Corso Excel

 

Collegamenti utili gratuiti

 

  • EXCEL è un pacchetto software integrato, costituito da un insieme di unità elaborative atte a svolgere le funzioni di Foglio Elettronico, Data Base e Grafica.

    La funzionalità fondamentale è quella di foglio elettronico (su cui si innestano poi le altre) che consente di gestire Cartelle contenenti Fogli (tabelle) di 65536 righe e 256 colonne nelle cui caselle (dette celle) si possono inserire dati e/o formule (relazioni tra i dati).

    Possiamo dunque vedere ogni foglio EXCEL come una grossa matrice (è utile pertanto avere presente il concetto di matrice visto in informatica).

    Per meglio comprendere il successivo discorso conviene pensare alla esistenza di due matrici anziché di una sola: la matrice del Piano dei Risultati (quello che io vedo: dati e risultati dei calcoli) e la matrice del Piano dei Legami (quello che non vedo: è la struttura).

    Caratteristica fondamentale di un Foglio Elettronico è quella di consentire il ricalcolo automatico di tutta la tabella in dipendenza delle modifiche effettuate sui dati.

     

    2. UTILIZZO FOGLIO ELETTRONICO.

     

    Per potere utilizzare Excel occorre:

    • Mandare in esecuzione WINDOWS;
    • Mandare in esecuzione l'applicativo EXCEL (di solito selezionando la voce Programmi | Microsoft Excel dal menù di Start).

     

    A questo punto si entra in ambiente EXCEL. Normalmente il video compare costituito da una serie di zone:

    • La barra del titolo con l’usuale struttura comune a tutti gli applicativi Windows.
    • La barra del menù.
    • Le eventuali barre degli strumenti.
    • La barra della formula.
    • La zona delle cartelle di lavoro contenenti i fogli di lavoro (ogni cartella di lavoro è una finestra figlia e contiene una certo numero di fogli di lavoro selezionabili tramite opportune linguette poste in fondo ad ogni cartella).
    • Una riga di stato.

     

    3. BREVE DESCRIZIONE DELLE ZONE.

     

    Diamo ora una descrizione sintetica delle zone più significative tra quelle introdotte al paragrafo precedente.

     

    La barra dei menù in fasi diverse può presentare opzioni diverse. Quando si apre una cartella sono tipicamente presenti le seguenti voci: File, Modifica, Visualizza, Inserisci, Formato, Strumenti, Dati, Finestra, ? (help).

     

    Le barre degli strumenti contengono una serie di bottoni che consentono di eseguire le operazioni più "comuni" di EXCEL. La maggior parte dei bottoni consente di eseguire azioni che si possono richiamare anche da menù. Per tale ragione non insisteremo nel descrivere questa zona, raccomandandone però l’utilizzo. Si ricorda che posizionando il puntatore del mouse su un bottone ed attendendo qualche istante si ottiene una breve descrizione della funzionalità del bottone stesso.

     

    La barra della formula viene utilizzata per immettere o modificare i dati nel foglio elettronico o nei grafici. Contiene principalmente (in ordine, da sinistra a destra): l’indirizzo della cella contenente il cursore detta cella attiva (si noti che le righe sono individuate da una numerazione progressiva mentre le colonne sono individuate da lettere: dopo la Z si riprende con AA, AB, AC, ... e via dicendo); il bottone che consente di annullare le ultime modifiche fatte sulla cella attiva (equivalente all'uso del tasto ESC); il bottone che consente di confermare i dati immessi o modificati (equivalente all'uso del tasto INVIO); il bottone per la modifica guidata delle formule; la zona per il valore contenuto in tale cella nel piano dei legami: è in questa zona del foglio elettronico che spesso vengono introdotti e modificati i valori delle diverse celle.

     

    La zona delle cartelle di lavoro contiene i seguenti elementi per ogni cartella:

    • La prima riga contiene la barra del titolo della finestra figlia (child) relativa alla cartella (visibile solo se non massimizzata);
    • L’ultima riga contiene le “linguette” per la scelta del foglio di lavoro corrente ed i pulsanti per muoversi nello spazio delle linguette;
    • Una intestazione per ogni colonna (che consente di selezionare la colonna) nel foglio corrente;
    • Una intestazione per ogni riga (che consente di selezionare la riga) nel foglio corrente;
    • Un bottone per selezionare l'intero foglio corrente;
    • Una zona tabellare, relativa al foglio corrente, che occupa il resto della finestra associata alla cartella. Essa è la matrice utilizzata per le elaborazioni di Foglio Elettronico. La zona tabellare conterrà i dati (etichette e numeri) e le formule e visualizzerà i risultati delle varie operazioni richieste. Di tale zona viene visualizzata  una  finestra video  di un certo numero di righe  (indici di tipo numerico) e di un certo numero di colonne (indici alfabetici) di celle di dimensione standard (modificabile). Chiameremo tale zona foglio di lavoro. Il contenuto di ogni cella del foglio di lavoro può essere: una etichetta (cioè una stringa  alfanumerica) oppure un valore che può essere a sua volta un numero oppure una formula (cioè una espressione aritmetica il cui valore è un  numero o una etichetta);
    • Se abilitate sono poi presenti le barre di scorrimento (orizzontali e verticali).
    •  
    • 4. MODALITA' DI LAVORO SUL FOGLIO ELETTRONICO.
    •  
    • Excel esegue una analisi della riga introdotta o modificata in una cella per stabilire se si tratta di un valore e di che tipo (numero semplice, data, formula, ecc.) oppure di una etichetta. Si osservi che un dato viene considerato come formula se viene fatto iniziare con =. Volendo inserire un valore (numero, formula) come etichetta occorre digitare come primo carattere il prefisso di etichetta " ' ".
    •  
    • 5. ESEMPI.
    •  
    • ESEMPIO1: Fare la somma di due numeri contenuti nelle celle A1 ed A2 e portare il risultato nella cella A3 [rilevare l'esistenza dei due fogli: quello interno e quello esterno].
    •  
    • ESEMPIO2: bilancio familiare. Per tale esempio occorrono le seguenti formule: + per sommare; - per la sottrazione; * per la moltiplicazione; / per la divisione; =arrotonda(valore; cifre decimali) per arrotondare il valore al numero di cifre decimali specificato; =somma(lista valori) per  sommare una lista di valori: lista valori è una porzione rettangolare del foglio elettronico: di solito una "riga" o una "colonna".
    • Lo svolgimento dell'esempio dovrebbe chiarire molto bene i concetti di indirizzamento assoluto ($) e di indirizzamento relativo: infatti le formula delle colonne C e D vanno ottenute dalla colonna B tramite copia; inoltre occorre introdurre la spesa fissa ed i relativi indirizzi assoluti in un secondo tempo (cioè dopo avere mostrato l’intero bilancio per tre mesi senza spesa fissa).
    •  
    •  
    • A
    • B
    • C
    • D
    • 1
    • BILANCIO FAMILIARE
    •  
    •  
    •  
    • 2
    •  
    • GEN.
    • FEB.
    • MAR.
    • 3
    • Stip. P.
    • 1250
    • 1100
    • 1310
    • 4
    • Stip. M.
    • 930
    • 950
    • 1000
    • 5
    • Tot. en.
    • =B3+B4
    • =C3+C4
    • =D3+D4
    • 6
    •  
    •  
    •  
    •  
    • 7
    • Vitto
    • 850
    • 800
    • 860
    • 8
    • Allog.
    • 350
    • 350
    • 400
    • 9
    • Vest.
    • 245
    • 390
    • 290
    • 10
    • Tot. us.
    • =SOMMA(B7:B9)+$B$14
    • =SOMMA(C7:C9)+$B$14
    • =SOMMA(D7:D9)+$B$14
    • 11
    •  
    •  
    •  
    •  
    • 12
    • Sbil.
    • =B5-B10
    • =C5-C10
    • =D5-D10
    • 13
    •  
    •  
    •  
    •  
    • 14
    • Sp. Fissa
    • 200
    •  
    •  
    •  

    • Il foglio completo apparirà in EXCEL come mostrato di seguito (dove sono stati evidenziati i risultati anziché le formule):
    •  
    • BILANCIO FAMILIARE
    •  
    • GEN.
    • FEB.
    • MAR.
    • Stip. P.
    • 1250
    • 1100
    • 1310
    • Stip. M.
    • 930
    • 950
    • 1000
    • Tot. En.
    • 2180
    • 2050
    • 2310
    •  
    •  
    •  
    •  
    • Vitto
    • 850
    • 800
    • 860
    • Allog.
    • 350
    • 350
    • 400
    • Vest.
    • 245
    • 390
    • 290
    • Tot. Us.
    • 1645
    • 1740
    • 1750
    •  
    •  
    •  
    •  
    • Sbil.
    • 535
    • 310
    • 560
    •  
    •  
    •  
    •  
    • Sp. Fissa
    • 200
    •  
    •  
    •  
    •  
    • 6.  OPERAZIONI CON I TASTI FUNZIONE.
    •  
    • Il tasto funzione <F1> mi permette di richiamare l’assistente di EXCEL.
    • Per modificare un dato inserito in modo errato in tabella usare il tasto funzione  <F2> ed impostare il nuovo contenuto.
    • Il Tasto funzione <F4> cambia ciclicamente il tipo di indirizzo di cella (relativo -> assoluto -> riga assoluta -> colonna assoluta).
    • Per “saltare” ad una determinata cella usare il tasto funzione <F5>: digitare <F5> e l'indirizzo del tipo indice di colonna, indice di riga; comunque relativamente agli spostamenti nella finestra attualmente visualizzata (e dunque sulle brevi distanze) è consigliabile l'uso delle freccette o del mouse;
    • Il Tasto funzione <F9> in modalità “Pronto” ricalcola tutte le formule: è utile quando è disabilitato il ricalcolo automatico. In modalità “Modifica” converte una formula nel suo valore.

     

    7. I COMANDI DEL MENU'.

     

    • Premessa: in questa nuova versione di Office è stata introdotta una caratteristica per la quale alcune voci di menù (le meno usate) non sono abilitate. Esse possono venire tuttavia richiamate selezionando la doppia freccia in basso che compare in ogni menù incompleto.

     

    Tramite EXCEL si possono utilizzare comandi di utilità di vario tipo che si possono richiamare e rendere attivi tramite menù. Arrivati all'ultimo livello di scelta possono essere richieste (in dipendenza del comando) ulteriori informazioni all'interno di opportune finestre di dialogo. Fornite le eventuali risposte richieste, il comando viene eseguito.

     

    7.1 Elenco di alcuni comandi con il relativo uso.

     

    Premessa: Per spostarsi sulle celle del foglio elettronico è possibile usare sia il mouse che la tastiera. L'uso del mouse segue tutte le convenzioni usuali di Windows. L'uso della tastiera è di solito intuitivo (ad es. le freccette spostano nelle 4 direzioni, i tasti PagUp e PagDn spostano in su ed in giù di una pagina, ecc.).

     

    7.1.1 I comandi copia e incolla.

     

    Premessa: Una zona in Excel è una porzione rettangolare del foglio che si individua come segue: CELLA_ALTO_SX:CELLA_BASSO_DX.

     

    Per copiare dati in Excel si può usare la seguente procedura:

    • Selezionare la zona da copiare facendo una operazione di drag con  il mouse (o selezionare la cella da copiare con un click sulla medesima);
    • Scegliere il comando Modifica | Copia;
    • Selezionare, sempre con una operazione di drag del mouse, la zona in cui copiare;
    • Selezionare il comando Modifica | Incolla;
    • Battere il tasto <ESC> per terminare l'operazione;
    • Deselezionare l'area eventualmente selezionata.
    •  
    • E' possibile spostare anziché duplicare una zona con la seguente procedura:
    • Selezionare la zona da spostare facendo una operazione di drag con  il mouse (o selezionare la cella da spostare con un click sulla medesima);
    • Scegliere il comando Modifica | Taglia;
    • Selezionare, sempre con una operazione di drag del mouse, la zona in cui spostare;
    • Selezionare il comando Modifica | Incolla;
    • Deselezionare l'area eventualmente selezionata.
    •  
    • NB Esistono altri modi di ottenere le funzionalità qui e altrove esplicate, sia con il mouse che con la tastiera, ma non le vedremo, lasciandole al libero uso. Ricordiamo solo la possibilità di trascinare il “quadratino” in basso a destra per operazioni di copia “intelligenti” e la possibilità di trascinare il bordo di una selezione per operazioni di spostamento.
    •  
    • 7.1.2 Memorizzazione di una cartella di lavoro su Disco.
    •  
    • 1. Se voglio salvare la cartella di lavoro in un file nuovo occorre dare il comando File | Salva con nome. Dopo avere dato questo comando si accede alla dialog box Salva con nome che consente, principalmente, di specificare il nome del file, il direttorio ed il formato in cui salvare.
    •  
    • 2. Se voglio salvare la cartella di lavoro nel file corrente (quello menzionato nella barra del titolo) è sufficiente impartire il comando File | Salva.
    •  
    • 7.1.3 Caricamento di una cartella di lavoro dal Disco.
    •  
    • Per caricare cartella di lavoro da file occorre dare il comando File | Apri. Compare la dialog box Apri che consente, principalmente, di scegliere il nome del file, il direttorio ed il tipo di file della cartella di lavoro che si vuole caricare.
    •  
    • 7.1.4 Cancellazione del contenuto di una o più celle.
    •  
    • Per cancellare il contenuto di una o più celle occorre:
    • Selezionare la cella il cui contenuto è da cancellare con un click del mouse o selezionare la zona di cui si vogliono svuotare le celle con un drag del mouse;
    • Richiamare il comando Modifica | Cancella.
    • Compare un sottomenù: selezionare il tipo di cancellazione (di solito Formati o Tutto) e confermare con un click del mouse.
    •  
    • Per cancellare l'intera cartella ed usarne una nuova vuota la procedura consigliata è la seguente:
    • Richiamare il comando File | Chiudi;
    • Richiamare il comando File | Nuovo e poi scegliere Cartella di Lavoro nella successiva finestra di dialogo;
    •  
    • NB In condizioni normali, ogni volta che si apre una diversa cartella di lavoro si consiglia prima di chiudere quella con cui si sta lavorando (con il comando File | Chiudi).
    •  
    • 7.1.5 Modifica della larghezza di colonna e dell’altezza di riga.
    •  
    • 1. Per modificare la larghezza della colonna usare la seguente procedura:
    • Selezionare la/le colonna/e di interesse usando il mouse: si possono selezionare intere colonne con gli appositi bottoni o solo alcune celle (che però sono rappresentative in questo caso delle colonne a cui appartengono). Per selezionare un solo oggetto si userà il click del mouse, per selezionare un intervallo si eseguirà una operazione di drag;
    • Scegliere il comando Formato | Colonna | Larghezza;
    • Compare la dialog box Larghezza colonne: scegliere la nuova dimensione e confermare.
    •  
    • 2. Per modificare l'altezza della riga usare la seguente procedura:
    • Selezionare la/le riga/e di interesse usando il mouse: si possono selezionare intere righe con gli appositi bottoni o solo alcune celle (che però sono rappresentative in questo caso delle righe a cui appartengono). Per selezionare un solo oggetto si userà il click del mouse, per selezionare un intervallo si eseguirà una operazione di drag;
    • Scegliere il comando Formato | Riga | Altezza;
    • Compare la dialog box Altezza riga: scegliere la nuova dimensione e confermare.
    •  
    • 7.1.6 Inserimento di righe e colonne.
    •  
    • 1. Per inserire una riga usare la seguente procedura:
    • Selezionare una cella sopra cui si vuole inserire la riga (con un click del mouse);
    • Scegliere il comando Inserisci | Righe;
    • Viene creata una nuova riga vuota sopra la cella attiva e gli indirizzi del foglio vengono riadattati.
    •  
    • 2. Per inserire una colonna usare la seguente procedura:
    • Selezionare una cella a sinistra della quale si vuole inserire la colonna (con un click del mouse);
    • Scegliere il comando Inserisci | Colonne;
    • Viene creata una nuova colonna vuota a sinistra della cella attiva e gli indirizzi del foglio vengono riadattati.
    •  
    • 7.1.7 Eliminazione di righe e colonne.
    •  
    • Posizionarsi sulla riga o sulla colonna da eliminare;
    • Scegliere il comando Modifica | Elimina;
    • Compare la dialog box Elimina; scegliere Riga intera o Colonna intera a seconda che si voglia cancellare la riga o la colonna; confermare la scelta;
    • La riga o la colonna su cui si era posizionati viene eliminata e tutte le formule del foglio vengono adattate di conseguenza.
    •  
    • 7.1.8 Stampa dei dati nella cartella di lavoro.
    •  
    • Vediamo una versione minimale che poi eventualmente arricchiremo:
    • Selezionare il menù File | Imposta Pagina | Foglio | Area di stampa.
    • Digitare gli estremi della zona da stampare per fare si che l'area stessa venga considerata come l'area da stampare effettivamente. In alternativa al punto precedente è possibile selezionare, con una operazione di drag del mouse, l'area del foglio che si vuole stampare.
    • Si tenga presente che se l'area è troppo grossa (per il tipo di foglio su cui si stampa) Excel eseguirà automaticamente degli adattamenti: divisione in pagine e stampa delle colonne eccedenti in coda.
    • Confermare con Ok l’operazione. Compariranno dei tratteggi sul foglio che indicano l'area selezionata per la stampa.
    • Selezionare il menù File | Stampa. Comparirà la dialog box Stampa.
    • Nella dialog box Stampa occorre scegliere tipicamente quanto segue (il resto va lasciato inalterato): Numero di copie; Tutto per il campo Intervallo; Fogli attivi nel group box Stampa. E’ poi possibile confermare o annullare la stampa.
    •  
    • NB Prima di stampare conviene (se si desidera) disabilitare la griglia delle celle del foglio nel menù File | Imposta pagina | Foglio.
    •  
    • Prima di richiamare il comando di stampa (dopo avere eventualmente selezionato l’area di stampa) è possibile dare il comando File | Imposta pagina che consente di aprire la dialog box Imposta pagina nella quale si possono vedere e modificare i parametri di stampa attraverso 4 linguette:
    • Linguetta Pagina: orientamento del foglio, proporzioni, dimensioni e tipo del foglio, qualità di stampa, numerazione, bottone per accedere alle opzioni di stampa caratteristiche della particolare stampante.
    • Linguetta Margini: margini superiore, inferiore, sinistro e destro, scelta della distanza dal bordo di intestazione e piè di pagina, centratura dei dati nella pagina.
    • Linguetta Intestaz. / Piè di pag.: scelta dell’intestazione con bottone di personalizzazione, scelta del piè pagina con bottone di personalizzazione.
    • Linguetta Foglio: scelta dell’area di stampa, indicazione delle righe da ripetere in alto (ad ogni pagina), indicazione delle colonne da ripetere a sinistra (di ogni pagina), caratteristiche di stampa (griglia, stampa in qualità bozza, stampa in bianco e nero, stampa delle intestazioni di riga e colonna), ordine di pagina (priorità orizzontale o verticale).
    •  
    • NB1 Per stampare le formule anziché i risultati il procedimento è identico a quello illustrato in precedenza ma occorre preventivamente selezionare il menù Strumenti | Opzioni | Visualizza ed abilitare il Check box Formule. Sarà magari necessario riadattare la dimensione delle celle perché si possa stampare tutta la formula: ideale, al riguardo, l’uso del comando Formato | Colonna | Adatta dopo avere scelto le colonne che andranno stampate. Al termine della stampa converrà ripristinare la situazione (Check box Formule disabilitato e celle alla dimensione originale).
    • La stampa di formule lunghe è comunque problematica: in questo caso conviene selezionare le formule di interesse, usare il menù Modifica | Copia per trasferirle nella clipboard (appunti) ed usare uno strumento (come Word, Write, WordPad) per importare le formule dalla clipboard (attraverso il menù Modifica | Incolla o Modifica | Incolla speciale mentre è ancora attiva la selezione in Excel) e per poi stamparle (magari arricchite degli indirizzi delle celle in cui si trovavano le formule e di commenti ad-hoc).
    •  
    • NB2 E' possibile avere un anteprima di stampa usando il comando File | Anteprima di stampa.
    •  
    • 7.1.9 Uscita da Excel.
    •  
    • Per uscire da Excel dare il comando File | Esci. Se la cartella di lavoro è stata modificata dall'ultima operazione di salvataggio la macchina mostra un Message Box chiedendo se si vogliono salvare le modifiche: rispondendo "Si" si salvano le modifiche sul file associato alla cartella e si esce da Excel; rispondendo "No" non si salvano le modifiche sul file associato al foglio e si esce da Excel; rispondendo "Annulla" non si salvano le modifiche sul file associato al foglio ma si rimane in Excel.
    •  
    • 7.1.10 Breve descrizione di altri comandi utili.
    •  
    • Segue un elenco di altri comandi utili descritti in forma riassuntiva:
    • Modifica | Elimina Foglio: elimina i fogli selezionati (per selezionare fogli si possono usare anche le combinazioni SHIFT+CLICK e CTRL+CLICK).
    • Modifica | Sposta o copia foglio: per spostare o copiare un foglio all’interno della stessa cartella di lavoro.
    • Modifica | Trova: per cercare dati o formule nel foglio.
    • Modifica | Sostituisci: per cambiare dati o formule nel foglio.
    • Modifica | Vai a: per saltare ad una zona, dando il nome o l’indirizzo della zona.
    • Visualizza | Barre degli strumenti: per visualizzare o nascondere le varie barre degli strumenti. Di particolare interesse sono le seguenti: standard, formattazione, grafico, disegno, casella degli strumenti, Visual Basic.
    • Visualizza | Zoom: consente di vedere la cartella di lavoro ad un dato livello di zoom (per default 100%).
    • Inserisci | Celle: per inserire celle singole e non solo intere righe o colonne.
    • Inserisci | Foglio di lavoro: per inserire un intero foglio di lavoro (prima di quello corrente).
    • Inserisci | Funzione: per inserire funzioni in autocomposizione (vedi sotto).
    • Inserisci | Nome: per definire nomi di zona (in particolare sottomenù Definisci).
    • Formato | Celle: per definire il formato celle. La relativa finestra di dialogo ha linguette per definire i seguenti aspetti di formato: numero (scegliere uno dei formati predefiniti: generale, numero, valuta, contabilità, testo, data, ora, ... oppure definire un formato personalizzato); allineamento (scegliere le caratteristiche di allineamento orizzontale, verticale e di orientamento del testo; è anche possibile disporre testo su più righe con l’opzione “testo a capo” e unire le celle selezionate con l’opzione “unione celle”); carattere (per scegliere il font e le relative caratteristiche); bordo (per creare effetti di bordatura attorno a celle o gruppi di celle selezionati); motivo (per scegliere un motivo o un colore per la cella o per il gruppo di celle selezionato); protezione (che consente di proteggere le celle di un foglio/cartella protetto: vedi Strumenti | Protezione).
    • Formato | Foglio | Rinomina: per cambiare nome al foglio corrente.
    • Formato | Formattazione automatica: consente di specificare una formattazione automatica per la zona selezionata. La formattazione automatica proporrà un insieme di possibili formati da applicare alla zona.
    • Formato | Stile: consente di selezionare, aggiungere, modificare o cancellare stili (insiemi di formati).
    • Strumenti | Controllo ortografia: consente di eseguire il controllo ortografico sulle parole inserite nei fogli Excel.
    • Strumenti | Controllo: fornisce un sottomenù per l’individuazione grafica delle relazioni tra la cella attiva e le altre celle: individua precedenti (individua le celle con valori che influenzano quello della cella attiva); individua dipendenti (individua le celle con formule che dipendono dalla cella attiva); individua errore (individua le celle che causano un errore nella cella attiva); rimuovi tutte le frecce (rimuove tutte le visualizzazioni grafiche di controllo create fin qui).
    • Strumenti | Protezione: consente di abilitare la protezione per la cartella di lavoro e/o per i singoli fogli di lavoro; la protezione, con o senza password consente di impedire la modifica alle celle o agli oggetti che hanno abilitata la proprietà di formato bloccata (vedi sopra Formato | Celle - protezione).
    • Strumenti | Componenti Aggiuntivi: consente di abilitare/disabilitare le aggiunte (file xla) che apportano nuove funzionalità all’interno di Excel; sono aggiunte ad esempio il risolutore, il salvataggio automatico, ecc.
    • Strumenti | Opzioni: consente di visualizzare e/o modificare le opzioni di Excel attraverso una finestra di dialogo a linguette. Se non si conosce il significato di una voce fare click sul pulsante ? (questo vale anche altrove).
    • Finestra: questo menù consente di gestire le finestre di Excel; in particolare si può dividere un foglio in riquadri “indipendenti” per consentire ad esempio di mantenere visualizzate righe o colonne di intestazione. Si usa in tal caso il comando Finestra | Dividi (e Finestra | Rimuovi divisione per eliminare tale divisione); la divisione avviene in corrispondenza della cella attiva. Il comando Finestra | Blocca riquadri consente di rendere la divisione in riquadri non modificabile con il mouse.
    • Help (?): fornisce l’help in linea dell’applicativo Excel.

