto CTRL per deselezionare). Excel valuta le zone del foglio in cui sono presenti dati e propone come stampa solo quella parte. Naturalmente se si vogliono includere nella stampa righe e colonne vuote o con i semplici bordi, si può allargare l'area di stampa, impostandola da File/Area di stampa, dopo averla selezionata.
Stampare tutta la cartella. Stampare tutta la cartella equivale a selezionare tutti i fogli in cui sono presenti dati. Anche in questo caso, se si vogliono includere o escludere dalla stampa zone, occorre impostarle come area di stampa.
4.5.1.4 Stampare una parte del foglio.
L'ultima voce del riquadro Stampa è "Selezione". Questa opzione permette di stampare solo la zona selezionata del foglio attivo. Talvolta si ha necessità di comprimere in un unico foglio stampato la selezione. In questo caso, come già detto in altro paragrafo, si può decidere il rapporto di stampa della selezione. Cliccando su File/Imposta pagina oppure cliccando sul pulsante Imposta.. della visualizzazione Anteprima di stampa, si apre la finestra di dialogo Imposta pagina, che abbiamo esaminato in altro paragrafo. Nella scheda "Pagina" si può impostare il rapporto o adattare alla pagina.
Ciò fatto, non dimenticare di rivedere l'anteprima per esser sicuri che tutto sia a posto.
Si può cliccare, alla fine, sul pulsante Stampa.
4.5 Esercitazione.
- Aprire l'applicazione Microsoft Excel; aprire dal dischetto il documento .xls col proprio nome. In esso saranno svolte le esercitazioni.
- Lasciando aperta l'applicazione Excel, aprire in Word un file di nome "Esercitazione Excel Modulo 4 Sezione 5" e tenerlo aperto. In esso vengano riportate tutte le risposte e le osservazioni richieste nel corso dell'esercitazione.
- Rispondere alle seguenti domande:
- Elencare le operazioni da fare per stampare una selezione di celle di un foglio di lavoro.
- Non si possono stampare due fogli di lavoro contemporaneamente. Vero Falso
- E' possibile stampare tutto un foglio di lavoro e solo una selezione di un altro foglio? Sì No
- Con quale sequenza verranno stampate le pagine di un foglio di lavoro molto largo e molto lungo?
- Cosa vuol dire "Stampare una pagina con rapporto 80%"? Descrivere le operazioni necessarie per impostare tale valore.
- L'Anteprima di stampa permette solo di vedere come verrà stampato il foglio. Vero Falso
- Stampare, se è disponibile una stampante, oppure, usando Photo Editor, riportare l'immagine del foglio stampato sul documento word, la selezione del proprio foglio di lavoro su foglio orizzontale adattandolo alla pagina e con margini 3, 3, 3, 3.
- Fare la stessa operazione dell'esercizio precedente stampando la selezione in grandezza 100% centrandola nel foglio.
- Chiudere i file e consegnare il dischetto e le stampe all'istruttore.
MODULO 4
SEZIONE 6
MODULO 4: Foglio Elettronico
SEZIONE 6: Funzioni avanzate
4.6.1 Importare oggetti.
4.6.1.1 Importare oggetti come immagini, grafici, testi.
Come in Word anche in Excel è possibile inserire in un foglio elettronico elementi e oggetti provenienti da file o da altre applicazioni, come immagini, grafici, testi, suoni e filmati. Il procedimento è sostanzialmente analogo. Cliccando sulla voce di menu Inserisci, si apre l'elenco delle opzioni, fra cui, in particolare Immagine e Oggetto...
Cliccando sulla voce Immagine si apre l'elenco, da cui, come si può vedere, si può scegliere fra una clipart o un'immagine da file (in questo caso si apre la finestra di dialogo solita per la ricerca e l'apertura dei file) o un wordart o forme varie o prelevare direttamente l'immagine da uno scanner o fotocamera collegata.
Interessante è la voce Organigramma, la quale permette di inserire simboli per realizzare strutture gerarchiche e organigrammi. Cliccando sulla voce si apre la finestra Organization Chart che permette di costruire carte gerarchiche anche molto complesse.
A questo si deve aggiungere che la barra degli strumenti "Disegno", attivabile da Visualizza/Barre degli strumenti, ha molti pulsanti che permettono di inserire caselle di testo, disegni, wordart etc.. Il tutto può essere raggruppato per formare un'unica immagine spostabile e ridimensionabile.