     

    • File | Salva come pagina Web: consente di salvare la cartella o il singolo foglio come file HTML. Se si salva il singolo foglio (opzione nella finestra di salvataggio) è possibile aggiungere l’interattività nel senso che verrà generato un controllo all’interno della pagina HTML che consente di interagire con i dati (oltre che visualizzarli).
    • File | Invia | Destinatario posta e File | Invia | Destinatario posta elettronica (come allegato): consentono, con modalità diverse, l’invio della cartella corrente come messaggio di posta elettronica.
    • Inserisci | Interruzione di pagina e Inserisci | Rimuovi interruzione di pagina: consentono rispettivamente di inserire e rimuovere interruzioni di pagina in corrispondenza della riga selezionata.
    • Inserisci | Oggetto: consente di inserire oggetti (immagini, suoni, animazioni, ecc.) all’interno del foglio elettronico.
    • Inserisci | Collegamento ipertestuale: consente di creare e poi modificare un link ipertestuale che faccia riferimento ad una pagina internet avendo come punto di partenza, di solito, da una stringa memorizzata in una cella Excel (ma il punto di partenza del link potrebbe essere un qualunque oggetto).
    • Strumenti | Condividi aree di lavoro: consente di rendere condivisibile una cartella di lavoro in modo che sia possibile apportarvi modifiche concorrenti da parte di diversi utenti. In caso di conflitto di modifiche verranno proposte (di solito all’atto del salvataggio) opportune azioni correttive di facile comprensione. Quando è abilitata la condivisione sono stabilite delle restrizioni sulla cartella di lavoro. Una cartella condivisa dovrebbe essere accessibile tramite una connessione di rete.
    • Strumenti | Revisioni: consente di visualizzare e riesaminare le diverse “revisioni” del documento (cartella di lavoro) che si sono generate in seguito a modifiche apportate da diversi utenti.
    • Strumenti | Collaborazione in linea | Discussioni Web: consente di avviare una  discussione via internet applicando particolari commenti alla cartella di lavoro. La collaborazione in linea richiede la presenza di un server dotato delle estensioni server di Office 2000: non essendo disponibili tali estensioni non è possibile verificare la funzionalità.
    • Dati | Convalida: consente di impostare (in maniera intuitiva) i criteri di validità dei dati inseriti in una data cella (o in tutte le cella di una data zona). Se i dati non corrispondono ai criteri di validità viene fornito un messaggio di errore.
    •  
    • 8. PRINCIPALI FUNZIONI EXCEL.
    •  
    •  
    • =ARROTONDA(x;n)
    •  
    • Arrotonda x a n cifre decimali.
    •  
    • =INT(x)
    •  
    • Parte intera di x.
    •  
    • =RADQ(x)
    •  
    • Radice quadrata di x.
    •  
    • =SOMMA(zona)
    •  
    • Somma i valori contenuti nella zona.
    •  
    • =MEDIA(zona)
    •  
    • Calcola la media dei valori contenuti nella zona.
    •  
    • =SE(cond;x;y)
    •  
    • Restituisce il valore di x se la condizione cond è vera (<>0) e restituisce il valore di y se la condizione cond è falsa (=0).
    •  
    • =INDIRETTO(INDIRIZZO(riga;colonna;1;VERO);VERO)
    •  
    • Valore della cella all'intersezione di riga e colonna nel foglio elettronico (NB gli indici di riga e colonna partono entrambi da 1 e sono numerici anche per le colonne - la colonna A è la numero 1, la colonna B la 2, la C la 3, ...). INDIRIZZO consente di costruire (in formato testo) l'indirizzo EXCEL corrispondente a riga e colonna specificati (1 e VERO sono due parametri aggiuntivi richiesti). INDIRETTO restituisce il valore il cui indirizzo è specificato nell'argomento (sotto forma di testo); VERO è un argomento aggiuntivo richiesto.
    •  
    • =DATA(anno;mese;giorno)
    •  
    • Numero seriale della data (numero di giorni da inizio secolo alla data indicata). Se non si specifica diversamente Excel attribuisce automaticamente il formato data alla cella contenente questa formula; riportando il formato a numero è possibile leggere direttamente il numero seriale di data.
    •  
    • =INDICE(zona;riga;colonna)
    •  
    • Fornisce l’elemento che si trova all’intersezione di riga e colonna nella matrice dati definita da zona. Gli indici di riga e colonna partono da 1 nella zona selezionata.
    •  
    • =CERCA.VERT(valore;zona;colonna;param)
    •  
    • Cerca in verticale, nella prima colonna della zona, il valore specificato restituendo il valore trovato nella colonna di output specificata in corrispondenza del valore trovato.
    • Se param è VERO, i valori nella prima colonna di zona dovranno essere disposti in ordine crescente; in tal caso la funzione si comporta come segue:
    • se il valore cercato è più piccolo del valore minimo della prima colonna della zona la formula restituisce #N/D;
    • se il valore è maggiore o uguale del minimo della prima colonna della zona la formula restituisce il valore della colonna di output corrispondente all’ultimo dei valori minori o uguali al valore cercato nella prima colonna.
    • Se param è FALSO non sarà necessario ordinare la prima colonna di zona e la funzione opera come segue:
    • se non esiste nessun valore corrispondente nella prima colonna della zona la formula restituisce valore #N/D;
    • se esiste una sola corrispondenza la formula restituisce il valore della colonna di output relativa al valore cercato;
    • se esiste più di una corrispondenza la formula restituisce il valore della colonna di output corrispondente al primo (dall’alto) dei valori cercati.

 

Corso Excel

 

  •  
  • =VAL.NON.DISP(Espressione)
  •  
  • Restituisce il valore VERO se Espressione è #N/D altrimenti restituisce FALSO.
  •  
  • Connettivi logici: E(log1;log2;...), O(log1;log2;...), NON(logico)
  •  
  • E restituisce VERO solo se tutti i suoi argomenti logici (log1, log2, ...) sono veri; O restituisce VERO se almeno uno dei suoi argomenti logici (log1, log2, ...) è vero; NON restituisce VERO solo se logico è FALSO.
  •  
  • ANNO(x), MESE(x), GIORNO(x)
  •  
  • Sono tre funzioni che restituiscono rispettivamente l’anno, il mese ed il giorno del numero seriale di data x.
  •  
  • CASUALE()
  •  
  • Restituisce un numero casuale tra 0 e 1. Ogni volta che viene ricalcolato il foglio elettronico viene generato un nuovo numero casuale. Per ottenere un ricalcolo “forzato” usare il tasto funzione F9.
  •  
  • CONCATENA(x1;x2;...;xN)
  •  
  • Concatena le espressioni testo x1, x2, ... xN per formare un risultato.
  •  
  • STRINGA.ESTRAI(testo; inizio; num_caratt)
  •  
  • Estrae la sottostringa della espressione testo a partire dalla posizione inizio e per un numero i caratteri pari a num_caratt.
  •  
  • LUNGHEZZA(testo)
  •  
  • Restituisce il numero di caratteri della espressione testo.
  •  
  • SOSTITUISCI(testo; testo_prec; nuovo_testo; ricorrenza)
  •  
  • Sostituisce nella espressione stringa testo le ricorrenze di testo_prec con nuovo_testo. Se ricorrenza è omesso vengono sostituite tutte le ricorrenze; se è presente viene sostituita solo la ricorrenza menzionata.
  •  
  • EXP(x), LN(x)
  •  
  • Calcolano rispettivamente il valore della funzione esponenziale e il valore del logaritmo naturale sull’argomento x.
  •  
  • FALSO, VERO
  •  
  • Sono rispettivamente i valori logici di verità falso e vero.
  •  
  • MATR.DETERM(matr)
  •  
  • Calcola il determinante della matrice presente nella zona matr.
  •  
  • MATR.INERSA(matr)
  •  
  • Calcola la matrice inversa della matrice posta nella zona matr. Deve essere inserita come funzione matrice. Per inserire una funzione matrice si può procedere come segue: scrivere la funzione nella prima cella in alto a sinistra della matrice risultato; selezionare l’intera zona destinata a divenire la matrice risultato; selezionare la formula della prima cella in alto nella barra della formula; premere CTRL+MAIUSC+INVIO.
  •  
  • MATR.PRODOTTO(matr1;matr2)
  •  
  • Restituisce il prodotto righe per colonne delle matrici presenti nelle zone matr1 e matr2. Deve essere inserita come formula matrice.
  •  
  • MATR.SOMMA.PRODOTTO(matr1;matr2)
  •  
  • Se matr1 e matr2 sono due vettori (riga o colonna) della stessa dimensione la precedente funzione restituisce il prodotto scalare dei due.
  •  
  • MATR.TRASPOSTA(matr)
  •  
  • Restituisce la matrice trasposta della matrice posta nella zona matr. Va introdotta come formula matrice.
  •  
  • MAX(zona), MIN(zona)
  •  
  • Restituiscono rispettivamente il massimo ed il minimo valore (numerico) di zona.
  •  
  • MEDIANA(zona)
  •  
  • Restituisce la mediana dei valori contenuti in zona.
  •  
  • MODA(zona)
  •  
  • Restituisce la moda (cioè il valore più ricorrente) presente in zona.
  •  
  • VALORE(x)
  •  
  • Converte x in un numero (valore).
  •  
  • TESTO(val; formato)
  •  
  • Converte il valore val in testo assegnandogli un formato numerico specificato con formato. Il valore di formato è un formato numerico sotto forma di testo come quello che compare nella scheda Numero della finestra di dialogo Formato | Celle (casella di testo Tipo dopo avere scelto Personalizzato come Categoria). Formato non può contenere un asterisco (*).
  •  
  •  
  • RATA(tasso_int; periodi; val_attuale; val_futuro; tipo)
  • INTERESSI(tasso_int; periodo; periodi; val_attuale; val_futuro; tipo)
  •  
  • Calcolano rispettivamente la rata e la quota interessi di pagamenti rateizzati nel caso di rate costanti. Per l’ammortamento a rate costanti valgono le seguenti precisazioni:
  • La quota capitale, il debito residuo ed il debito estinto si possono calcolare a partire dai due precedenti dati;
  • tasso_int è il tasso di interesse (formato percentuale) del prestito;
  • periodi è il numero totale di periodi di ammortamento;
  • periodo (solo per la quota interesse) è il periodo di riferimento per l’attuale quota interessi (il numero di periodo a cui la quota interessi si deve riferire);
  • val_attuale è l’importo del prestito (deve essere negativo per generare rate positive);
  • val_futuro rappresenta il valore residuo alla fine dei periodi: dovrebbe essere nullo (in condizioni normali);
  • tipo è 0 per pagamenti posticipati, 1 per pagamenti anticipati.
  •  
  • POTENZA(num;potenza)
  •  
  • Serve per elevare il numero num alla potenza indicata da potenza.
  •  
  • RICERCA(testo; stringa; inizio)
  •  
  • Esegue la ricerca di testo in stringa a partire dalla posizione inizio e fornisce la posizione di inizio di testo se trovata, altrimenti restituisce #VALORE.
  •  
  • RIMPIAZZA(testo_prec; inizio; num_caratt; nuovo_testo)
  •  
  • Sostituisce, in testo_prec, i caratteri dalla posizione inizio per una lunghezza di num_caratt, con nuovo_testo.
  •  
  • TROVA(testo; stringa; inizio)
  •  
  • Come RICERCA ma rileva le maiuscole (ricerca case-sensitive).
  •  
  • VA(tasso_int; periodi; pagam; val_futuro; tipo)
  •  
  • Restituisce il valore attuale di un investimento. Il valore attuale è la cifra totale che rappresenta il valore attuale di una serie di pagamenti futuri. In questo contesto: tasso_int è il tasso di capitalizzazione; periodi è il numero di rate da pagare in futuro; pagam è il valore della rata costante (deve essere negativo per generare risultati positivi); val_futuro è il valore finale che conviene sia sempre 0; tipo indica rate posticipate se pari a 0 e anticipate se pari a 1.
  •  
  • VAL.VUOTO, VAL.ERR, VAL.ERRORE, VAL.LOGICO, VAL.NON.DISP,
  • VAL.NON.TESTO, VAL.NUMERO, VAL.RIF, VAL.TESTO
  •  
  • Sono espressioni logiche che consentono di determinare il tipo di valore di una formula (e in particolare di una cella): per maggiori informazioni consultare la guida.
  •  

VAL.FUT(tasso_int; periodi; pagam; val_attuale; tipo)

 

Restituisce il valore futuro di un investimento. Il valore futuro è la cifra totale che rappresenta il valore al termine di una serie di pagamenti futuri. In questo contesto: tasso_int è il tasso di capitalizzazione; periodi è il numero di rate da pagare in futuro; pagam è il valore della rata costante (deve essere negativo per generare risultati positivi); val_attuale è il valore iniziale che conviene sia sempre 0; tipo indica rate posticipate se pari a 0 e anticipate se pari a 1.