Inserisci/Oggetti.. permette, invece di inserire elementi creati con altre applicazioni e modificabili attraverso di esse. Cliccando su Oggetti.. si apre la finestra di dialogo seguente:
Nella prima scheda si può scegliere dall'elenco l'oggetto da creare. Cliccando, per esempio, su Audio Wave, si apre il registratore di suoni, col quale si può registrare un pezzo che verrà indicato sul foglio con un piccolo altoparlante. Facendo doppio click col mouse si apre un menu di scelta rapida con le voci per suonare il pezzo o modificarlo mediante il Registratore di suoni.
Per inserire un testo complesso e formattato si può inserire l'oggetto Documento di Microsoft Word. Si apre una finestra di word nelle quale è possibile scrivere direttamente e formattare oppure, mediante il menu Inserisci/File..., importare un file word esistente. Il testo apparirà in una casella spostabile e ridimensionabile.
4.6.1.2 Spostare e modificare le dimensioni di oggetti importati.
Gli oggetti inseriti sul foglio possono essere spostati e ridimensionati a piacere.
Facendo click sull'oggetto, sia essa immagine o altro, esso viene selezionato e compaiono i quadratini di ridimensionamento ai bordi e agli angoli del riquadro, sui quali il cursore del mouse acquista l'aspetto di doppia freccia indicando che si può trascinare per ingrandirlo o rimpicciolirlo; passando il cursore sul riquadro esso acquista l'aspetto di freccia a quattro punte, indicando che può essere spostato sul foglio.
Cliccando col destro del mouse sull'oggetto, si apre un menu di scelta rapida, col quale si possono effettuare diverse operazioni.
Facendo doppio click sull'oggetto viene aperto per la modifica all'interno dell'applicazione con cui è stato creato. Una volta effettuate le modifiche, dal menu File si può scegliere di tornare a Excel.
4.6.2.1 Generare differenti tipi di diagrammi e grafici.
Un discorso a parte meritano i grafici, in quanto Excel di per sé configura serie di dati che possono essere trasformati in grafico.
Office offre la possibilità di creare grafici all'interno di tutte le sue applicazioni (Word, Power Point etc.), fornendo la griglia per inserire i dati e poi offrendo gli strumenti per creare il grafico desiderato e per modificarlo.
Un grafico può essere inserito in una applicazione anche come oggetto da Inserisci/Oggetto.., se con Office è stato installato Grafico di Microsoft Graph 2000, che comparirà nell'elenco degli oggetti inseribili.
Quando si costruisce un grafico, i valori di ogni riga o colonna del foglio di lavoro diventano una serie di dati. In un foglio relativo alle spese mensili di un'azienda, per esempio, le singole colonne del foglio, come Trasporti, Affitto, Personale ecc, costituiscono ciascuna una serie di dati che può essere visualizzata sotto forma di curva o barra nel grafico e viene contraddistinta da un colore o motivo diverso.
Si chiama serie di dati un gruppo di dati correlati tracciati in un grafico. A ogni serie di dati è associato un colore o motivo unico. In un grafico è possibile tracciare una o più serie di dati, rappresentati nella legenda del grafico.
Ogni valore di una singola cella costituisce un punto dati che va a formare la serie: l'andamento della serie è dato dai diversi valori, o punti dati, contenuti all'interno della colonna e descrive la variazione nel tempo per quella categoria di spesa. In questo modo è possibile osservare l'andamento di una variabile del foglio non più sotto forma di unità distinte e isolate tra loro (i valori delle singole celle), ma in forma analogica come flusso o curva di dati.
I grafici di Excel sono composti da diversi elementi: nell'asse delle ascisse sono contenute le categorie del foglio che si vogliono utilizzare come serie del grafico, per esempio le voci di spesa dell'azienda; l'asse delle ordinate, invece, di solito contiene i valori in base ai quali variano le categorie. È comunque possibile invertire tale impostazione in modo da ottenere un grafico con le categorie disposte in senso orizzontale. Nell'area fra l'asse delle ascisse e delle ordinate si trova il tracciato dei dati, che descrive l'andamento delle categorie rispetto ai parametri stabiliti.