 

9. I GRAFICI IN EXCEL.

 

I grafici in EXCEL sono oggetti molto sofisticati che hanno tante opzioni. Risulta perciò problematico farne una trattazione esaustiva. Per orientarci seguiremo i passi necessari alla creazione di un grafico facendo riferimento a due esempi: uno per grafici in 2 dimensioni ed uno per grafici in 3 dimensioni.

 

9.1 Esempio 1.

 

Si carichino nella zona A1:A20 i valori da -9 a 10 con passo 1. Si carichino nella zona B1:B20 le formule necessarie per costruire la funzione x^2-5x+2 dove x sono i valori della zona A1:A20.

 

Per creare un grafico significativo per l'esempio proposto i passi sono i seguenti:

  • Opzionalmente selezionare, con un drag del mouse, la zona dei dati in base a cui costruire il grafico. Questa operazione non è obbligatoria ma le successive operazioni verranno facilitate. Selezionare la zona A1:B20.
  • Dare il comando Inserisci | Grafico o usare il bottone Creazione guidata grafico dalla barra dei bottoni.

 

A questo punto compaiono una serie di dialog box di richiesta dati:

1.   Passaggio 1 di 4 – Tipo di Grafico: Si seleziona il tipo di grafico che si vuole ottenere: è possibile scegliere dalla linguetta Tipi Standard oppure dalla linguetta Tipi Personalizzati. Nell'esempio scegliere Linee ed a destra il tipo di linea. Scegliere “Avanti >”.

2.   Passaggio 2 di 4 – Dati di Origine: Nella linguetta Intervallo Dati: come intervallo va confermata la zona contenente i dati per il grafico che, nell'esempio, è la zona Foglio1!$A$1:$B$20; scegliere Serie in Colonne (in questo caso). Nella linguetta Serie: usando il bottone Elimina, eliminare la serie1 che nell’esempio non ha senso; nel box Etichette asse categorie (X) scrivere l’indirizzo della zona contenente i valori delle etichette per l’asse X (=Foglio1!$A$1:$A$20 nel nostro caso). Scegliere “Avanti >”.

3.   Passaggio 3 di 4 – Opzioni del grafico: E’ possibile sistemare le opzioni del grafico riguardo ai seguenti elementi, ciascuno all’interno della relativa linguetta:

3.1. Titoli: nell'esempio è possibile aggiungere un titolo al grafico, all’asse X, all’asse Y.

3.2. Assi: lasciare i valori di default.

3.3. Griglia: lasciare i valori di default.

3.4. Legenda: nell’esempio eliminare la legenda attraverso l’apposito check box.

3.5. Etichette dati: lasciare i valori di default (Assente).

3.6. Tabella dati: lasciare i valori di default.

3.7. Alla fine scegliere “Avanti >”.

4.   Passaggio 4 di 4 – Posizione Grafico: Scegliere se piazzare il grafico sul foglio corrente o in un foglio grafico appositamente creato con il nome specificato. Nel nostro caso scegliere “come oggetto in … Foglio1”. Scegliere “Fine”.

 

A questo punto compare il grafico scelto. E' ora possibile eseguire una serie di operazioni tra cui:

1.       Trascinare la finestra del grafico, con una operazione di drag del mouse, per spostarlo a piacimento all'interno del foglio elettronico.

2.       Trascinare (con una operazione di drag del mouse) i marker del grafico per ridimensionarlo. Per fare comparire i marker basta fare click sul grafico.

3.       Fare click sul grafico per abilitare le opzioni che consentono di personalizzare il grafico e di cambiarlo. E’ possibile fare conto su un notevole numero di opzioni di personalizzazione che risulta impossibile riassumere in breve. Ci limitiamo a citare qui quanto segue:

3.1. La possibilità di selezionare diversi elementi del grafico con un click del mouse e quindi, usando il pulsante destro richiamare l’opzione di Formato relativa per accedere ad una finestra di dialogo (di solito con linguette) che consente di personalizzare il formato del particolare oggetto selezionato. Esempi di oggetti che si possono significativamente selezionare sono:

3.1.1. Il grafico (di una serie).

3.1.2. L’asse X: sono particolarmente importanti le opzioni delle linguette Motivo e Scala: nel nostro esempio, nella linguetta Scala conviene avere i valori 10, 1, 1 nelle tre caselle di testo e i check box non marcati; nella linguetta Motivo conviene abilitare i segni di graduazione principali, disabilitare quelli secondari e porre le etichette di graduazione in basso. Ancora, può convenire cambiare il tipo di carattere, di numero e l’allineamento nelle restanti linguette.

3.1.3. L’asse Y: particolarmente significative le opzioni per Scala e Motivo.

3.1.4. Il titolo del grafico e degli assi (le stringhe relative si modificano in place).

3.2. La possibilità selezionare l’intera area del grafico (solo l’area vera e propria o quella più allargata contenente titoli e legende): qui è possibile selezionare, sempre con il pulsante destro del mouse l’opzione che consente di cambiare il Tipo di Grafico (ed il sottotipo).

3.3. La possibilità, sempre con il pulsante destro, quando è selezionata l’area del grafico, di accedere a funzionalità che consentono ad esempio l’inserimento o l’eliminazione di griglie o altri elementi. A tale proposito occorre selezionare la voce Opzioni Grafico dal menù di scelta rapida e poi scegliere la linguetta di interesse: titoli, assi, griglia, legenda, etichette dati, tabella dati.

3.4. La possibilità, selezionando la serie dei dati e facendo click con il pulsante destro, di accedere alla voce Dati di origine ed in particolare alla linguetta Serie che consente di modificare i dati della serie (comprese le etichette dell’asse X ed il nome della serie).

3.5. La possibilità di terminare la sessione di editing del grafico facendo un click fuori dall’area del grafico.

4.       Salvare il grafico: il grafico si salva salvando la cartella di lavoro. In altre parole il salvataggio della cartella di lavoro memorizza anche i grafici presenti all'istante del salvataggio.

 

9.2 Esempio 2.

 

Nella zona A1:K11 si scriva in maniera opportuna la tabellina per i numeri da 1 a 10. La prima riga e la prima colonna sono intestazioni che contengono i numeri da 1 a 10. In ogni altra cella è presente il prodotto tra l'intestazione di riga e l'intestazione di colonna.

 

Per creare un grafico significativo per l'esempio proposto i passi sono i seguenti:

1.       Opzionalmente selezionare, con un drag del mouse, la zona dei dati in base a cui costruire il grafico. Questa operazione non è obbligatoria ma le successive operazioni verranno facilitate. Selezionare la zona A1:K11.

2.       Dare il comando Inserisci | Grafico o usare il bottone Creazione guidata grafico dalla barra dei bottoni.

 

A questo punto compaiono una serie di dialog box di richiesta dati:

1.   Passaggio 1 di 4 – Tipo di Grafico: Si seleziona il tipo di grafico che si vuole ottenere: è possibile scegliere dalla linguetta Tipi Standard oppure dalla linguetta Tipi Personalizzati. Nell'esempio scegliere Istogramma ed a destra il tipo di Istogramma 3D. Scegliere “Avanti >”.

2.   Passaggio 2 di 4 – Dati di Origine: Nella linguetta Intervallo Dati: come intervallo va confermata la zona contenente i dati per il grafico che, nell'esempio, è la zona Foglio1!$A$1:$K$11; scegliere Serie in Righe (in questo caso). Nella linguetta Serie nel nostro caso lasciare i valori già impostati: si osservi che il nome di ciascuna serie è presa dalle intestazioni di riga, la parte restante della riga è assunta come serie, mentre le intestazioni di colonna vengono utilizzate come valori dell’asse X (asse delle categorie). Scegliere “Avanti >”.

3.   Passaggio 3 di 4 – Opzioni del grafico: E’ possibile sistemare le opzioni del grafico riguardo ai seguenti elementi, ciascuno all’interno della relativa linguetta:

3.1. Titoli: nell'esempio è possibile aggiungere un titolo al grafico, all’asse X, all’asse Y ed all’asse Z.

3.2. Assi: lasciare i valori di default.

3.3. Griglia: lasciare i valori di default.

3.4. Legenda: nell’esempio eliminare la legenda attraverso l’apposito check box.

3.5. Etichette dati: lasciare i valori di default (Assente).

3.6. Tabella dati: lasciare i valori di default.

3.7. Alla fine scegliere “Avanti >”.

4.   Passaggio 4 di 4 – Posizione Grafico: Scegliere se piazzare il grafico sul foglio corrente o in un foglio grafico appositamente creato con il nome specificato. Nel nostro caso scegliere “come oggetto in …”. Scegliere “Fine”.

 

A questo punto compare il grafico scelto. E' ora possibile eseguire una serie di operazioni tra cui:

1.       Trascinare la finestra del grafico, con una operazione di drag del mouse, per spostarlo a piacimento all'interno del foglio elettronico.

2.       Trascinare (con una operazione di drag del mouse) i marker del grafico per ridimensionarlo. Per fare comparire i marker basta fare click sul grafico.

3.       Fare click sul grafico per abilitare le opzioni che consentono di personalizzare il grafico e di cambiarlo. E’ possibile fare conto su un notevole numero di opzioni di personalizzazione che risulta impossibile riassumere in breve. Ci limitiamo a citare qui quanto segue:

3.1. La possibilità di selezionare diversi elementi del grafico con un click del mouse e quindi, usando il pulsante destro richiamare l’opzione di Formato relativa per accedere ad una finestra di dialogo (di solito con linguette) che consente di personalizzare il formato del particolare oggetto selezionato. Esempi di oggetti che si possono significativamente selezionare sono:

3.1.1. Il grafico (di una serie).

3.1.2. L’asse X: sono particolarmente importanti le opzioni delle linguette Motivo e Scala: nel nostro esempio, nella linguetta Scala conviene avere i valori 1, 1 nelle due caselle di testo e il check box non marcato; nella linguetta Motivo conviene abilitare i segni di graduazione principali, disabilitare quelli secondari e porre le etichette di graduazione in basso. Ancora, può convenire cambiare il tipo di carattere, di numero e l’allineamento nelle restanti linguette.

3.1.3. L’asse Y: come il precedente.

3.1.4. L’asse Z: particolarmente significative le opzioni per Scala e Motivo.

3.1.5. Il titolo del grafico e degli assi (le stringhe relative si modificano in place).

3.2. La possibilità selezionare l’intera area del grafico (solo l’area vera e propria o quella più allargata contenente titoli e legende): qui è possibile selezionare, sempre con il pulsante destro del mouse l’opzione che consente di cambiare il Tipo di Grafico (ed il sottotipo).

3.3. La possibilità, sempre con il pulsante destro, quando è selezionata l’area del grafico, di accedere a funzionalità che consentono ad esempio l’inserimento o l’eliminazione di griglie o altri elementi. A tale proposito occorre selezionare la voce Opzioni Grafico dal menù di scelta rapida e poi scegliere la linguetta di interesse: titoli, assi, griglia, legenda, etichette dati, tabella dati.

3.4. La possibilità, selezionando una serie dei dati e facendo click con il pulsante destro, di accedere alla voce Dati di origine ed in particolare alla linguetta Serie che consente di modificare i dati delle serie (nome delle serie, valori delle serie e etichette dell’asse X).

3.5. La possibilità, sempre con il pulsante destro, quando è selezionata l’area del grafico, di modificare la Visualizzazione 3D (rotazione, prospettiva, ecc.) attraverso la corrispondente voce del menù di scelta rapida.

3.6. La possibilità di terminare la sessione di editing del grafico facendo un click fuori dall’area del grafico.

4.       Salvare il grafico: il grafico si salva salvando la cartella di lavoro. In altre parole il salvataggio della cartella di lavoro memorizza anche i grafici presenti all'istante del salvataggio.

 

10. LA FUNZIONE DATA BASE DI EXCEL (MENU’ DATI).

 

La funzionalità database è quella che consente di lavorare in EXCEL con archivi di dati (tabelle). Su tali archivi sono possibili, oltre alle manipolazioni dirette (inserimenti, variazioni, stampe) anche operazioni sofisticate di ricerca ed ordinamento.

 

10.1 Le operazioni di filtro dei dati.

 

Distinguiamo le operazioni di filtro automatico da quelle di filtro avanzato. Cominciamo la nostra analisi da queste ultime.

 

10.1.1 Le operazioni di filtro avanzato.

 

Illustriamo questa funzionalità attraverso un esempio sufficientemente generale da consentirci di capire la struttura complessiva.

 

Esempio: Predisponiamo un archivio con 3 campi che chiamiamo rispettivamente CA, CB, CC. Il campo CA conterrà una anagrafica, il campo CB un numero (possiamo pensare che sia l'importo a debito di un cliente) ed  il campo CC conterrà un tipo (possiamo immaginare che sia il tipo del cliente).

Mettiamo queste informazioni nelle prime tre colonne del foglio elettronico: la prima riga dovrà sempre contenere i nomi di campo. Avremo dunque la seguente situazione nelle prime tre colonne (A, B, C) del foglio elettronico:

 


 1  CA       CB       CC

 2  aaaaa         150 ta

 3  abaaa         219 tb

 4  acaaa         230 tc

 5  aaaaa          70 ta

 6  aaaaa         280 tb

 7  abcde          12 ta

 8  ttttaaa        33 ta

 9  tttt           66 tc

10  tttt           89 tc

 

In generale la zona contenente i dati in formata tabulare prende il nome di zona database (o zona elenco).

 

Poiché il nostro scopo sarà quello di fare delle ricerche, occorre che indichiamo da qualche parte i nomi di campo in base a cui effettuare tali ricerche. La zona in cui indico le "ricerche" da eseguire prende il nome di zona criteri e deve essere strutturata come segue:

  • prima riga: deve contenere gli stessi nomi di campo della zona database. Non si deve necessariamente includere tutti i campi della zona database, ed il loro ordine può essere mutato.
  • seconda riga (in generale righe successive): devono contenere le condizioni di selezione (vedi più avanti le condizioni poste). Si osservi che condizioni sulla stessa riga sono considerate combinate con l’operatore logico AND, mentre condizioni su righe diverse si considerano combinate con l’operatore logico OR.
  • Nell’esempio useremo come  zona condizione le colonne D, E ed F che appariranno come segue:
  •  
  • CA       CC
  • <cond>---<cond>---<cond>---
  •  
  • Dove al posto delle scritte <cond> andranno messe le condizioni che vedremo più oltre. Si osservi poi che la colonna F non contiene in prima riga un nome di campo perché serve per impostare un altro tipo di condizioni di ricerca che vedremo più avanti.
  •  
  • Serve a questo punto una zona dove emettere quei record che soddisfano alle condizioni date e che rappresentano l'obiettivo della nostra ricerca. Questa zona prende usualmente  il nome di zona di estrazione e può contenere nella prima riga i nomi dei campi che si vogliono selezionare per l'emissione (non è necessario che siano tutti quelli della zona database e nemmeno che siano nello stesso ordine).
  • Dedichiamo a tale zona le colonne G, H, I che  appariranno come segue:
  •  
  • CA       CB       CC
  • <emiss>--<emiss>--<emiss>--
  • <emiss>--<emiss>--<emiss>--
  •  .........................
  •  
  • dove al posto delle scritte <emiss> saranno presentati gli esiti delle varie ricerche.
  •  
  • A questo punto, dopo avere selezionato la zona database e una volta impostate le condizioni, per reperire i dati che soddisfano alle condizioni e portarli nella zona di estrazione occorre dare il comando:
  • Dati | Filtro | Filtro avanzato
  • A questo punto compare una dialog box all'interno della quale è possibile specificare quanto segue:
  • Copia in un’altra posizione in Azione; [è anche possibile filtrare i dati sul posto: in tal caso verranno nascoste le righe che non soddisfano ai criteri (in tal caso il comando Dati | Filtro | Mostra tutto consente di ripristinare la visualizzazione completa dei dati)];
  • La zona database nella casella Intervallo elenco;
  • La zona criteri nella casella Intervallo criteri;
  • La zona emissione nella casella Copia in (basta indicare la prima cella in alto a sinistra ma in questo caso la zona non verrà ripulita da eventuali valori residui);
  • E’ possibile specificare che si vuole una copia unica dei record (in caso di possibili duplicati).
  • Confermando con OK i record che rispondono ai criteri di selezione (vedi più avanti) vengono duplicati nella zona di estrazione.

 

Seguono ora alcuni esempi di possibili ricerche sulla nostra tabella. In tutti gli esempi si supporrà zona database A1:C10, zona criteri D1:F2 e zona estrazione G1:I10.

 

ESEMPIO1: Cerco tutti i record con CA="aaaaa". Per definire un corrispondenza "esatta", inserire il valore richiesto sotto il nome di campo relativo nella zona dei criteri nella seguente forma: ="=<Valore richiesto>".

Nel nostro caso porremo ="=aaaaa" nella cella D2 e daremo il comando Dati | Filtro | Filtro avanzato.

 

ESEMPIO2: Cerco tutti i record in cui il campo CA contiene una stringa che inizia per "a". Per definire una corrispondenza "approssimata" posso usare il carattere jolly * che sostituisce qualsiasi etichetta. Il carattere jolly * è sempre sottinteso alla fine di una stringa scritta nella zona criteri salvo il caso mostrato nell'esempio precedente.

Nel nostro caso porremo 'a* o anche solo 'a nella cella D2 e daremo il comando Dati | Filtro | Filtro avanzato.

 

ESEMPIO3: Cerco tutti i record in cui il campo CA contiene una stringa che inizia per "t" e della lunghezza di 4 caratteri. Per definire una corrispondenza "approssimata" posso usare il carattere jolly ?  che sostituisce un singolo carattere qualsiasi.

Nel nostro caso porremo ="=t???" nella cella D2 e daremo il comando Dati | Filtro | Filtro avanzato.

 

ESEMPIO4: Supponiamo di volere ricercare tutti i record che hanno nel campo CA una stringa di 4 caratteri che inizia con "t" e che hanno (contemporaneamente) "tc" nel campo CC. Nel nostro caso porremo ="=t???" nella cella D2 e ="=tc" nella cella E2 e daremo il comando Dati | Filtro | Filtro avanzato.

 

ESEMPIO5: Supponiamo di volere tutti i record che hanno campo CA che inizia per "t" e che hanno campo CC che è formato da due caratteri di cui il secondo è una c (ed il primo una lettera qualsiasi). Nel nostro caso poniamo 't* o anche solo 't nella cella D2 e ="=?c" nella cella E2 e daremo il comando Dati | Filtro | Filtro avanzato.

 

ESEMPIO6: Supponiamo di volere tutti i record che hanno campo CB con importo compreso tra 200 e 250 (estremi esclusi). In questo caso non possiamo esprimere direttamente la condizione poiché il campo CB non è contemplato nella zona dei criteri. Possiamo usare tuttavia la seguente procedura alternativa (valida, in particolare, per confrontare valori numerici di uno o più campi): si può usare qualsiasi campo della zona database anche se non è inserito nella zona dei criteri; occorre costruire una espressione VERO/FALSO da inserire nella zona dei criteri in una colonna senza intestazione di campo (come la colonna F dell'esempio); occorre scrivere la formula come se fosse valida solo per il primo record (usare indirizzi relativi per valori nella zona database e indirizzi assoluti per valori fuori dalla zona database).

Nel nostro caso scriveremo nella cella F2 la formula: =E((B2>200);(B2<250)) e daremo il comando Dati | Filtro | Filtro avanzato.

 

10.1.2 Le operazioni di filtro automatico.

 

Consentono di filtrare le righe di un elenco (database) in base al valore di ciascun campo:

  • Per creare un filtro automatico: selezionare l’elenco di dati (la prima riga contiene i nomi di campo); dare il comando Dati | Filtro | Filtro automatico.
  • Per eliminare l’opzione di filtro automatico: dare ancora il comando Dati | Filtro | Filtro automatico in modo da fare scomparire il simbolo di spunta ora presente.
  • Per filtrare i dati: scegliere il valore desiderato in uno o più dei combo box associati ai nomi di campo per imporre la o le condizioni di filtro; a questo punto resteranno visualizzate solo le righe che soddisfano a tutti i criteri impostati. Si osservi che il comando Dati | Filtro | Mostra tutto consente di ripristinare la visualizzazione di tutte le righe nascoste dai filtri attualmente in vigore. Si osservi anche che tra le voci del combo box di ciascun campo esistono, oltre a singoli valori della colonna, anche: (tutto) per non imporre condizioni sul campo; (personalizza ...) per potere esprimere una condizione complessa composta da massimo due espressioni logiche combinate con And o Or ciascuna facente uso degli operatori relazionali usuali (=, <>, >, <, >=, <=, …); (Primi 10 …) per mostrare i primi n (per default 10) elementi di un campo numerico secondo l’ordine crescente (inferiore) o decrescente (superiore).

 

10.2 La funzione di ordinamento.

 

Questa funzionalità consente di ordinare dei dati. Mostriamo anche questa funzionalità con un esempio.

 

Esempio: Si consideri un elenco di nomi e cognomi caricati rispettivamente nelle colonne B ed A del foglio elettronico (a partire dalla riga 1). Nella colonna C si indichi la data di nascita. Si supponga che, nei particolari dati usati ci siano persone con lo stesso cognome. Ci poniamo il problema di ordinare questi dati per anagrafica (a parità di cognome l'ordinamento va fatto sul nome). Possiamo avere la seguente situazione:

  A        B        C   

dddd     aaaa     22/07/73

eeee     mmmm     23/07/75

eeee     aaaa     24/01/66

aaaa     zzzz     02/03/34

aaaa     bbbb     03/04/72

aaaa     aaaa     05/06/75

mmmm     cccc     07/07/89

bbbb     bbbb     03/03/82

 

In questo caso per ordinare i dati usiamo la seguente procedura:

  • Si seleziona la zona contenente i dati da ordinare. Nell'esempio la zona A1:C8.
  • Si da il comando Dati | Ordina.
  • A questo punto compare la dialog box ordina. In tale dialog box si possono scegliere le chiavi (campi) ed i criteri di ordinamento. Nell'esempio scegliere:
  • Ordina per Colonna A nel primo gruppo (si può scrivere A1 o A1:A8 al posto di Colonna A); scegliere l’ordinamento crescente;
  • Quindi per Colonna B nel secondo gruppo (si può scrivere B1 o B1:B8 al posto di Colonna B); scegliere l’ordinamento crescente;
  • Non scegliere nulla nel terzo gruppo (Quindi per);
  • Nel gruppo elenco scegliere senza riga di intestazione;
  • In Opzioni (gruppo Orientamento) è possibile scegliere se ordinare dall’alto al basso (per righe) o da sinistra a destra (per colonne)
  • Confermare con OK e i dati verranno ordinati all'interno della zona selezionata.
  • Deselezionare la zona selezionata.
  •  
  • 10.3 I moduli di dati.
  •  
  • Selezionata una zona  che contiene un elenco (database) comprensivo della prima riga contenente i nomi di campo e delle successive righe contenenti i dati, è possibile richiamare il comando Dati | Modulo il quale mostra una finestra di dialogo contenente una maschera che consente di visualizzare, inserire, modificare e cancellare i dati di ogni singola riga (record) del database. Più precisamente la finestra di dialogo mostra:
  • Una zona dove vi sono i nomi di campo ed i text box per l’inserimento, la visualizzazione o la modifica dei dati della riga (record).
  • Un bottone Nuovo per aggiungere una riga all’elenco.
  • Un bottone Elimina per cancellare la  riga corrente dall’elenco.
  • Un bottone Ripristina annullare le modifiche apportate alla riga corrente se non ancora confermate.
  • Un bottone Criteri per selezionare i criteri di ricerca (che seguono praticamente la stessa logica di quelli elencati nel paragrafo 10.1.1).
  • Un bottone Modulo per tornare alla finestra modulo dalla finestra criteri.
  • I bottoni Trova succ. e Trova prec. Che consentono di trovare rispettivamente il successivo ed il precedente record (rispetto a quello corrente) che soddisfano i criteri selezionati. Se non sono impostati criteri i due bottoni spostano avanti o indietro di un record rispetto a quello corrente (effetto che si può comunque ottenere anche agendo sulla Scroll bar).
  • Un bottone Chiudi per chiudere il modulo dati.
  •  
  • 10.4 La funzione Subtotale.
  •  
  • Selezionata una zona  che contiene un elenco (meglio se comprensivo della prima riga contenente i nomi di campo e delle successive righe contenenti i dati) è possibile richiamare il comando Dati | Subtotali il quale mostra una finestra di dialogo che fornisce i seguenti elementi:
  • Il bottone Rimuovi tutti con cui è possibile rimuovere tutti i subtotali inseriti in precedenza.
  • Il combo box “Ad ogni cambiamento in” che consente di scegliere il campo dell’elenco i cui cambiamenti determinano i raggruppamenti in base a cui determinare i subtotali (verrà poi inserito anche un totale generale). Si osservi che è bene che l’elenco sia ordinato in base al campo che qui si sceglie.
  • Il combo box “Usa la funzione” che consente di scegliere la funzione di raggruppamento (di solito somma).
  • L’elenco dei campi a cui applicare i “subtotali” (in “Aggiungi subtotali a”): barrare i campi di interesse.
  • Tre opzioni: la prima per sostituire i subtotali correnti a quelli eventualmente presenti in precedenza; la seconda per inserire un salto pagina dopo ogni subtotale; la terza per decidere se inserire i subtotali sopra o sotto ogni raggruppamento.
  •  
  • 10.5 La funzione Testo in colonne.
  •  
  • Questa funzionalità consente di prendere un testo che si trova in una unica colonna e dividerlo in più colonne. Tipicamente la divisione sarà effettuata automaticamente in base all’uso di caratteri di separazione o in base ad una dimensione fissa (in caratteri) che si vuole dare alle colonne. La separazione viene guidata da una serie di finestre di dialogo.
  •  
  • 10.6 La funzione di Consolidamento.
  •  
  • Descriviamo tramite una procedura esemplificativa la funzione di consolidamento che consente di consolidare (es. sommare) i valori di diverse zone al fine di ottenere una zona riassuntiva. Supponiamo di avere N zone (matrici) di dati e di volerle consolidare su un altro foglio della stessa cartella di lavoro. La procedura potrebbe essere la seguente:
  • Selezionare la zona dove si vuole che venga fornito il risultato del consolidamento.
  • Dare il comando Dati | Consolida. Compare la relativa finestra di dialogo in cui eseguire le successive operazioni. Alla fine confermare l’operazione con Ok o interromperla con Chiudi.
  • Selezionare la prima zona da consolidare (mentre il cursore della finestra di dialogo si trova su “riferimento”) e premere Aggiungi.
  • Ripetere il punto precedente su ogni successiva zona da consolidare. Le zone dovrebbero avere tutte la stessa struttura uguale anche alla zona risultato.
  • In Funzione specificare la funzione di consolidamento (di solito somma).
  • Specificare eventuali parametri nei check box: in particolare barrare crea collegamenti con i dati originari se si vuole che vengano generate formule che mantengono un collegamento automatico con le zone di origine dei dati.
  •  
  • 10.7 La funzione Raggruppa e struttura.
  •  
  • Questa funzionalità è usata implicitamente in altre funzionalità del foglio elettronico (ad esempio in consolidamento quando si creino i collegamenti con i dati di origine). In alcune occasioni l’uso “manuale” di questa funzionalità può essere utile per dividere gerarchicamente il foglio di lavoro e consentire visualizzazioni a diversi livelli di astrazione (livelli di dettaglio). Non approfondiamo questa funzionalità rimandando eventualmente alla guida interna.
  •  
  • 10.8 La funzione di estrazione dati.
  •  
  • Se è necessario estrarre dati da un database (esempio un database Access) per inserirli in un foglio di lavoro si può usare la seguente procedura, sempre che sia stato installato Microsoft Query:
  • Posizionarsi sulla cella a partire dalla quale si vuole che inizino ad essere inseriti i dati e dare il comando Dati | Carica dati esterni | Nuova query su database. Compare la finestra dell’applicativo Microsoft Query con aperta la finestra di dialogo Scegli origine dati.
  • Selezionare la fonte dati di interesse e confermare con Ok. La prima volta l’elenco della finestra di dialogo sarà vuoto, occorrerà usare la voce <nuova origine dati> e seguire le indicazioni successive. Si sceglierà tipicamente un database di Access e quindi una tabella o query.
  • Compare a questo punto la sequenza delle finestre di Autocomposizione query: scegli colonne (qui si possono scegliere colonne anche da tabelle/query del database diverse da quella selezionata per default in precedenza), poi filtra dati, poi ordina, poi Termina (qui scegliere di solito restituisci dati a Microsoft Excel). Le opzioni dell’autocomposizione sono intuitive e quindi non le descriviamo. Terminare la serie di scelte con il bottone Fine.
  • In Excel compare la finestra di dialogo Restituzione dati esterni nella quale conviene che siano abilitate attraverso il pulsante Proprietà le opzioni Salva definizione query (se si vuole che venga ricordata la struttura della query per successivi aggiornamenti), Includi nomi di campo, Abilita l’aggiornamento in background e Aggiorna dati all’apertura del file. Confermare con Ok.
  •  
  • Una volta che si è eseguita la procedura precedente è possibile aggiornare periodicamente a richiesta l’insieme dei dati con la seguente procedura:
  • Selezionare la zona dove sono presenti i dati (basta scegliere la prima cella in alto a sinistra).
  • Dare il comando Dati | Aggiorna dati.
  • A questo punto si ottiene il set di dati aggiornati.

 

E’ possibile ora (dopo avere selezionato almeno una cella della zona di “estrazione dati”) modificare la query precedente usando il comando Dati | Carica dati esterni | Modifica query. A questo punto compare nuovamente la sequenza delle finestre di Autocomposizione query discussa in precedenza.

 

Se Microsoft Query non è istallato occorre istallarlo con il programma di setup di Office. Se qualche voce è istallata ma non configurata occorre “configurarla” richiamando il menù Strumenti | Componenti aggiuntivi e selezionando la relativa voce dall’elenco. Se la voce è già selezionata si può eliminare la selezione, ridare il comando Strumenti | Componenti aggiuntivi e tornare a selezionare la voce corrispondente: in questo modo viene comunque “configurata” la voce.

 

NB Conviene che l’aggiornamento dei dati sia eseguito con appositi strumenti (per esempio Access) e non con Microsoft Query.

 

Con apposita procedura guidata è possibile creare Cubi OLAP a partire dalla stessa procedura, descritta in precedenza, per l’estrazione di dati (basta selezionare l’opportuna opzione quando richiesto). Una volta creato un cubo OLAP è possibile usarlo per la creazione di rapporti tipicamente sotto forma di Tabelle Pivot (vedi sotto).

 

 

 

Corso Excel

 

10.9 La tabella Pivot.

 

La tabella Pivot è lo strumento ideale per analizzare elenchi di dati (database) in modo da ottenere elaborazioni riassuntive dei dati originali.

La tabella Pivot opera di solito raggruppando i dati in base ad opportuni criteri. Conviene perciò che i dati siano ordinati secondo tali criteri (richiamando un elenco già ordinato o ordinando i dati con il comando Dati | Ordina).

Una procedura possibile (sufficientemente generale) per creare una tabella Pivot è la seguente:

  • Selezionare la zona contenente di dati di partenza (l’elenco che sta alla base dell’elaborazione). Dare il comando Dati | Rapporto tabella pivot e grafico pivot.
  • Nella prima finestra di dialogo occorre di solito scegliere Elenco o database Microsoft Excel per quanto riguarda i dati da analizzare e Tabella pivot per quanto riguarda il tipo di rapporto da creare.
  • Nella seconda finestra di dialogo occorre selezionare o confermare (nel nostro caso) la zona dati da cui attingere le informazioni per creare la tabella Pivot.
  • Nella terza e ultima finestra è possibile specificare il foglio e la cella iniziale per la tabella Pivot; si possono altresì specificare una serie di opzioni di dettaglio relative alla tabella Pivot come la possibilità di aggiungere o meno i totali complessivi per riga e colonna e il nome della tabella Pivot. Confermare con Fine.
  • A questo punto comparirà una nuova finestra di dialogo, essa è quella più importante: attraverso intuitive operazioni di trascinamento sul foglio, occorrerà scegliere quali campi andranno piazzati sulle righe, quali sulle colonne e quale dato andrà analizzato all’intersezione di ogni riga e colonna nella zona dati; nelle situazioni più sofisticate si potrà ricorrere anche ad una divisione in pagine; l’idea generale è che per ogni cambiamento di valori dei campi delle righe, delle colonne (e delle pagine) si esegua un raggruppamento ed un consolidamento dei valori della zona dati (usando la funzione di consolidamento specificata successivamente e che per default è la somma); si osservi che scegliendo una divisione in pagine Excel mostrerà i dati di una sola pagina alla volta lasciando scegliere la pagina da opportuni combo-box. Per eliminare campi eseguire un trascinamento inverso (dal foglio alla finestra di dialogo). Per terminare la procedura chiudere la finestra di dialogo (con l’apposito box di chiusura).
  •  
  • A questo punto è possibile aggiornare la tabella Pivot selezionando una sua cella e dando il comando Dati | Aggiorna dati.
  •  
  • Per modificare una tabella Pivot nel suo complesso è sufficiente selezionare una qualunque cella della tabella Pivot e dare il comando Dati | Rapporto tabella pivot e grafico pivot. Compare a questo punto la sequenza della terza e della quarta finestra di dialogo descritte in precedenza per la costruzione delle tabelle Pivot. In tali finestre di dialogo si possono cambiare le impostazioni definite in precedenza.
  •  
  • Per cambiare, invece, le caratteristiche dei singoli campi della tabella Pivot occorre usare la seguente procedura:
  • Selezionare una cella della tabella Pivot che sia rappresentativa del campo di cui si vogliono modificare le caratteristiche (ad esempio una cella della zona dati per il campo della zona dati o una cella di intestazione di riga, colonna o pagina).
  • Fare click con il pulsante destro e scegliere il comando Impostazioni campo. Compare una finestra di dialogo nella quale si possono scegliere tipicamente i successivi elementi.
  • Per un campo delle righe, colonne o pagine è possibile specificare tipicamente questi elementi: il nome; i subtotali (scegliendo se ci devono essere o meno e se devono essere predefiniti o scelti tra le funzioni personalizzate indicate a lato).
  • Per il campo della zona dati è possibile specificare tipicamente: la funzione di riepilogo (Riepiloga per) scelta dall’elenco in list-box; è possibile altresì specificare tramite il pulsante Opzioni una serie di indicazioni che consentono di svolgere calcoli personalizzati sull’area dati a partire dal valore ottenuto applicando la funzione di riepilogo specificata sopra. In particolare risultano interessanti le seguenti opzioni: % di riga (per calcolare il valore percentuale rispetto al totale generale di ciascuna riga); % di colonna (per calcolare il valore percentuale rispetto al totale generale di ciascuna colonna); % del totale (per calcolare il valore percentuale rispetto al totale generale della tabella Pivot). Per altre opzioni si tratta ci calcolare una percentuale, una discordanza o una discordanza percentuale rispetto all’elemento prescelto del campo prescelto (es. per la discordanza in valore dell’elemento attuale rispetto al valore corrispondente del precedente raggruppamento occorre scegliere l’opzione discordanza da e scegliere come campo base il campo che individua il raggruppamento desiderato e scegliere in elemento base la voce “precedente”).
  •  