Corredano poi il grafico elementi testuali, quali legende e titoli, che permettono di interpretare il disegno. Le intestazioni di riga e colonna sono utilizzate come etichette di categoria e legenda. Se l'insieme da rappresentare non include le intestazioni, Excl genera delle intestazioni implicite.
In Excel è possibile includere il grafico nel foglio di lavoro che contiene i dati oppure crearlo su un foglio dedicato. In entrambi i casi il grafico è collegato ai dati di origine e sarà aggiornato automaticamente in caso di variazione.
Excel permette di realizzare vari tipi di grafici, ognuno dei quali può mettere in evidenza diverse caratteristiche dei dati, grafici a linee, a istogrammi, a torte etc..
Costruire un grafico con la Creazione Guidata
Excel è dotato di una procedura guidata che ha lo scopo di facilitare la costruzione di grafici anche agli utenti meno esperti. Dopo aver selezionato l'intervallo di celle contenente i dati necessari per la realizzazione del grafico, fate clic sul pulsante Creazione guidata Grafico (
), posto sulla barra degli strumenti (in alternativa potete scegliere il comando Grafico del menu Inserisci): il programma apre una serie di finestre di dialogo attraverso le quali è possibile scegliere il tipo di grafico che si vuole inserire, i dati che si vogliono utilizzare per creare il tracciato e la posizione del grafico all'interno della cartella di lavoro.
La prima finestra della Creazione guidata permette di scegliere tra i diversi tipi di grafico disponibili.
Nel menu Tipi di grafico sono elencati i diversi formati che si possono dare ai dati, mentre nel riquadro Scelte disponibili sono visualizzate le diverse versioni, per esempio piatte o tridimensionali, del grafico scelto. Selezionando un tipo di grafico dal menu è possibile leggere una breve descrizione della sua struttura; inoltre, è possibile vedere un'applicazione del modello scelto selezionando il pulsante Tenere premuto per visualizzare l'esempio.
Una volta scelto il tipo di grafico che volete utilizzare, premete il pulsante Avanti per passare alla finestra Dati di origine, in cui sarà visualizzato l'aspetto del vostro grafico.
Fate clic su uno dei pulsanti di selezione esclusiva Serie in: per modificare il modo in cui Excel utilizza i dati per organizzare il grafico. Se si seleziona il pulsante Righe Excel utilizza le eventuali etichette di riga sull'asse y del grafico, mentre facendo clic sul pulsante Colonne saranno le etichette di colonna ad essere impiegate sull'asse x.
Fate clic su Avanti per fare apparire la finestra Opzioni del grafico.
Questa finestra contiene diverse schede che permettono di attribuire un nome agli elementi del grafico, come gli assi delle categorie e le legende, di personalizzare il disegno della griglia o spostare la posizione della legenda rispetto al grafico. Per inserire il titolo, per esempio, selezionate la scheda Titoli, fate clic nella casella Titolo del grafico e digitate il nome scelto.
Dopo aver inserito le opzioni desiderate, fate clic su Avanti: si arriva al quarto passaggio, che permette di decidere dove collocare il grafico.
La finestra Posizione foglio, infatti, consente di scegliere se collocare il grafico sullo stesso foglio di lavoro che contiene i dati (fate clic su Come oggetto in e selezionate il foglio di lavoro in cui va inserito) oppure su un altro foglio all'interno della cartella di lavoro (fate clic su Crea nuovo foglio).
Dopo aver definito la collocazione del grafico premete il pulsante Fine e Excel disegnerà il grafico.
4.6.2.2 Modificare e completare un grafico con titolo ed etichette.
Anche dopo essere stato costruito un grafico può essere facilmente modificato: è possibile correggere i titoli, aggiungerne altri, cambiare i colori della legenda e così via. Gli elementi del grafico che possono essere modificati si chiamano oggetti. Di seguito riepiloghiamo gli oggetti principali che si trovano in un grafico:
- Area del grafico: il riquadro nel quale è rinchiuso il grafico, bordi inclusi.
- Area del tracciato: l'area costituita dal grafico vero e proprio (a torta, a barre, a linee...)
- Asse delle categorie <asse X>: l'asse che contiene le categorie del tracciato, di solito è l'asse orizzontale o della x.
- Asse dei valori <asse y>: l'asse che contiene i valori del tracciato, di solito si tratta della verticale o della y.
- Legenda: un piccolo riquadro che descrive la serie dei dati del tracciato e spiega che cosa rappresenta ogni elemento del grafico.