10.10 Le maschere Access.

  •  
  • Occorre preliminarmente osservare che la visualizzazione e la modifica di dati (di elenchi) in Excel è di solito condotta con strumenti Excel: i moduli (vedi sopra), le finestre programmate in VBA (vedi più avanti) o la modifica diretta dei dati nel foglio. Tuttavia si possono usare anche le funzionalità indicate di seguito.
  •  
  • Poiché la funzionalità Dati | Maschera Access ha dei problemi (non consente l’aggiunta di righe in più sessioni di lavoro), comincerò col descrivere una procedura che non faccia uso di tale funzionalità. Alla fine comunque descriverò anche l’utilizzo della voce Dati | Maschera Access.
  •  
  • 10.10.1 Uso di collegamenti a tabelle Excel.
  •  
  • Per potere usare una maschera Access per dati di un foglio elettronico occorre procedere come segue:
  • Preferibilmente, tenere aperto in Excel il documento contenente l’elenco dati desiderato.
  • Aprire l’applicativo Access.
  • Aprire un database precedente o crearne uno nuovo.
  • Dare il comando  File | Carica dati esterni | Collega tabelle (stando posizionati sulla linguetta tabelle).
  • Selezionare, nella successiva finestra di dialogo Microsoft Excel come Tipo file, scegliere la cartella di lavoro di interesse e premere il pulsante Collega.
  • Nella successiva finestra di dialogo scegliere il foglio di lavoro di interesse e verificare che nell’elenco sottostante compaiano i dati di interesse.
  • Nella successiva finestra di dialogo occorre di solito barrare la voce Intestazioni di colonne nella prima riga.
  • Nella successiva finestra di dialogo occorre dare un nome alla tabella di collegamento e confermare con Fine.
  • Spostarsi sulla linguetta Maschere e premere il bottone Nuovo. Selezionare come tabella quella appena creata come collegamento alla cartella Excel, scegliere Creazione guidata Maschera dall’elenco e seguire i passi di autocomposizione della maschera Access.
  •  
  • A questo punto ogni volta che si vuole è possibile aprire Excel con la cartella di lavoro desiderata, aprire Access con il database contenente la maschera di interesse (magari con la finestra non massimizzata in modo da poter vedere Excel sullo sfondo) e aprire anche tale maschera. A questo punto sarà possibile eseguire, tramite la maschera Access, inserimenti, variazioni, visualizzazioni e stampe ma NON annullamenti. Sarà ancora possibile eseguire direttamente sul foglio inserimenti, variazioni, annullamenti. Se si eseguono inserimenti o annullamenti si consiglia (per evitare ogni possibile problema) di chiudere temporaneamente Access per poi riaprirlo. Si potrà osservare che le modifiche (variazioni e inserimenti) apportate tramite la maschera finiranno direttamente in Excel e viceversa le modifiche (variazioni, inserimenti e annullamenti) apportate in Excel saranno direttamente visibili nella maschera Access.
  • NB Si consiglia di tenere sempre aperto Excel (sul foglio interessato) mentre si opera con la maschera Access relativa per evitare ogni problema di connessione.
  •  
  • Per automatizzare l’operazione è possibile (vedi anche la parte di programmazione più sotto) creare un bottone a cui associare una macro che contenga l’istruzione: “Variabile = Shell("Pathname_di_Access Pathname_del_Database_di _Collegamento", 1)”. Se poi il “database di collegamento” richiama automaticamente, all’apertura, la maschera di riferimento si può cominciare direttamente ad operare sui dati di Excel tramite maschera Access.
  •  
  • 10.10.2 Uso di Dati | Maschera Access.
  •  
  • Accettando di non potere eseguire inserimenti (in più sessioni di lavoro) e annullamenti tramite maschere Access è possibile usare la seguente procedura:
  • Selezionare l’area contenente i dati su cui costruire la maschera (possibilmente includendo i nomi di campo nella prima riga).
  • Dare il comando Dati | Maschera Access. Se è la prima volta che si crea un collegamento con Access per questa cartella di lavoro viene fornita una finestra di dialogo nella quale di solito si indica di creare un nuovo database (ma si potrebbe inserire la maschera da creare in un database esistente). Occorre altresì specificare che l’elenco è con riga di intestazione (se questa è stata predisposta nella prima riga dell’elenco stesso).
  • Confermata la scelta precedente viene aperto Access con un database che ha lo stesso nome della cartella di lavoro (se non si è specificato un database esistente) e viene creata una tabella di collegamento con i dati Excel. A questo punto viene avviata l’autocomposizione delle maschere: seguire tutti i passi arrivando a creare la maschera che viene poi visualizzata. E’ già possibile modificare dati nella maschera ed osservare i corrispondenti cambiamenti sul foglio. E’ pure possibile variare i dati sul foglio ed osservare i cambiamenti sulla maschera.

 

Uscendo da Access si osserva che viene creato un bottone con la scritta “Visualizza maschera di Access”: facendo click su tale bottone viene riaperto Access e viene visualizzata di nuovo la maschera precedente che consente ancora l’aggiornamento dei dati.

 

NB Se si creano più maschere verrà tipicamente aperta solo la prima in ordine alfabetico in Microsoft Access: per rimediare al problema nel caso in cui venisse aperta una maschera indesiderata sarà sufficiente chiuderla ed aprire quella desiderata.

 

10.11 I Report di Access.

 

Occorre preliminarmente osservare che la stampa di dati (di elenchi) in Excel è di solito condotta con strumenti Excel: disponendo direttamente i dati in opportune zone di output. Tuttavia si possono usare anche le funzionalità indicate di seguito.

 

Per creare report Access una procedura di utilizzo potrebbe essere la seguente:

  • Selezionare l’area contenente i dati su cui costruire il report (possibilmente includendo i nomi di campo nella prima riga).
  • Dare il comando Dati | Report Access. Se è la prima volta che si crea un collegamento con Access per questa cartella di lavoro viene fornita una finestra di dialogo nella quale di solito si indica di creare un nuovo database (ma si potrebbe inserire il report da creare in un database esistente). Occorre altresì specificare che l’elenco è con riga di intestazione (se questa è stata predisposta nella prima riga dell’elenco stesso).
  • Confermata la scelta precedente viene aperto Access con un database che ha lo stesso nome della cartella di lavoro (se non si è specificato un database esistente) e viene creata una tabella di collegamento con i dati Excel. A questo punto viene avviata l’autocomposizione dei report: seguire tutti i passi arrivando a creare il report che viene poi visualizzato.
  •  
  • Uscendo da Access si osserva che viene creato un bottone con la scritta “Visualizza report di Access”: facendo click su tale bottone viene riaperto Access e viene rivisualizzato il report precedente.
  •  
  • NB L’aggiunta di righe in fondo crea problemi (come pure l’eliminazione dalla coda). Per ovviare a questi inconvenienti si possono usare dei trucchi: es. lasciare un record “tampone” in fondo all’elenco in modo che inserimenti e cancellazioni non avvengano mai in fondo all’elenco (nel report poi si potrà decidere di non visualizzare tale record “tampone” imponendo un filtro).
  •  
  • NB Se si creano più report verrà tipicamente aperto solo il primo in ordine alfabetico in Microsoft Access: per rimediare al problema nel caso in cui venisse aperto un report indesiderato sarà sufficiente chiuderlo ed aprire quello desiderato.
  •  
  • 10.12 Conversione in Access.
  •  
  • E’ possibile convertire un elenco Excel in Access caricandolo in un database con la seguente procedura:
  • Selezionare l’elenco da convertire in Access (compresi possibilmente i nomi di campo nella prima riga).
  • Dare il comando Dati | Converti in Access. Compare una finestra di dialogo nella quale scegliere se importare i dati in un nuovo database o in uno esistente.
  • Nella successiva finestra di dialogo barrare (se è il caso) la casella “Intestazioni di colonne nella prima riga”.
  • Nella successiva finestra di dialogo è possibile scegliere se caricare i dati in una nuova tabella o in una esistente (di solito nuova tabella).
  • Nella successiva finestra di dialogo è possibile scegliere quali campi includere e con quali caratteristiche.
  • Nella successiva finestra di dialogo è possibile indicare una chiave primaria per la tabella.
  • Nell’ultima finestra di dialogo è possibile fornire il nome della tabella di importazione. Confermare con Fine.
  • A questo punto i dati del foglio sono diventati una tabella indipendente di Access sulla quale è possibile compiere qualunque operazione tipica di Access stesso.

 

11. COMPLEMENTI DI EXCEL.

 

Prima di affrontare la parte relativa alle macro con la programmazione in VBA completiamo il discorso sulle voci di menù evidenziando le funzionalità relative a tre opzioni abbastanza interessanti: ricerca obiettivo, risolutore e scenari.

 

11.1 La ricerca obiettivo.

 

La ricerca obiettivo consente di ottenere la soluzione approssimata di equazioni usando la seguente procedura:

  • Si consideri l’equazione F(X) = C dove C è una costante: il valore X sarà rappresentato da una cella del foglio elettronico.
  • Si scriva l’espressione di F(X) in una cella del foglio che chiameremo cella funzione. La X sarà rappresentata da un’altra cella del foglio elettronico che chiameremo cella incognita. Chiameremo  C valore costante.
  • Selezionare la cella funzione e dare il comando Strumenti | Ricerca obiettivo. Nella seguente finestra di dialogo occorre: lasciare l’indirizzo della cella funzione in “imposta la cella”; piazzare il valore costante in “al valore”; mettere l’indirizzo della cella incognita in “cambiando la cella”. Confermare con Ok.
  • La macchina prova ad elaborare una soluzione e visualizza una finestra di dialogo che indica se è stata trovata o meno una soluzione e con che valori. Se si conferma la finestra di dialogo i valori vengono inseriti al posto opportuno nel foglio elettronico.
  •  
  • 11.2 Il risolutore.
  •  
  • L’utilizzo tipico del risolutore è quello di potere risolvere problemi di programmazione lineare (di massimo o di minimo) anche se lo strumento è comunque più generale e consente di risolvere anche altri problemi. Se la natura del problema lo richiede si può impostare il formato delle zone di interesse a quello frazionario.
  •  
  • Si consideri ora il problema di programmazione lineare con la seguenti struttura:
  • Funzione obiettivo: F(x1,...,xN)=C1*X1+ ... + CN*XN+C
  • Vincoli:
  •           v11*X1+ ... + v1N*XN <= T1
  •           v21*X1+ ... + v2N*XN <= T2
  •            ...............................................
  •           vM1*X1+ ... + vMN*XN <= TM
  • Più in generale i simboli di confronto dei vincoli potranno essere di tipo qualsiasi (<=, >=, =). La funzione obiettivo dovrà essere massimizzata o minimizzata (o più raramente resa uguale ad un valore).
  •  
  • Per risolvere il precedente problema di programmazione lineare si può procedere come segue:
  • Fissare una zona dove piazzare le celle che rappresentano le variabili X1, ..., XN: chiameremo tale zona la zona variabili.
  • Fissare una cella in cui scrivere la funzione obiettivo come espressione che fa riferimento alle celle della zona variabili: chiameremo questa cella la cella obiettivo.
  • Fissare una zona in cui porre i vincoli. Per chiarezza si potrebbero costruire tre colonne: nella prima colonna (le cui celle saranno per noi le celle di vincolo) porremo le espressioni dei vincoli in funzione delle celle della zona variabili senza il segno del vincolo e senza il termine noto; la seconda colonna (le cui celle chiameremo celle di segno) conterrà il segno del vincolo (<=, >=, =); nella terza colonna (le cui celle saranno per noi le celle dei termini noti) porremo i termini noti delle espressioni vincolari.
  • Si richiama a questo punto il comando Strumenti | Risolutore e compare la relativa finestra di dialogo nella quale occorre operare come indicato successivamente. Se la voce Risolutore non dovesse essere presente nel menù Strumenti è sufficiente dare il comando Strumenti | Componenti aggiuntivi e selezionare Aggiunta risolutore dalla relativa finestra di dialogo.
  • In imposta cella obiettivo fornire l’indirizzo della cella obiettivo.
  • Nei radio button uguale a scegliere il tipo di problema (di solito massimo o minimo).
  • Nel gruppo cambiando le celle indicare l’intervallo della zona variabili.
  • Nel gruppo vincoli occorrerà usare il pulsante aggiungi per aggiungere i vincoli. Sarà poi possibile eliminare e/o modificare i vincoli aggiunti o aggiungerne altri. Usando il pulsante aggiungi compare una finestra di dialogo da usare iterativamente nella quale: nel campo riferimento occorre indicare la cella di vincolo attuale; nel campo successivo occorre indicare il segno del vincolo (scelto guardando la relativa cella di segno); nel restante campo (vincolo) si metterà il riferimento alla cella del termine noto attuale. Il pulsante Aggiungi consente di aggiungere questo vincolo e di caricarne un altro (attraverso la stessa finestra di dialogo); il pulsante Ok consente di aggiungere il vincolo attuale e di tornare alla precedente finestra di dialogo.
  • Tornati alla finestra di dialogo dei parametri del risolutore è possibile specificare alcune opzioni tramite il pulsante opzioni. Tra le opzioni più interessanti si evidenziano le seguenti: quella che fissa il tempo massimo di esecuzione e quella che fissa il numero massimo di iterazioni; l’opzione che consente di fissare il limite di approssimazione accettabile per una soluzione non esatta; l’opzione presupponi modello lineare che è ottimale per i problemi di programmazione lineare; l’opzione mostra il risultato delle iterazioni che consente di vedere ogni singola soluzione ammissibile durante la soluzione del problema di programmazione lineare anziché vedere solo la soluzione finale.
  • Il pulsante Risolvi consente di dare il via al procedimento di risoluzione del problema (di programmazione lineare). Se si è scelto di mostrare il risultato delle singole iterazioni si osserverà innanzi tutto che la prima soluzione verrà mostrata un po’ di volte (di solito tante volte quante sono le variabili) e poi la macchina si ferma ad ogni iterazione consentendo di vedere i valori delle variabili, della funzione obiettivo e dei vincoli nelle relative zone.
  • Alla fine, in ogni caso (che si sia scelto o meno di vedere le singole iterazioni), compare una finestra di dialogo che consente di scegliere se mantenere i risultati ottenuti con il risolutore o ripristinare quelli precedenti. Tale finestra di dialogo consente anche di specificare la produzione di rapporti sul procedimento di risoluzione.
  • Si osservi che il bottone Reimposta della finestra dei parametri del risolutore consente di “ripulire” la finestra stessa e le opzioni correlate dai valori inseriti in precedenza per poter partire con una nuova situazione (oppure una situazione che potrebbe anche essere caricata da un modello precedentemente salvato: vedi pulsanti  salva modello e carica modello delle opzioni del risolutore, a cui si accede con il pulsante opzioni, che consentono di salvare e caricare i parametri del risolutore in una zona distinta del foglio elettronico).
  •  
  • 11.3 Gli scenari.
  •  
  • Gli scenari sono collezioni di valori di celle che vengono memorizzati (assieme alle cartelle di lavoro) e che consentono di eseguire “simulazione” proponendo (dopo averli creati) diversi insiemi di valori di input (scenari appunto) e vedendo come si comportano i dati di output per ognuno degli insiemi di input.
  •  
  • Per operare sugli scenari occorre dare il comando Strumenti | Scenari. Dato questo comando compare la finestra di dialogo Gestione scenari nella quale è possibile svolgere  fondamentalmente le seguenti operazioni:
  • Creare un nuovo scenario con il bottone Aggiungi: vengono chiesti il nome dello scenario e le celle che comporranno lo scenario (che possono essere anche non contigue - vedi le indicazioni della finestra); con il pulsante Ok è possibile accedere ad una maschera in cui si possono vedere e modificare i valori delle celle scelte che andranno a comporre lo scenario; confermando con Ok si aggiungerà lo scenario all’elenco di quelli già esistenti.
  • Usare uno scenario con il bottone Mostra: si sceglie lo scenario dalla lista e si preme il bottone Mostra: i valori dello scenario andranno ad inserirsi nelle relative celle ed il foglio verrà ricalcolato.
  • Eliminare uno scenario con il bottone Elimina una volta scelto lo scenario dalla lista.
  • Modificare i dati di uno scenario tramite il bottone Modifica: si accede alle stesse finestre che si ottengono con il bottone Aggiungi dopo avere però scelto uno scenario dalla lista: le finestre descritte in precedenza per il bottone Aggiungi consentiranno la modifica del nome, delle celle e dei valori dello scenario scelto.
  • Il bottone Unisci consente di replicare sul foglio corrente gli scenari di altri fogli della stessa cartella di lavoro. Meno importante per i nostri scopi la possibilità di ottenere riepiloghi con il bottone Riepilogo.
  • Si esce dal manager scenari con il bottone Chiudi.
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  • 12. LA PROGRAMMAZIONE IN EXCEL - VBA (CENNI).
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  • Di solito il codice viene associato agli eventi che si possono verificare (nel modello previsto da Excel) sugli oggetti di un foglio di lavoro o sugli oggetti opportunamente disposti in una finestra. Attraverso i seguenti paragrafi vedremo come scrivere il codice e quali particolarità sono da osservare per codificare in VBA rispetto al Visual Basic “normale”.
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  • 12.1 Come scrivere il codice (l’Editor di Visual Basic).
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  • Occorre innanzi tutto dire che in questa versione si scrive codice usando solo la versione “inglese” del VBA.
  • Per potere scrivere codice occorre aprire l’Editor di Visual Basic dando il comando Strumenti | Macro | Visual Basic Editor. Viene aperto l’ambiente di creazione e modifica di macro VBA.
  • A questo punto l’area cliente dell’ambiente risulta divisa in varie finestre corrispondenti approssimativamente a quelle dell’ambiente di sviluppo del Visual Basic. In particolare  sottolineiamo le seguenti:
  • Una finestra che può contenere i seguenti oggetti della cartella di lavoro a cui è possibile associare codice: la cartella di lavoro stessa, i fogli di lavoro (contenenti anche gli oggetti disposti sul foglio di lavoro), le Form (finestre e finestre di dialogo), i moduli (per definire funzioni e variabili globali) e i moduli di classe (per la programmazione ad oggetti). E’ possibile inserire ed a volte eliminare, in maniera opportuna, tali oggetti (vedi sotto).
  • Facendo doppio click sull’oggetto di interesse in un certo istante viene aperta una finestra di codice (simile a quella dell’ambiente del Visual Basic) nella quale si potranno scrivere e modificare le Sub o le Function. Esse sono associate agli eventi sugli oggetti o direttamente richiamate nel codice. E’ pure possibile dichiarare variabili locali o globali come si faceva in Visual Basic “normale” nelle sezioni di dichiarazione globali di un modulo o locali di un particolare oggetto. La finestra di codice dispone di due combo box in alto: il primo consente di scegliere l’oggetto (o la sezione generale - per le dichiarazioni) a cui associare il codice, il secondo consente di scegliere l’evento (o la sezione per le dichiarazioni - di procedure, funzioni o variabili) a cui associare codice.
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  • A questo punto, all’interno dell’ambiente di sviluppo del VBA, sono possibili una serie di operazioni oltre alla scrittura e alla modifica del codice (che fanno uso di una modalità intuitiva) e che sono attivate tipicamente attraverso l’uso di voci di menù. Sono a tale proposito particolarmente interessanti le due seguenti voci:
  • File | Salva … per salvare il codice (assieme a tutta la cartella di lavoro).
  • File | Rimuovi … per rimuovere (se possibile) l’oggetto corrente.
  • File | Stampa per stampare il codice ed eventualmente l’immagine dei form.
  • File | Chiudi e torna a … per chiudere l’ambiente di sviluppo del VBA e tornare al foglio elettronico.
  • Il menù Modifica per le operazioni di editing.
  • Il menù Visualizza che consente principalmente di visualizzare le diverse finestre di cui si può comporre l’ambiente: finestra di codice (con il codice dell’elemento attualmente selezionato), finestra immediata (con la possibilità di eseguire istruzioni di debugging durante l’esecuzione), finestra variabili locali e finestra espressioni di controllo (per il debugging di espressioni durante l’esecuzione), finestra gestione progetti (che contiene come detto in precedenza l’elenco degli oggetti a cui è possibile associare codice), finestra proprietà (per le proprietà dell’oggetto corrente), finestra della casella degli strumenti (per aggiungere oggetti su di una finestra o finestra di dialogo), finestre per le barre degli strumenti.
  • Il menù Inserisci che consente di inserire nuovi oggetti nel progetto corrente; in particolare consente di inserire: User Form (finestre e finestre di dialogo), Moduli e Moduli di classe. La cartella di lavoro ed i fogli vengono automaticamente inseriti quando vengono creati dall’ambiente Excel.
  • Il menù Formato per le operazioni di formattazione (soprattutto degli oggetti in un form).
  • Il menù Debug che contiene le opzioni per il debugging.
  • Il menù Esegui che consente di eseguire il codice di una sub o di una finestra (quella correntemente selezionata). E’ possibile altresì interrompere l’esecuzione e ripristinarla.
  • Il menù Strumenti con la voce per le opzioni dell’ambiente di sviluppo e con la voce per le proprietà del progetto VBA.
  • Strumenti | Riferimenti che consente di specificare quali librerie di oggetti includere nel progetto (le librerie possono essere librerie utente o di sistema).
  • Strumenti | Controlli Aggiuntivi che consente di inserire, quando visualizzata la casella degli strumenti, nuovi controlli scelti tra quelli installati sul sistema.
  • Visualizza | Visualizzatore oggetti che consente di visualizzare le librerie di oggetti incluse, per ogni libreria consente di visualizzare gli oggetti presenti e per ogni oggetto di vedere metodi e proprietà e, se previsto, di consultare la guida in linea per ogni metodo/proprietà.
  • Completano il quadro i soliti menù Finestra e Help.