- Titolo del grafico: il testo che descrive il grafico. Viene automaticamente centrato nella parte superiore dell'area del grafico
- Valori: gli elementi individuali di una serie di dati. Possono essere rappresentati come barre, punti su una linea, fetta di una torta ecc.
- Griglia: linee che partono da un asse e attraversano il tracciato in modo da facilitare la lettura dei valori delle serie.
Gli oggetti sono identificati dalle etichette degli oggetti, che ne visualizzano il nome. È possibile far apparire le etichette semplicemente posizionando il cursore del mouse sopra l'oggetto di cui si vuole vedere il nome. Se le etichette non fossero visibili aprite il menu Strumenti, selezionate Opzioni e fate clic sulla casella Mostra nomi della scheda Grafico.
Per modificare il titolo del grafico fate clic sul titolo in modo che appaia contornato da un bordo, quindi fate clic in un punto qualunque all'interno del titolo per visualizzare il cursore a barra e digitate le modifiche. Se volete cambiare lo stile di formattazione applicato al titolo o alle voci della legenda, invece, selezionateli in modo che appaiano i bordi di contorno e fate clic con il pulsante destro del mouse. Si aprirà un menu di scelta rapida, in cui dovete scegliere il comando Formato titolo grafico (o Formato legenda): Excel mostra la finestra di dialogo relativa, che permette di scegliere il tipo di carattere, lo stile, le dimensioni, il colore e le altre opzioni di formattazione da applicare agli elementi selezionati. La finestra per modificare la formattazione si può far apparire anche facendo doppio clic sulla voce su cui si vuole intervenire.
La barra degli strumenti Grafico
Per lavorare su un grafico più agevolmente, potete aprire la barra degli strumenti Grafico, che contiene numerosi pulsanti utili per visualizzare e modificare gli elementi del grafico. Aprite il menu Visualizza e selezionate Barre degli strumenti/Grafico.
Nella barra degli strumenti si trovano i seguenti comandi:
- Oggetti grafico: utilizzando questo elenco è possibile selezionare uno degli elementi del grafico senza dover fare clic su di esso.
- Formato oggetto selezionato: permette di modificare la formattazione dell'elemento selezionato nell'elenco Oggetti grafico. Le opzioni di formattazione disponibili dipendono dall'oggetto selezionato. Se l'oggetto è l'area del grafico, per esempio, si può modificare il motivo, il tipo carattere e le proprietà, mentre se si tratta dell'asse delle categorie si può cambiare il motivo, la scala, il tipo carattere, il tipo di numero e l'allineamento.
- Tipo di grafico: consente di scegliere un tipo di grafico diverso per la rappresentazione dei dati
- Legenda: facendo clic sul questo pulsante si può aggiungere una legenda a destra dell'area del tracciato, oppure, se il grafico la contiene già, rimuoverla.
- Tabella dati: visualizza sotto il grafico una tabella che contiene i dati utilizzati per crearlo, oppure, se la tabella è già presente, permette di cancellarla.
- Per riga: traccia la serie di dati del grafico in base alle righe dei dati.
- Per colonna: traccia la serie di dati del grafico in base alle colonne dei dati.
- Inclina il testo in basso: modifica l'aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano inclinate verso il basso.
- Inclina il testo in alto: modifica l'aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano inclinate verso l'alto.
È possibile utilizzare gli strumenti Per riga e Per colonna della barra degli strumenti Grafico per cambiare la direzione della serie dei dati che generano il tracciato. Lo strumento Per riga organizza il grafico derivando i valori delle serie dei dati dalle righe, mentre lo strumento Per colonna permette di derivare i valori delle serie dei dati dalle colonne
L'intervallo dei dati
Se il grafico si trova nello stesso foglio di lavoro che contiene i dati, quando si seleziona l'area del grafico appare un bordo colorato attorno alle etichette e ai dati utilizzati per creano. È possibile spostare il bordo in modo da ridefinire l'intervallo dei dati rappresentati nel grafico, per esempio per aggiungere una serie di dati. La procedura da seguire è molto semplice: digitate i dati e le etichette che volete aggiungere nelle celle adiacenti ai dati esistenti. Selezionate l'area del grafico facendo clic sull'area vuota tra il bordo del grafico e l'area del tracciato e quindi trascinate il quadratino nell'angolo in basso a destra del bordo di delimitazione fino a includere i nuovi dati nella selezione: quando rilasciate il pulsante del mouse Excel visualizza il grafico che rappresenta il nuovo intervallo di dati.
Formattare i grafici
Una volta definiti i contenuti del grafico, ci si può sbizzarrire a modificarne l'aspetto "estetico", operando su colori, bordi e opzioni di formattazionevarie. Excel crea i grafici a colori. Se la vostra stampante è in bianco e nero, icolori saranno riprodotti con diverse tonalità di grigio. Può quindi essere utile, per esempio, scegliere uno sfondo bianco e motivi molto diversi per le serie adiacenti, in modo da distinguerle facilmente. Se il grafico sarà stampato a colori, invece, si possono utilizzare differenti motivi e colori per dare maggiore enfasi ai vari dati.
Per formattare una serie di dati fate clic su di essa con il pulsante destro del mouse e selezionate il comando Formato serie dati. Si aprirà la finestra di dialogo Formato serie dati, con la scheda Motivo in primo piano.
Le opzioni all'interno della scheda sono diverse a seconda del grafico su cui state lavorando. Se si tratta di un istogramma, per esempio, potete selezionare un colore per la colonna dalla tavolozza nel riquadro Area. Per sfumare il colore fate clic su Riempimento e selezionate una sfumatura.
Se volete mettere in risalto elementi particolari del grafico potete provare ad applicare un bordo. Per esempio, potete mettere un bordo attorno all'area del grafico in modo da creare un riquadro, oppure incorniciare il titolo per evidenziarlo. Si può scegliere lo stile, il colore, lo spessore e l'eventuale ombreggiatura del bordo e dargli un effetto tridimensionale. Per applicare un bordo fate clic con il pulsante destro del mouse in un'area vuota del grafico e selezionate il comando Formato area grafico. Si aprirà la scheda Motivo della finestra Formato area grafico:
nell'area Bordo fate clic sul pulsante di selezione esclusiva Personalizzato e quindi su Stile per selezionare uno stile fra quelli disponibili. Con il pulsante Colore potete scegliere un colore per la linea, mentre la casella Spessore visualizza l'elenco delle opzioni disponibili per le dimensioni della linea. Dopo aver impostato le vostre opzioni fate clic su OK.
Nella scheda Motivo si trovano anche i comandi per applicare uno sfondo al grafico: selezionate un colore dalla tavolozza nel riquadro Area e fate clic su Riempimento se invece di uno sfondo omogeneo volete applicare una sfumatura, un motivo, una trama o un'immagine.
Per incorniciare un titolo, invece, fate clic su di esso con il pulsante destro del mouse e scegliete Formato titolo grafico: attivate il pulsante Bordo Personalizzato e scegliete le opzioni per definire il vostro bordo.
L'ordine delle serie di dati
È possibile modificare l'ordine delle serie di dati in un grafico per facilitarne la lettura oppure per raggrupparle secondo uno schema che si ritiene più logico. Per cambiare l'ordine delle serie di dati fate clic su una serie con il pulsante destro del mouse e scegliete il comando Formato serie dati. Selezionate la scheda Ordine delle serie della finestra di dialogo Formato serie dati, scegliete una serie nella casella Ordine delle serie e quindi fate clic sul pulsante Sposta in alto o Sposta in basso per modificare la posizione della serie nel grafico. I cambiamenti sono visualizzati nell'anteprima disponibile all'interno della finestra. Quando siete soddisfatti dei risultati ragiunti fate clic su OK. La finestra di dialogo sarà chiusa e il grafico sarà aggiornato col nuovo ordine delle serie di dati.
La formattazione degli assi
Anche la formattazione dell'asse X o dell'asse Y può essere modificata per meglio rispondere alle caratteristiche del grafico. Se, per esempio, volete modificare la formattazione dell'asse Y dal formato Numero al formato Valuta, fate clic con il pulsante destro del mouse sull'asse Y e scegliete il comando Formato asse. Si aprirà la finestra di dialogo Formato asse, in cui deve essere selezionata la scheda Numero. Scegliete l'opzione Valuta nella casella Categoria: la casella Esempio mostra come le celle selezionate appariranno dopo l'applicazione della nuova formattazione; fate clic su OK in modo che il grafico sia aggiornato con le nuove opzioni.