 

 

Corso Excel

 

  • 12.2 La struttura degli oggetti di Excel.
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  • I numerosissimi oggetti messi a disposizione dall’applicativo Excel per la programmazione in VBA (e per l’automazione OLE) sono stati raggruppati secondo una gerarchia che ripercorre, in generale, la struttura di un documento Excel: l’applicativo Excel contiene una collezione di cartelle di lavoro, ogni cartella di lavoro contiene una collezione di fogli di diverso tipo (fogli di lavoro, fogli grafici, ecc.), ogni foglio contiene diverse collezioni di oggetti: range di celle, oggetti grafici (come bottoni e listbox), ecc.. Per cui la struttura generale è quella di una gerarchia di oggetti e collezioni (insiemi) di oggetti ognuno dei quali espone metodi e proprietà.
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  • Pensando agli oggetti che maggiormente ci saranno utili possiamo delineare la seguente struttura parziale degli oggetti Excel:
  • Oggetto Application che rappresenta l’intero applicativo Excel. Contiene:
  • La collezione Workbooks (cartelle di lavoro) degli oggetti Workbook (cartella di lavoro). Contiene:
  • La collezione Worksheets (fogli di lavoro) degli oggetti Worksheet (foglio di lavoro). Contiene:
  • Oggetti Range (intervalli di celle). Una categoria particolare di oggetti Range è quella degli oggetti Cells (celle).
  • La collezione di tutti gli oggetti grafici inseriti nel foglio (bottoni, edit controls, listbox, checkbox, ecc.) ognuno accessibile direttamente attraverso il suo nome.
  • La collezione Windows (finestre) degli oggetti Window (finestra) dell’applicativo.
  • La collezione CommandBars (barre di comando) degli oggetti CommandBar (barra di comando) che consente di gestire, in particolare i menù.
  • La collezione delle finestre (User Form) ognuna accessibile con il proprio nome. Ogni finestra contiene:
  • La collezione che contiene tutti gli oggetti grafici inseriti nella finestra (bottoni, listbox, checkbox, ecc.) accessibili ognuno con il proprio nome.
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  • Come di consueto in Visual Basic ed in VBA le notazioni per accedere ad un oggetto e per accedere ad un metodo o proprietà di un oggetto sono le seguenti:
  • Per individuare un oggetto in una collezione si usa la notazione: Collezione(indice) dove indice può essere il numero di posizione (intero) o il nome (stringa) dell’oggetto all’interno della collezione. Es. Workbooks(“CARTEL1.XLS”) per indicare la cartella di lavoro cartel1.xls; Workbooks(1) per indicare la prima cartella di lavoro attualmente aperta.
  • Per individuare un oggetto all’interno di una gerarchia di oggetti si usa la notazione punto: Oggetto1.Oggetto11.Oggetto111. ... .OggettoFinale. Es. per individuare l’oggetto cella C4 del foglio di lavoro foglio1 della cartella di lavoro ca1.xls si usa la notazione: Workbooks(“ca1.xls”).Worksheets(“foglio1”).Cells(4,3). Si osservi che per comodità è possibile usare variabili di tipo oggetto (Object) a cui assegnare singoli oggetti o collezioni usando l’istruzione di assegnamento Set (Set varoggetto = oggetto).
  • Per individuare un metodo/proprietà di un oggetto si usa la notazione punto: Oggetto.MetodoProprietà. Es. per individuare il valore della cella C4 del foglio di lavoro Foglio1 della cartella di lavoro ca1.xls si usa la notazione: Workbooks(“ca1.xls”).Worksheets(“Foglio1”).Cells(4,3).Value.
  • Si osservi che in talune ipotesi è possibile fare assunzioni di default ed evitare di specificare l’intera gerarchia di oggetti per giungere all’oggetto di interesse. In particolare si può fare riferimento alla cartella corrente (soprattutto se è aperta una sola cartella) o al foglio corrente (soprattutto se nella cartella è presente un solo foglio); nel riferire gli oggetti di una cartella di lavoro o di un foglio di lavoro, l’oggetto radice Application è di solito sempre sottinteso è può non essere menzionato. Es. se la cartella corrente è la cartella ca1.xls e il foglio corrente è Foglio1, la cella C4 può essere individuata indifferentemente con una delle seguenti  4 notazioni: Application.Workbooks(“ca1.xls”).Worksheets(“Foglio1”).Cells(4,3) oppure Workbooks(“ca1.xls”).Worksheets(“Foglio1”).Cells(4,3) oppure Cells(4,3) o infine Worksheets(“Foglio1”).Cells(4,3).
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  • 12.3 Fogli di lavoro e cartelle di lavoro: oggetti, metodi, proprietà.
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  • Tenendo conto di quanto detto al paragrafo 12.2 sulla struttura degli oggetti e sul modo di riferire gli oggetti stessi, i loro metodi e le loro proprietà, possiamo dare una descrizione degli oggetti più significativi (con i più significativi metodi e proprietà) che si incontrano lavorando in Excel.
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  • L’oggetto Workbook rappresenta una cartella di lavoro. Si può scegliere una particolare cartella di lavoro scegliendo un elemento dalla collezione Workbooks con la notazione: Workbooks(“nome_cartella”).
  • Alcuni metodi e proprietà della collezione Workbooks sono: la proprietà Count che dice quante cartelle di lavoro sono presenti nell’applicazione corrente; il metodo Open che consente di aprire una cartella di lavoro inserendola nella collezione.
  • Alcuni metodi e proprietà per l’oggetto Workbook sono ad esempio i seguenti: la proprietà Name che fornisce il nome (comprensivo dell’estensione .xls) della cartella di lavoro; il metodo Worksheets che fornisce la collezione dei fogli di lavoro della cartella di lavoro; il metodo Close per chiudere una cartella di lavoro (ed eliminarla dalla collezione Workbooks).
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  • L’oggetto Worksheet rappresenta un foglio di lavoro. Si può scegliere un particolare oggetto foglio di lavoro scegliendo un elemento dalla collezione Worksheets con la notazione: Worksheets(“nome_foglio”).
  • All’oggetto Worksheet si possono applicare i metodi Range e Cells (che restituiscono oggetti di tipo Range - vedi sotto) per individuare insiemi o singole celle del foglio.
  • Altri metodi e proprietà per l’oggetto Worksheet sono ad esempio i seguenti: il metodo Activate per rendere attivo il foglio voluto (es. Worksheets(“prova”).Activate); la proprietà Index per fornire la posizione (indice) di un certo foglio nella collezione Worksheets (i fogli sono numerati da 1 a Worksheets.Count nella collezione Worksheets); la proprietà Name che fornisce il nome del foglio di lavoro; il metodo Delete per cancellare un foglio di lavoro.
  • Alcuni esempi di metodi e proprietà della collezione Worksheets sono i seguenti: il metodo Add per aggiungere un nuovo foglio di lavoro (il metodo restituisce un riferimento al foglio inserito); la proprietà Count per stabilire quanti sono i fogli presenti nella collezione.
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  • L’oggetto Range rappresenta un insieme di celle di un foglio di lavoro. Per generare un oggetto di tipo Range si possono usare i metodi Range e Cells dell’oggetto Worksheet. Vediamoli più in dettaglio:
  • Usando il metodo Worksheets(“foglio”).Cells(riga,colonna) si può individuare la cella del foglio di lavoro foglio che si trova all’intersezione della riga e della colonna specificate (come numeri). Come al solito l’oggetto Worksheets(“foglio”) può essere omesso ed in questo caso si fa riferimento al foglio corrente (se esiste) oppure può essere necessario qualificare ulteriormente l’oggetto specificando ad esempio la cartella (workbook) a cui appartiene (vedi paragrafo 12.3). In ogni caso per l’oggetto range così determinato è possibile specificare metodi e proprietà. In particolare ricordiamo le seguenti:
  • La proprietà Value (lettura/scrittura) che rappresenta il valore della cella specificata. Questa è la proprietà di default per quanto riguarda l’oggetto range in questione; tuttavia per ragioni di chiarezza conviene sempre specificarla esplicitamente.
  • La proprietà Formula (lettura/scrittura) che rappresenta la formula contenuta nella cella specificata. Tutte le formule devono essere scritte nella “versione inglese”; per sapere il corrispondente “inglese” di una formula scritta in “italiano” è sufficiente scrivere una macro che legge la proprietà Formula di una cella in cui è scritta una formula in “italiano” e la visualizza in un message box. Le formule sono scritte nella notazione A1.
  • La proprietà FormulaR1C1 (lettura/scrittura) che rappresenta la formula contenuta nella cella specificata nella notazione R1C1. Anche qui la formula deve essere scritta nella “versione inglese”. Nella notazione R1C1 un indirizzo assoluto si specifica scrivendo RxCy dove x e y rappresentano il numero di riga e di colonna  della cella desiderata; un indirizzo relativo ha la notazione seguente R[±x]C[±y] che rappresenta una cella che si trova ±x righe sopra/sotto quella corrente (quella in cui si sta scrivendo la formula) e ±y colonne a destra/sinistra di quella corrente; si possono naturalmente costruire, con i precedenti principi, indirizzamenti misti; si osservi che negli indirizzi relativi una cella sulla stessa riga di quella in cui si scrive la formula si indica semplicemente con R e una cella sulla stessa colonna di quella in cui si scrive la formula si scrive semplicemente con C.
  • Usando il metodo Worksheets(“foglio”).Range(“espr_range”) si fa riferimento all’insieme di celle specificate dall’espressione espr_range (del foglio foglio). L’espressione espr_range rappresenta di solito una zona del foglio in notazione Excel (es. A1:C20 o D140, ecc.). Si può usare la sintassi Range(Cells(x1,y1),Cells(x2,y2)) per individuare la zona rettangolare del foglio compresa tra le celle di coordinate numeriche (x1,y1) e (x2,y2). Anche la semplice sintassi Cells(x,y) vista in precedenza genera un oggetto range che rappresenta una zona del foglio formata da una sola cella.
  • Esempi di metodi/proprietà applicabili all’oggetto Range (comunque sia stato ricavato) sono i seguenti: le proprietà Value, Formula e FormulaR1C1 già visti prima (che hanno senso ovviamente se la zona si riduce ad una cella); il metodo Clear per vuotare la zona individuata; il metodo Font per individuare un oggetto che rappresenta il font da applicare alla zona in questione (sull’oggetto Font si possono poi applicare metodi e proprietà: ad esempio la proprietà Bold per indicare se il font è o meno grassettato): es. Cells(3,4).Font.Bold = True; la proprietà HorizontalAlignment per controllare l’allineamento orizzontale del testo nella zona in questione; il metodo BorderAround per consentire di tracciare bordi attorno alla zona in questione; il metodo Select per selezionare una zona; la proprietà ColumnWidth consente di leggere e scrivere la larghezza delle colonne di una zona; la proprietà RowHeight consente di leggere e scrivere l’altezza delle righe di una zona; la proprietà NumberFormat consente di leggere e scrivere il formato (numerico) delle celle della zona: la stringa è la stessa che si usa per impostare il formato attraverso il comando Formato | Celle | Numero (campo Tipo quando si sceglie formato personalizzato); il metodo AdvancedFilter che consente potenti operazioni di filtro su “database” (elenchi).
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  • NB Se si dovessero verificare strani messaggi di errore (nella versione corrente non ne sono stati osservati) si ritiene che l’uso singolo o combinato delle seguenti strategie possa consentire di eliminare il problema:
  • Attivare il foglio su cui si vuole operare usando il metodo Activate (es. WorkSheets(“Foglio1”).Activate).
  • Usare variabili Oggetto, assegnate con istruzioni del tipo Set NomeVar = Oggetto (es. Set FoglioAttuale = WorkSheets(“Foglio1”)), per fare riferimento agli oggetti di interesse.
  • Utilizzare il metodo Select per selezionare un certo range (es. Range(“A1:C20”).Select) e quindi usare, al posto dell’oggetto range originale, l’oggetto di tipo range Application.Selection per richiamare i metodi o le proprietà desiderate (Es. Application.Selection.HorizontalAlignment = xlCenter).
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  • NB E’ stato osservato che per le cartelle di lavoro di versioni precedenti (5.0/7.0) il metodo Add di WorkSheets non funziona correttamente con l’opzione After: per ovviare al problema è sufficiente inserire un foglio fasullo in fondo ed inserire i nuovi fogli prima di quest’ultimo (opzione Before invece che After).
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  • Non va dimenticato l’oggetto Application che rappresenta l’applicazione nel suo complesso e che fornisce proprietà e metodi utili un po’ ovunque nella gestione dei fogli di lavoro. Esempi di metodi/proprietà di questo oggetto sono i seguenti: la proprietà Selection, che abbiamo già incontrato, e che rappresenta un riferimento all’oggetto correntemente selezionato (es. un oggetto range se sono selezionate delle celle di un foglio di lavoro); il metodo Workbooks che fornisce la collezione degli oggetti cartelle di lavoro attualmente aperti nell’applicazione; la proprietà DisplayAlerts che consente, se impostata al valore False, di non visualizzare prompt e messaggi di avviso durante l'esecuzione di una macro e in modo che la risposta predefinita venga scelta automaticamente da Microsoft Excel (l’impostazione di default è True); il metodo ActiveSheet che consente di fornire l’oggetto corrispondente al foglio di lavoro correntemente attivo.
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  • Usando il metodo Refresh dell’oggetto QueryTable appartenente alla collezione QueryTables (delle query di dati esterni) collocata a sua volta gerarchicamente sotto l’oggetto WorkSheet è possibile aggiornare i dati di una query ottenuti con il comando Dati | Carica dati esterni | Nuova query su database (attraverso Microsoft Query). L’oggetto QueryTable dispone anche della proprietà Name che consente di fornire il nome della query (internamente a Excel).
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  • E’ infine possibile eseguire la procedura Shell per mandare in esecuzione un applicativo (con eventuali parametri).
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  • 12.4 Uso dei controlli VBA in un foglio di lavoro.
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  • Per disporre oggetti sulla superficie del foglio elettronico è sufficiente far comparire la Casella degli strumenti (usando il comando Visualizza | Barre degli strumenti | Casella degli strumenti), selezionare l’elemento voluto ed eseguire una operazione di trascinamento sul foglio per dimensionare e posizionare l’oggetto. In questo modo si entra automaticamente in modalità Progettazione nella quale è possibile fare l’inserimento, la modifica e la cancellazione degli oggetti ma non è possibile mandare in esecuzione il codice associato. Il primo bottone della Casella degli strumenti consente di commutare dalla modalità Progettazione alla modalità Esecuzione (nella quale è possibile eseguire codice ma non è possibile la modifica degli oggetti) e viceversa.
  • In modalità progettazione, facendo click con il pulsante destro su di un oggetto e scegliendo Proprietà, è possibile accedere alla finestra delle proprietà dell’oggetto (praticamente identica alla finestra che compare in Visual Basic).
  • Si osservi che nella Casella degli strumenti l’ultimo bottone consente di accedere ad una ampia lista di controlli aggiuntivi: se vi è necessità di un controllo non presente tra quelli “standard” si può scorrere questa lista (così si deve fare per l’oggetto Frame).
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  • Per associare codice agli eventi di un oggetto è sufficiente fare click con il pulsante destro sull’oggetto di interesse e selezionare la voce Visualizza Codice. A questo punto compare la finestra dell’ambiente di sviluppo del VBA e all’interno di questa finestra viene aperta la finestra di codice con la selezione per l’oggetto di interesse. Attraverso i due combo box si può passare da un evento all’altro e da un oggetto all’altro (come in Visual Basic). Individuato l’evento (e l’oggetto) desiderato si può passare a scrivere o modificare la routine di risposta.
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  • All’interno del codice è possibile fare riferimento ai metodi ed alle proprietà di un oggetto tramite la seguente espressione sintattica: OggettoWorksheet.nomeogg.metpro dove OggettoWorksheet rappresenta un qualunque oggetto foglio elettronico individuato con la sintassi descritta al paragrafo 12.2, nomeogg rappresenta il nome dell’oggetto (per sapere quale è il nome di un oggetto si può accedere alla proprietà Name nella finestra delle proprietà o controllare il nome che compare nella barra della formula quando è selezionato l’oggetto di interesse), metpro rappresenta il metodo o proprietà dell’oggetto (diverso a seconda del tipo di oggetto).