Quando si crea un grafico Excel definisce automaticamente le scale dei valori degli assi derivandole dai valori utilizzati per creare il grafico. È comunque possibile cambiare questa scala, per esempio se le serie dati risultano troppo vicine e la scala automatica non riesce a evidenziare le differenze. Selezionate la scheda Scala della finestra Formato asse: le opzioni che si trovano sotto le Impostazioni automatiche sono quelle predefinite dal programma. Le opzioni Valore minimo e Valore massimo definiscono il valore iniziale e quello finale su cui è impostato l'asse, mentre Unità di base e Unità principale specificano l'unità di suddivisione dell'asse tra i due estremi. Per modificare la scala dell'asse selezionate le caselle e digitate i valori di riferimento, quindi fate clic su OK. lì grafico sarà aggiornato con la nuova scala dell'asse.
Grafici 3D
Se avete scelto di rappresentare i vostri dati attraverso un grafico 3D, potete intervenire sulla visualizzazione tridimensionale modificandone l'elevazione e la rotazione. L'elevazione crea un effetto visivo simile a quello che si avrebbe osservando il grafico da punti di vista a diverse altezze, mentre la rotazione muove il grafico intorno all'asse verticale.
Per regolare la visualizzazione di un grafico 3D fate clic con il pulsante destro del mouse su un'area vuota del grafico e selezionate il comando Visualizzazione 3D dal menu di scelta rapida.
Excel apre la finestra Visualizzazione 3D: digitate i valori nelle caselle Elevazione e Rotazione oppure premete i pulsanti relativi.
L'effetto ottenuto con l'applicazione delle nuove impostazioni viene mostrato dal grafico di esempio che si trova nella finestra di dialogo. Fate clic su OK e il grafico sarà aggiornato con le nuove modalità di visualizzazione.
4.6.2.3 Cambiare il tipo di grafico.
Se il grafico che avete costruito vi sembra non aiutare la comprensione visiva dei dati, provate con un tipo diverso. Fate clic sull'area del tracciato e premete il pulsante destro del mouse.
Scegliete la voce Tipo di grafico dal menu di scelta rapida : si aprirà la finestra di dialogo Tipo di grafico, che permette di scegliere una nuova modalità di rappresentazione per i dati oppure una nuova scelta disponibile per lo stesso grafico.
Nello stesso menu si trovano altri comandi che permettono di modificare gli elementi del grafico e richiamano delle finestre di dialogo del tutto simili a quelle che fanno parte della procedura di Creazione guidata Grafico. La voce Opzioni grafico permette di cambiare le opzioni standard del grafico selezionato, per esempio aggiungere il titolo e la griglia per rendere più facile la comprensione dei dati. Facendo clic su questa voce si apre la finestra di dialogo Opzioni grafico, che contiene tutte le opzioni disponibili per il tipo di grafico scelto.
Per visualizzare la griglia del grafico, per esempio, scegliete la scheda Griglia e quindi selezionate le caselle di controllo corrispondenti alla griglia che volete aggiungere. Nella finestra apparirà un'anteprima delle opzioni scelte. Se invece avete bisogno di spostare la legenda, che di solito viene posizionata alla destra del grafico, scegliete la scheda Legenda e quindi selezionate la posizione che preferite.
Con il comando Dati di Origine è possibile cambiare l'origine dei dati su cui si basa il grafico: si possono aggiungere o eliminare dei dati aggiungendo o escludendo una o più serie di dati. I cambiamenti operati sono visualizzati nell'anteprima della finestra, che può servire per decidere se accettare o rielaborare le variazioni. Per eliminare una serie di dati per esempio, fate clic sul comando Dati di Origine, scegliete la scheda Serie e selezionate il nome della serie che cercate, quindi fate clic su Elimina e poi su OK: la serie di dati sarà tolta dal grafico.
La voce Posizione, infine, permette di aprire la finestra di dialogo Posione grafico, con cui si può assegnare una nuova posizione al grafico. Per spostare in un foglio dedicato un grafico incorporato nello stesso foglio di lavoro dei dati, per esempio, selezionate questo comando, fate clic su Crea nuovo foglio e quindi su OK. La finestra di dialogo verrà chiusa e il grafico sarà posizionato su un foglio nuovo di nome Grafico1. Questo foglio fa parte della stessa cartella di lavoro e viene inserito alla sinistra del foglio contenente i dati rappresentati nel grafico. Il grafico resta comunque collegato con i dati del foglio di lavoro e sarà aggiornato automaticamente al variare dei dati.