  • Es.  ActiveSheet.ListBox1.Clear. Dove l’oggetto ActiveSheet rappresenta il foglio correntemente attivo.
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  • E’ possibile agire sull’insieme degli oggetti disposti su di un foglio attraverso la sintassi OggettoWorkSheet.Shapes. La collezione Shapes possiede come al solito la proprietà Count che dice quanti oggetti ci sono sul foglio. Della collezione Shapes è possibile selezionare un certo elemento con la sintassi Shapes(Indice) dove Indice può essere il nome dell’oggetto o un numero (che parte da 1) che ne indica la posizione all’interno della collezione; sono a questo punto applicabili una serie di metodi e proprietà (vedi la documentazione in linea) come la proprietà Name. Ad esempio per ottenere il nome di ListBox1 si può scrivere: ActiveSheet.Shapes(“ListBox1”).Name
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  • Per quanto riguarda i metodi e le proprietà degli oggetti, riportiamo un elenco breve dei principali metodi e proprietà degli oggetti più significativi di Excel, per il resto si rimanda alla documentazione in linea. Per ottenere proprietà e metodi degli oggetti è altresì possibile usare il Visualizzatore di Oggetti richiamato dall’ambiente di sviluppo del VBA con il comando Visualizza | Visualizzatore oggetti.
  • Oggetto ListBox (Casella di Riepilogo): proprietà ListIndex fornisce il numero di riga selezionato (-1 se non è selezionato nulla); metodo List(indice) che consente di determinare l’elemento di posizione indice della list box (gli elementi sono numerati a partire da 0); proprietà ListCount che fornisce il numero di elementi della list box (numerati da 0); metodo Clear che consente di eliminare tutti gli elementi della list box; metodo AddItem stringa che consente di aggiungere  stringa in fondo alla list box; il vettore di proprietà Selected(indice) che consente di stabilite se l’elemento di posizione indice è o meno selezionato.
  • Oggetto Label (Etichetta): proprietà Caption che rappresenta il contenuto (testo) del label.
  • Oggetto Text Box (Casella di testo): proprietà Text che rappresenta il valore (testo) dell’area di testo.
  • Oggetto ComboBox (Casella combinata): proprietà ListIndex fornisce il numero di riga selezionato (-1 se non è selezionato nulla); metodo List(indice) che consente di determinare l’elemento di posizione indice della listbox (gli elementi sono numerati a partire da 0); proprietà ListCount che fornisce il numero di elementi della listbox (numerati da 0); metodo Clear che consente di eliminare tutti gli elementi della listbox; metodo AddItem stringa che consente di aggiungere  stringa in fondo alla listbox.
  • Oggetto Image (Immagine) che può sostituire l’oggetto Frame. Perché la visualizzazione sia corretta potrebbe essere necessario portare qualche oggetto in primo piano e qualche altro in secondo piano usando i comandi relativi che si trovano a partire da Visualizza | Barre degli strumenti | Disegno e sulla barra degli strumenti di disegno: Disegno | Ordine.
  • Oggetto OptionButton (Pulsante di opzione): proprietà GruopName (di solito impostata in fase di progettazione): consente di individuare (a parità di valore) gli insiemi di opzioni mutuamente esclusive; proprietà Value che rappresenta lo stato del bottone di opzione (True se selezionato False altrimenti).
  • Oggetto CheckBox (Casella di Controllo): proprietà Value che rappresenta lo stato del check box (True se selezionato False altrimenti).
  • Oggetto ScrollBar (Barra di Scorrimento): proprietà Max che rappresenta il valore massimo associato alla scrollbar; proprietà Min che rappresenta il valore minimo associato alla scrollbar; proprietà Value che rappresenta il valore attuale della scroll bar (dato dal posizionamento del cursore nella scrollbar).
  • Oggetto CommandButton (Pulsante di Comando): proprietà Caption che rappresenta il contenuto (testo) del bottone.
  • Oggetto Timer: usando il metodo Application.OnTime è possibile simulare la presenza di un oggetto timer: vedere la relativa documentazione. Ad esempio con l’istruzione: Application.OnTime Now() + TimeValue("00.00.05"), "ApriDialogo" si manda in esecuzione la routine “ApriDialogo” dopo 5 secondi (dall’istante dell’esecuzione dell’istruzione precedente).
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  • Si ricordi infine che per modificare le caratteristiche di un oggetto occorre fare click con il pulsante destro del mouse sull’oggetto stesso e scegliere una voce dal menù o agire sui marker.
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  • NB E’ possibile agire sulle proprietà e sui metodi di un controllo attraverso la seguente sintassi: OggettoWorkSheet.OLEObjects(“NomeOggetto”).Object.metpro.
  • Se si vuole percorrere l’insieme di tutti gli oggetti del foglio elettronico occorre usare l’istruzione For Each … Next sulla collezione OLEObjects (non è possibile usare gli indici numerici per OLEObjects a causa di un baco). Si ricorda infine che risultano particolarmente importanti le seguenti proprietà (vedi documentazione): Name, Index, ProgId (di OLEObject – oggetto della collezione OLEObjects) e Count (di OLEObjects).
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  • 12.5 Uso dei controlli VBA in un foglio finestra.
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  • Per potere usare una finestra occorre innanzi tutto inserire un oggetto Form dalla finestra dell’ambiente di sviluppo del VBA con il comando Inserisci | UserForm. Compare un tracciato standard di finestra che è possibile personalizzare.E’ poi possibile cambiare il nome del foglio finestra di attraverso la finestra delle proprietà quando sia selezionata l’intera form. Sempre attraverso le proprietà (ShowModal) è possibile indicare se la finestra sarà modale (finestra di dialogo) oppure no.
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  • Allo stesso modo del punto 12.4 precedente (usando il comando Visualizza | Casella degli strumenti) è possibile inserire oggetti sul foglio finestra. A questo punto sempre usando le procedure descritte nel precedente paragrafo 12.4 è possibile scrivere routine di risposta agli eventi (in modo del tutto analogo a quanto si fa anche nell’ambiente di sviluppo del Visual Basic  “normale”).
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  • Per richiamare una finestra (ad esempio dall’evento associato ad un bottone piazzato su un foglio di lavoro) occorre usare il metodo NomeFinestraDialogo.Show. Se la proprietà ShowModal è impostata a True, questo metodo apre una finestra modale: il controllo non ritorna all’applicazione finché non viene chiusa la finestra. Se la proprietà ShowModal è impostata a False, questo metodo apre una finestra non modale: il controllo ritorna all’applicazione immediatamente dopo avere creato il form ed è possibile passare dal form al foglio elettronico e viceversa durante il periodo in cui il form rimane visualizzato.
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  • All’interno del codice è possibile fare riferimento ai metodi ed alle proprietà degli oggetti posti su di un foglio finestra tramite la sintassi: nomefd.nomeogg.metpro dove nomefd è il nome della finestra, nomeogg rappresenta il nome dell’oggetto e metpro rappresenta il metodo o proprietà dell’oggetto (diverso a seconda del tipo di oggetto).
  • E’ anche possibile, solo dall’interno del codice del foglio finestra, usare la sintassi  nomefd.Controls(“nomeogg”).metpro.
  • Es.  FinDia.Label1.Caption o FinDia.Controls(“Label1”).Caption.
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  • Anche qui, come al paragrafo precedente, il nome dell’oggetto viene desunto dalla finestra proprietà.
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  • Per quanto riguarda i metodi e le proprietà degli oggetti, vale lo stesso identico discorso riportato al paragrafo 12.4. Qui ci limitiamo a riportare un paio di note che distinguono il caso del foglio finestra dal foglio di lavoro riguardo agli oggetti.
  • E’ possibile usare l’istruzione Unload nomefd (dove nomefd è il nome della finestra) per scaricare (chiudere) la finestra menzionata.
  • E’ ovviamente possibile scambiare dati con il foglio elettronico (usando il modello ad oggetti di Excel).
  • E’ possibile in maniera naturale definire le azioni da eseguire all’atto del caricamento (evento Initialize) e dello scaricamento (Evento Terminate o QueryClose) di una finestra così come è possibile definire variabili globali all’intera finestra.
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  • 12.6 Assegnazione del codice ad eventi particolari.
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  • Per assegnare una macro ad eventi particolari per l’applicazione che contiene la cartella di lavoro (es. passaggio di un certo intervallo di tempo) occorre assegnare la stringa corrispondente al nome della procedura di risposta ad opportune proprietà di evento (di solito dell’oggetto Application). Per maggiori informazioni sugli eventi che è possibile gestire in tale modo e sulle relative proprietà consultare la guida.
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  • Per assegnare codice di risposta al ricalcolo di un certo foglio elettronico occorre andare nell’ambiente di sviluppo del VBA, selezionare il foglio di lavoro desiderato nella finestra  degli oggetti dell’applicazione e selezionare la finestra di codice. A questo punto si seleziona l’oggetto WorkSheet e l’evento Calculate e si scrive il codice di risposta all’evento.
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  • Per assegnare codice di risposta al caricamento (apertura) o scaricamento (chiusura) di una cartella di lavoro occorre andare nell’ambiente di sviluppo del VBA, selezionare la cartella di lavoro desiderata nella finestra  degli oggetti dell’applicazione e selezionare la finestra di codice. A questo punto si seleziona l’oggetto ThisWorkBook e l’evento Open (per l’apertura) o BeforeClose (per la chiusura) e si scrive il codice di risposta all’evento.
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  • In modo analogo è possibile gestire la risposta a diversi eventi per l’intera cartella di lavoro o per un particolare foglio di lavoro.
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  • 12.7 Gli oggetti DAO e l’interazione con i database (Access).
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  • In Excel è possibile utilizzare gli oggetti DAO (Data Access Objects) per accedere a database (di solito Access). Questo fornisce una alternativa all’uso di strumenti come quelli descritti ai paragrafi 10.10 e 10.11 che consentivano appunto l’interazione con database.
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  • L’uso degli oggetti DAO avviene a livello di codifica, quindi quanto viene ora esposto è relativo al codice che si può scrivere in risposta ad un evento o in un modulo.
  • Per potere usare DAO occorre prima di tutto includere Microsoft DAO (3.6) con il comando Strumenti | Riferimenti. Gli oggetti, i metodi e le proprietà di DAO si possono poi ricavare con il visualizzatore di oggetti dal menù Visualizza | Visualizzatore Oggetti.
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  • A questo punto si possono definire, principalmente, oggetti di tipo Database (che rappresenta un database) e oggetti di tipo Recordset (che rappresenta tabelle, query, ecc.).
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  • Per aprire un database si può usare una istruzione della forma Set vardatabase = OpenDatabase(DbName, Exclusive, ReadOnly). In tale sintassi vardatabase rappresenta una variabile di tipo Database, DbName rappresenta il pathname del database, ReadOnly può essere true o false ad indicare se il database è aperto in sola lettura o meno, Exclusive può essere true o false ad indicare se l’accesso al database è esclusivo o meno. OpenDatabase è un metodo dell’oggetto radice di DAO, DBEngine (o del suo Workspace di default: DBEngine.Workspaces(0)). A livello di DBEngine o meglio del suo Workspace di default è possibile usare le transazioni (metodi BeginTrans, CommitTrans, Rollback). Per chiudere un database si usa il metodo Close; conviene anche assegnare il valore Nothing alla variabile database.
  •  
  • Per aprire un recordset (tipicamente tabella o query) si usa il metodo OpenRecordset dell’oggetto Database; una sintassi semplificata (per quella completa vedere la guida in linea) è la seguente: Set rsName = DbName.OpenRecordset(NomeRecordset). In tale sintassi rsName è una variabile di tipo Recordset, DbName è una variabile di tipo Database e NomeRecordset è il nome della tabella/query (recordset in generale) da aprire. A questo punto si possono usare proprietà e metodi tipici di un recordset: MoveFirst, EOF, Fields, MoveNext, Edit, Update, AddNew, Delete, MoveLast, ecc. ecc.. Per chiudere un recordset si usa il metodo Close; conviene anche assegnare il valore Nothing alla variabile recordset.
  •  
  • 12.8 I menù personalizzati in Excel.
  •  
  • Descriviamo la personalizzazione dei menù di Excel attraverso due procedure esemplificative (ma abbastanza generali): una per il menù principale dell’applicativo e l’altra per i menù PopUp.
  •  
  • 12.8.1 Sostituzione o modifica del menù principale di Excel.
  •  
  • Per costruire un menù personalizzato in Excel si può procedere come segue:
  • Dare il comando Visualizza | Barre degli strumenti | Personalizza.
  • Scegliere la linguetta Barre degli strumenti.
  • Scegliere il pulsante Nuova se si vuole creare una nuova barra dei menù. Se si vuole invece personalizzare una barra già esistente basta trascinarla vicino alla finestra di personalizzazione (dopo averla eventualmente fatta comparire barrando il check box nell’elenco che compare a lato).
  • Passare a questo punto alla linguetta Comandi dove tipicamente è possibile:
  • Eliminare una voce di menù trascinandola fuori dalla relativa barra.
  • Modificare una voce o una sottovoce facendo click con il pulsante destro sull’elemento di interesse così accedendo al menù di scelta rapida di quella voce (o sottovoce). Sono in particolare interessanti le seguenti voci: Nome (per modificare il nome del menù); Assegna Macro (per assegnare il nome di una routine, di solito già definita in un modulo, come risposta al click sulla voce di menù).
  • Aggiungere attraverso una operazione di trascinamento della voce di interesse quanto segue: un menu o sottomenu (categoria: Nuovo Menu; comando: Nuovo Menu); una voce di menu (categoria: Macro; comando: Voce di menu personalizzata); un sottomenu predefinito (categoria: Menu Incorporati; comando: File, Area di Stampa, Invia a, …); una voce di menu predefinita (categoria: File, Modifica, Visualizza, Inserisci, …; comando: il sottocomando di interesse).
  • Passare alla linguetta Opzioni se si desiderano ulteriori personalizzazioni.

 

Una volta costruito o modificato il menu personalizzato con la procedura precedente è possibile fare diverse cose. Qui di seguito è descritta una procedura che consente di nascondere il menù predefinito (WorkSheet Menu Bar) e di fare comparire al suo posto il menù personalizzato e viceversa. Il codice dovrà tipicamente contenere i seguenti elementi:

  • All’atto dell’apertura della cartella di lavoro:
  • Private Sub Workbook_Open()
  •   Application.CommandBars("WorkSheet Menu Bar").Enabled = False
  •   Application.CommandBars("Nome Menu Personalizzato").Position = msoBarTop
  •   Application.CommandBars("Nome Menu Personalizzato").Enabled = True
  •   Application.CommandBars("Nome Menu Personalizzato").Visible = True
  • End Sub
  •  
  • All’atto della chiusura della cartella conviene ripristinare il menù standard:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)

  Application.CommandBars("WorkSheet Menu Bar").Enabled = True

  Application.CommandBars("WorkSheet Menu Bar").Visible = True

  Application.CommandBars("Nome Menu Personalizzato").Visible = False

End Sub

 

Con la precedente procedura, durante l’uso della cartella di lavoro che contiene il codice illustrato, sarà disponibile il nuovo menù al posto di quello vecchio. E’ naturalmente possibile non disabilitare il vecchio menù e lasciare quindi due barre di menù. E’ altresì possibile non aggiungere barre di menù ma solo modificare quella standard.

 

[NB In particolarissime circostanze, a causa di un baco, è possibile che si verifichino dei problemi con la precedente procedura per cui potrebbe essere necessario usare “Chart Menu Bar” al posto di “Worksheet Menu Bar” nelle istruzioni di cui sopra.]