4.6.2.4 Spostare e cancellare grafici.
Terminata la Creazione guidata il grafico è inserito nel foglio di lavoro scelto; se sono necessarie modifiche è comunque possibile spostarlo in un'altra posizione, ridimensionarlo o migliorarne le caratteristiche grafiche.
Prima di tutto fate clic sul mouse in modo da selezionarlo: appariranno alcuni rettangoli neri, le maniglie, agli angoli e ai lati del bordo del grafico. Per spostare il grafico in una nuova posizione senza modificarne le dimensioni posizionate il cursore del mouse all'interno del grafico e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinatelo in modo che il cursore si trasformi in una freccia quadrupla. Quando siete arrivati nella posizione voluta rilasciate il pulsante sinistro del mouse.
Per ingrandire o ridurre il grafico, invece, posizionate il cursore del mouse sopra una maniglia e tenete premuto il pulsante sinistro in modo che il cursore si trasformi in una doppia freccia. Trascinate il mouse (Excel visualizza un contorno della dimensione del grafico che segna il movimento del puntatore) e rilasciatelo quando siete soddisfatti delle dimensioni raggiunte.
Utilizzando le maniglie centrali è possibile modificare la posizione di un solo lato per volta, con le maniglie d'angolo si possono controllare due lati contemporaneamente. Se trascinate la maniglia centrale inferiore, per esempio, potete spostare il lato inferiore del grafico per allungarlo o accorciarlo, mentre con la maniglia nell'angolo inferiore sinistro sposterete contemporaneamente sia il lato inferiore sia quello sinistro.
Il grafico può essere spostato o ridimensionato solo se lo avete inserito come oggetto grafico nel foglio di lavoro in cui sono contenuti anche i dati.
Se premete il tasto MAIUSC mentre agite su una delle maniglie ai vertici, il ridimensionamento sarà proporzionale, rispetterà cioè il rapporto tra altezza e larghezza della finestra.
Per eliminare un grafico è sufficiente fare clic sull'area del grafico per selezionarlo e premere il tasto CANC. I dati che lo hanno originato restano invariati nel foglio di lavoro.
4.6 Esercitazione.
- Aprire l'applicazione Microsoft Excel; aprire dal dischetto il documento .xls col proprio nome. In esso saranno svolte le esercitazioni.
- Lasciando aperta l'applicazione Excel, aprire in Word un file di nome "Esercitazione Excel Modulo 4 Sezione 6" e tenerlo aperto. In esso vengano riportate tutte le risposte e le osservazioni richieste nel corso dell'esercitazione.
- Rispondere alle seguenti domande:
- Citare qualche esempio di oggetto inseribile in un foglio Excel.
- Descrivere un modo per mettere sul foglio Excel un testo lungo formattato.
- Descrivere un modo per unire a un grafico una didascalia di una certa lunghezza esplicativa dei dati.
- Un oggetto inserito in un foglio non può più essere modificato. Vero Falso
- Per modificare la grandezza di un oggetto sul foglio occorre fare doppio click su di esso. Vero Falso
- Per stampare solo un grafico del foglio attivo, senza i dati del foglio, occorre selezionarlo e poi attivare il comando File/Stampa. Vero Falso
- Citare qualche oggetto formattabile di cui è costituito un grafico.
- Secondo te per esprimere dati percentuali è più adatto un grafico a istogrammi o un grafico a torta? Spiegare perchè.
- Come faresti a includere in un grafico una descrizione parlata di esso?
- Completare, se non lo è, il foglio creato in precedenza. Se non è disponibile, creare il seguente foglio e applicare ad esso una formattazione automatica. Nelle colonne e righe dei totali sono contenute formule.
- Inserire in alto a sinistra fuori dai dati un'immagine clip art adeguata al contenuto. Effettuare tutte le operazioni di ridimensionamento e spostamento. Far click col destro del mouse e provare le schede della finestra di dialogo Formato Immagine...
- Selezionare la parte contornata in blu nel foglio e cliccando sul pulsante Creazione guidata grafico, creare un grafico a linee simile a quello in figura.
- Scambiare le serie mettendo in ascissa le etichette della leggenda e viceversa, ossia scambiando le righe con le colonne. Riportare il grafico all'origine.
- Facendo doppio click su ciascun oggetto del grafico, formattarlo a piacimento, cercando di dare un aspetto professionale la grafico.
- Provare a cambiare tipo di grafico (a istogrammi, a torta e altri) e valutare la leggibilità. Scegliere alla fine quello che si ritiene più chiaro.
- Con i dati dell'ultima colonna e poi dell'ultima riga, creare un grafico a torta esplosa e inserirlo sul foglio 2.
- Chiudere tutti i file e consegnare il dischetto all'istruttore
Fonte: sittisal.files.wordpress.com
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Patente Europea del Computer ECDL
La Patente Europea del Computer (European Computer Driving Licence) è una certificazione di abilità di base nell’uso del computer. Per ottenere l’ECDL occorre superare sette esami che dimostrino le capacità acquisite nell’uso del calcolatore e dei programmi fondamentali.
Gli esami da sostenere vertono sui seguenti moduli: M1 - Concetti di base della tecnologia dell’informazione; M2 - Uso del Computer e gestione dei file; M3 - Elaborazione testi; M4 - Foglio elettronico; M5 - Basi di dati; M6 - Strumenti di presentazione; M7 - Reti informatiche.
Gli esami di cui sopra - che consistono in test teorici e/o prove pratiche - avranno luogo nel laboratorio di informatica, utilizzando il software ufficiale dell'AICA (Ente Nazionale di Certificazione del Programma ECDL). Il candidato può sostenere gli esami in qualsiasi ordine, o anche più prove in una sola sessione d'esame, nel corso dei tre anni di validità della Skills Card. Gli esiti verranno registrati sulla Skills Card che ha validità tre anni dalla data del rilascio.
Il programma ECDL
ECDL, la Patente Europea del Computer, è un sistema di certificazioni che attesta la capacità di usare il personal computer a diversi livelli di approfondimento e di specializzazione.
ECDL è il programma di certificazione più diffuso al mondo e riconosciuto in tutti i Paesi europei.
Il programma si caratterizza per:
- completezza: struttura articolata su puù livelli;
- uniformità: i test sono identici in tutti i Paesi europei;
- neutralità: aperto sia alle piattaforme “proprietarie” che a quelle “open-source”;
- concretezza: contenuti che corrispondono alle esigenze del mondo del lavoro;
- accessibilità: è conseguibile da chiunque, anche se disabile.
Nell’ambito del programma ECDL, a livello nazionale sono stati stipulati accordi con numerosi enti istituzionali, tra cui:
- Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca;
- Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie;
- Ministero della Difesa;
- Ministero degli Interni (Polizia di Stato);
- Ministero per I Beni e le Attività Culturali;
- Ministero della Giustizia;
- Marina militare;
- Arma dei carabinieri;
- CRUI e CINI;
- Amministrazioni Regionali.
COME SI OTTIENE LA PATENTE EUROPEA DEL COMPUTER (ECDL Core)?
E’ la certificazione attualmente più diffusa attestante che chi l’ha conseguita sa lavorare col personal computer nelle usuali applicazioni d’ufficio.
Il candidato deve acquistare da un qualsiasi Centro accreditato (Test Center) una tessera (Skills Card) su cui verranno via via registrati gli esami superati.
Gli esami sono in totale sette, di cui uno teorico mentre gli altri sono costituiti da test pratici.
Più precisamente, sono previsti i seguenti moduli:
1 - Concetti teorici di base
2 - Gestione dei documenti (Windows)
3 - Elaborazione testi (Word)
4 - Fogli elettronici (Excel)
5 - Basi di dati (Access)
6 - Presentazione (Powerpoint)
7 -Reti informatiche (Internet e posta elettronica)
Ogni esame può essere sostenuto presso un qualsiasi Centro accreditato in Italia o all'estero. Il candidato non è, cioè, obbligato a sostenere tutti gli esami presso la stessa sede e inoltre può scaglionarli nel tempo (la tessera ha una validità di tre anni).
Se si superano tutti e 7 gli esami verrà rilasciato il Diploma ECDL FULL.
Se si superano solo 4 esami è possibile richiedere il diploma ECDL START.
fonte : www.istituto-scalcerle.it
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Patente Europea del Computer ECDL tutto di tutto
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