 

12.8.2 Creazione ed uso di menù PopUp.

 

La creazione e l’uso di menù PopUp avviene tipicamente mediante l’uso esclusivo di codice Visual Basic. Per potere usare (su di un foglio di lavoro) un menù PopUp personalizzato si possono seguire i successivi passi:

 

Creazione del menù PopUp: questo avviene di solito all’atto dell’apertura della cartella di lavoro (evento Workbook_Open) con l’uso delle seguenti istruzioni (le parti in neretto sono “personalizzabili”):

  • Una istruzione Set PopUp = Application.CommandBars.Add("Nome Menù", msoBarPopup) per creare il menù PopUp.
  • Una serie di istruzioni del tipo  Set Voce = PopUp.Controls.Add per aggiungere una voce di menù.
  • Una serie di istruzioni del tipo Voce.Caption = "Caption del menù” per modificare il caption della voce di menù.
  • Una serie di istruzioni del tipo Voce.OnAction = "routine risposta” per assegnare la routine (di solito definita in un modulo) da eseguire quando si sceglie la voce di menù.
  • Con istruzioni tipo Set Sottomenu = PopUp.Controls.Add(Type:=msoControlPopup) si possono aggiungere dei sottomenù ai quali attribuire un caption (con istruzioni tipo Sottomenu.Caption = "Caption del menù") e per i quali creare sottovoci (con istruzioni tipo Set Voce = Sottomenu.Controls.Add). Alle sottovoci così create è poi possibile assegnare un caption ed una routine di risposta evento come già indicato sopra per le voci.
  • Naturalmente è possibile usare diversi altri metodi e proprietà per raffinare il processo di personalizzazione di menù PopUp.
  •  
  • Uso del menù PopUp: questo avviene di solito all’atto del click con il bottone destro su un certo foglio (rispondendo all’evento Worksheet_BeforeRightClick(ByVal Target As Excel.Range, Cancel As Boolean) presente in ogni foglio) con l’uso delle seguenti istruzioni (le parti in neretto sono “personalizzabili”):
  • Una istruzione Set PopUp = Application.CommandBars("Nome Menù") per ottenere un riferimento al menù PopUp.
  • Una istruzione del tipo PopUp.ShowPopup per visualizzare il menù PopUp.
  • Una istruzione  Cancel = True per inibire la visualizzazione del menù di scelta rapida di default.
  •  
  • Eliminazione del menù PopUp: questo avviene di solito all’atto della chiusura della cartella di lavoro (evento Workbook_BeforeClose) con l’uso delle seguenti istruzioni (le parti in neretto sono “personalizzabili”):
  • Una istruzione Application.CommandBars("Nome Menù").Delete per eliminare il menù PopUp.

 

Fine articolo

 

Corso Excel

 

 

Excel 2000

 di Monica Banzato e Mimmo Corcione

Le novità

Microsoft ha inserito molte funzioni nuove in Office 2000. Le migliorie apportate ad Excel riguardano soprattutto l'integrazione col Web, le tabelle pivot e una serie di modifiche all'interfaccia tese a rendere più trasparente il lavoro personale. Le tabelle di dati possono essere trascinate da una finestra d'Internet Explorer su un foglio d'Excel, e i nuovi componenti software installati con Internet Explorer 5.0 permettono di manipolare i fogli elettronici all'interno del browser: si tratta, in effetti, di vere e proprie pagine "interattive". Per abilitare questa funzione l'autore del documento deve attivare un'apposita opzione al momento di salvare il file in HTML. Le tabelle pivot possono essere create con maggiore facilità grazie ad una barra di strumenti che consente di trascinare i campi direttamente su una tabella di questo tipo, anziché su un diagramma di rappresentazione generico come nelle precedenti versioni. La nuova funzione Pivot Chart crea un grafico che viene aggiornato automaticamente in caso di modifiche alla tabella pivot. In questa sezione di Quickissimi 2000 mostreremo solo alcune delle funzioni nuove presenti in questa suite.

Buon aggiornamento.

Barra dei menu

 

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I nove menu consentono di accedere a tutte le opzioni di Excel. Essi sono:

 

  • File
  • Modifica
  • Visualizza
  • Inserisci
  • Formato
  • Strumenti
  • Dati
  • Finestra
  • ?

 

 

Il menu File

 

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Le opzioni presenti nel menu File sono:

 

  • Nuovo
  • Apri
  • Chiudi
  • Salva
  • Salva con nome
  • Salva come pagina Web
  • Salva area di lavoro
  • Anteprima pagina Web
  • Imposta pagina
  • Area di stampa
  • Anteprima di stampa
  • Stampa
  • Invia a
  • Proprietà
  • Esci

 

 

Salva come pagina Web

 

Puoi utilizzare questa procedura per inserire un foglio di lavoro in una pagina Web in modo che altre persone possano interagire con i dati. E' anche possibile inserire un foglio di lavoro in una pagina Web in modo che altre persone possano solo visualizzare i dati. Prima di salvare o pubblicare i dati su una pagina Web, ti conviene salvare la cartella di lavoro come file *.xls in modo da disporre di una versione che puoi sempre modificare nel caso in cui desideri modificare la pagina Web.

Per salvare un file come pagina Web…

 

  1. Fai un doppio clic sul menu File.
  2. Fai un clic sul comando Salva come pagina Web

 

Si aprirà la finestra Salva con nome…

 

  1. Nella casella Salva in: scegli la cartella nella quale salvare il file.
  2. Scegli Seleziona Foglio e Aggiungi interattività se vuoi rendere la pagina interattiva agli utenti finali.
  3. Fai clic su Pubblica

 

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Si aprirà una finestra di dialogo.

 

  1. In Opzioni di visualizzazione, seleziona la casella di controllo Aggiungi interattività con, quindi scegliere il tipo di funzionalità che si desidera per il foglio di lavoro (se scegli funzionalità grafico tutto il foglio: dati e grafico, saranno interattivi).
  2. Per assegnare un titolo al foglio di lavoro pubblicato, scegli Modifica, immetti il titolo desiderato, quindi scegli OK.
  3. Nella casella Nome file, scegli Sfoglia e individua l'unità e la cartella in cui vuoi salvare o pubblicare la pagina Web.
  4. Se desideri visualizzare la pagina Web nel browser dopo averla pubblicata, seleziona la casella di controllo Apri nel browser la pagina Web pubblicata.
  5. Fai clic su Pubblica.

Stampare un foglio di lavoro

 

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Per specificare le opzioni di stampa con la finestra di dialogo Stampa:

 

  1. Fai clic sul menu File.
  2. Fai clic su Stampa.
  3. Nel riquadro Intervallo, fai clic sul pulsante di opzione Tutto o su pulsante di opzione Pagine.
  4. Nel riquadro Stampa, fai clic sull'opzione desiderata.
  5. Nel riquadro Copie stabilisci il numero di copie.
  6. Conferma la stampa con OK.

 

 

 

Invia a

 

Una funzione molto importante è quella riservata ad inviare un documento, come allegato, ad una persona o a un gruppo di persone. Il comando che ti da' questa opportunità è Invia a.

 

corso excel

 

Per inviare un documento…

 

  1. Fai doppio clic sul menu File.
  2. Fai un clic sul comando Invia a.
  3. Scegli il comando Destinatario di posta elettronica.
  4. Nella casella A: digita l'indirizzo di posta elettronica del destinatario o il nome inserito nella tua rubrica.
  5. Digita il messaggio di accompagnamento..
  6. Quando hai terminato fai clic sul pulsante Invia.

 

 

 

 

 

Il menu Modifica

 

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Le opzioni presenti nel menu Modifica sono:

 

  • Annulla ultimo comando
  • Ripeti ultimo comando
  • Taglia
  • Copia
  • Incolla
  • Incolla speciale
  • Incolla come collegamento ipertestuale
  • Riempimento
  • Cancella
  • Elimina
  • Elimina foglio
  • Sposta o copia foglio
  • Trova
  • Sostituisci
  • Vai a…
  • Collegamenti
  • Oggetto

 

 

Eliminare una o più celle

 

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Per eliminare una o più celle:

 

  1. Seleziona la cella o le celle vuoi eliminare.
  2. Fai clic sul menu Modifica, poi su Elimina.
  3. Fai clic sull'opzione desidera-ta (sposta le celle a sinistra oppure sposta le celle in alto).
  4. Fai clic su OK.

 

 

 

Il menu Visualizza

 

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Le opzioni presenti nel menu Visualizza sono:

 

  1. Normale
  2. Anteprima interruzioni di pagina
  3. Barre degli strumenti
  4. Barra della formula
  5. Barra di stato
  6. Intestazioni e piè di pagina
  7. Commenti
  8. Visualizzazioni personalizzate
  9. Schermo intero
  10. Zoom

 

 

 

 

 

 

Il menu Inserisci

 

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Le opzioni presenti nel menu Inserisci sono:

 

  1. Celle
  2. Righe
  3. Colonne
  4. Foglio di lavoro
  5. Grafico
  6. Interruzione di pagina
  7. Funzione
  8. Nome
  9. Commento
  10. Immagine (completamente nuova è l'opzione Da scanner o fotocamera digitale)
  11. Oggetto
  12. Collegamento ipertestuale.

 

Inserire una cella

 

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Per inserire una cella:

 

  • Seleziona la cella o le celle dove vuoi inserire celle nuove.
  • Fai clic sul menu Inserisci, poi su Celle.

 

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  • Fai clic sull'opzione desiderata (sposta le celle a destra oppure sposta le celle in basso) in modo tale che i contenuti delle celle selezionate si spostino a destra o in basso e al loro posto si inseriscano le nuove celle.
  • Fai clic su OK.

 

 

 

Inserire colonne e righe

 

In un foglio di lavoro si possono inserire colonne e righe vuote fra colonne o righe già compilate, senza cancellare o riscrivere alcunché:

 

corso excel

 

Per inserire una colonna...

  1. Fai clic nella colonna a destra della posizione della nuova colonna che vuoi inserire;
  2. Fai clic sul menu Inserisci, poi su Colonne.
  3. Viene inserita una nuova colonna a sinistra della cella o della colonna selezionata.

 

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Per inserire una riga...

 

  1. Fare clic in un punto qualsiasi della riga immediatamente sotto la posizione in cui si vuole inserire la nuova riga
  2. Fare clic sul menu Inserisci, poi su Righe.
  3. Viene inserita una nuova riga sopra la cella o la riga selezionata.

 

 

Creare un grafico

 

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Per creare un grafico con Autocomposizione Grafico:

 

  1. Seleziona l'intervallo di dati che vuoi riportare in grafico, facendo attenzione di includere anche le etichette di colonna e riga dell'intervallo;
  2. Fai clic su Autocomposizione Grafico nella barra degli strumenti Standard.
  3. Seleziona un Tipo di grafico.
  4. Seleziona il sottotipo di grafico nelle Scelte disponibili.
  5. Fai clic sul pulsante Avanti e segui tutte le istruzioni.
  6. Alla fine fai clic sul pulsante Fine.

 

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Creare una formula

 

Per inserire una formula:

 

  1. Fai clic su una cella in cui vuoi inserire una formula.
  2. Scrivi = (un segno di uguale) per iniziare la formula.
  3. Inserisci il primo argomento (un numero o un riferimento di cella). Se è un riferimento di cella puoi anche fare clic sulla relativa cella del foglio di lavoro.
  4. Inserisci un operatore aritmetico.
  5. Inserisci l'argomento successivo.
  6. Ripeti i passi 4 e 5 fino a completare la formula.
  7. Fai clic sul pulsante Invio nella barra della formula oppure premere Invio. Nella cella ti apparirà il risultato della formula, mentre nella barra della formula apparirà la formula.

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Inserisci Immagine

 

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La voce Immagine del menù Inserisci è molto simile a voce corrispondente presente nelle versioni precedenti di Excel. Da notare però la possibilità di acquisire immagini non più solo da Scanner ma anche da fotocamere digitali. Inoltre è possibile creare diagrammi di flusso usando la voce Organigramma.


Inserisci collegamento ipertestuale

 

Ecco la funzione, secondo noi più importante, potenziata in Excel 2000 e già presente anche nella versione precedente. Il collegamento ipertestuale permette di creare link ai più svariati oggetti: file, indirizzi Web. Word smette di essere un word processor orientato al proprio PC e diventa di fatto una vera e propria finestra sul mondo.

 

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Per inserire un collegamento ipertestuale…

 

  1. Stabilisci in quale punto del documento vuoi inserire un collegamento ipertestuale.
  2. Seleziona la parola o frase che deve diventare una hotword (la parola dalla quale partirà il link).
  3. Fai un doppio clic sul menu Inserisci
  4. Fai un clic sulla voce Collegamento Ipertestuale.

 

Nella finestra che si apre puoi decidere se collegarti ad un segnalibro (un foglio di Excel è di fatto un segnalibro), ad un file oppure ad una pagina Web. Noi faremo un collegamento a un file di Word). Proseguiamo…

 

  1. Nella casella Descrizione digita il testo che dovrà comparire quando passerai il mouse sulla parola attiva.
  2. Fai clic sul pulsante File. Selezionalo.
  3. Conferma con OK.
  4. Il nome del File sarà inserito nella finestra "Digitare il nome del file o della pagina Web".
  5. Termina la sequenza facendo un clic sul pulsante OK.

 

 

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Il menu Formato

 

A parte la grafica, completamente rinnovata ed in linea con la nuova interfaccia, tra questa versione e la versione precedente non ci sono dei grossi cambiamenti..

 

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Le opzioni presenti nel menu Formato sono:

 

  • Celle
  • Riga
  • Colonna
  • Foglio
  • Formattazione automatica
  • Formattazione condizionale
  • Stile

Formato celle

 

La voce Celle ... del menù Formato è rimasta essenzialmente la stessa rispetto alle versioni precedenti di Excel. Un necessario miglioramento è rappresentato dalla presenza, fra i formati numerici del contenuto della cella, di gran parte delle valute mondiali ed in particolare dell'Euro.

Per selezionare l'euro come valuta nel formato della cella ...

 

  • Seleziona le celle di cui si vuoi cambiare il formato
  • Dal menù Formato, scegli la voce Celle...
  • Nella casella Categoria, seleziona la voce Valuta
  • Fai scorrere il menu a tendina Simbolo fino a trovare la voce Euro e selezionala
  • Premi sul pulsante Ok.

 

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Il menu Strumenti

 

Il menu Strumenti possiede un comando completamente nuovo ed estremamente potente: Collaborazione in linea.

 

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Le opzioni presenti nel menu Strumenti sono:

 

  • Controllo ortografia e grammatica
  • Correzione automatica
  • Condividi aree di lavoro…
  • Revisioni
  • Unisci cartelle di lavoro
  • Protezione
  • Collaborazione in linea
  • Ricerca obiettivo
  • Scenari
  • Controllo
  • Macro
  • Componenti aggiuntivi…
  • Personalizza…
  • Opzioni…

 

 

 

Condividi aree di lavoro

 

La voce Condividi aree di lavoro permette di condividere fra vari utenti un foglio di lavoro.

 

Nella scheda Modifiche della finestra di dialogo Condivisione File, sono elencati tutti coloro che stanno accedendo al documento.

 

Nella cartella Avanzate è possibile stabilire le modalità di aggiornamento e salvataggio del documento ed eventualmente di regolare le priorità e i conflitti fra gli utenti.

 

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Collaborazione in linea: inizia discussione

 

Tutte le applicazioni di Office 2000 includono un apposito comando che richiama il software per le discussioni in linea Microsoft NetMeeting e attiva la condivisione del documento corrente con uno o più partecipanti tramite gli strumenti di Chat e Lavagna.

 

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Per iniziare a dialogare in linea…

 

  1. Fai un doppio clic sul menu Strumenti
  2. Fai un clic sul comando Collaborazione in linea
  3. Seleziona la voce Inizia la discussione

 

  1. Si aprirà la Finestra effettua chiamata.
  2. Effettua la chiamata e utilizza l'opzione Visualizza finestra di conversazione in linea (icona nuvoletta)…ed eventualmente l'opzione Visualizza lavagna.

 

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Collaborazione in linea: pianifica discussione

 

A quale ora inizia la discussione? In quale piazza ci incontriamo? (leggasi quale server utilizziamo?).In quanti saremo? Chi saremo? Mi sembrano tutti buoni motivi per pianificare una discussione.

 

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Per pianificare una discussione…

 

  • Fai un doppio clic sul menu Strumenti
  • Fai un clic sul comando Collaborazione in linea
  • Seleziona la voce Pianifica discussione
  • Si aprirà la finestra Pianifica discussione.
  • Completa la scheda in ogni sua parte… ricorda di specificare il Server di elenchi in linea, la posta elettronica dell'organizzatore (a cui tutti si dovranno collegare) e l'ora di inizio e fine discussione.
  • Dopo aver completata la scheda fai un clic su Invia.

 

 

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Il menu Dati

 

Il menu Dati presenta il comando Rapporto tabella pivot e grafico pivot completamente rinnovato.

 

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Le opzioni presenti nel menu Dati sono:

 

  • Ordina
  • Filtro
  • Modulo
  • Subtotali
  • Convalida
  • Tabella
  • Testo in colonna
  • Consolida
  • Raggruppa e struttura
  • Rapporto tabella pivot e grafico pivot
  • Carica dati esterni
  • Aggiorna dati
  • Maschera Access
  • Report Access
  • Converti in Access

 

(*) Queste opzioni sono attive solo se il modulo di comunicazione con Access è stato installato.

 

 

Rapporto tabella pivot e grafico pivot

 

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Per generare una tabella pivot…

 

  1. Fai un doppio clic sul menu Dati
  2. Fai un clic sul comando Rapporto tabella pivot e grafico pivot

 

Ti comparirà la finestra Creazione guidata Tabella pivot e grafico pivot…

 

  1. Seleziona l'opzione Grafico pivot (con tabella pivot) e fai clic su Avanti.

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  1. Seleziona l'intervallo dei dati.
  2. Scegli se vuoi creare la tabella in un nuovo foglio di lavoro o nel foglio di lavoro esistente.
  3. Conferma con Fine.
  4. Ti compare una nuova finestra con delle barre orizzontali (è il grafico pivot)
  5. Trascina i nomi dei campi nell'area del grafico e vedrai comparire i totali (nell'esempio dei pese e delle altezze). Il programma provvede a creare automaticamente un nuovo foglio di lavoro ed un nuovo grafico.

 

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Maschera, Report e Conversione in Access

 

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Le voci Maschera Access e Report Access permettono di trasformare una foglio di Excel in una maschera di immissione dati o in un report di Access.

La voce Converti in Access permette di convertire una tabella dati di Excel in una tabella di un database di Access (file con estensione *.MDB).

 

Per effettuare la conversione ...

 

  1. Seleziona la cella contenente il nome del primo campo della tabella di dati.
  2. Dal menù Dati, seleziona la voce Converti in Access.

 

A questo punto, Excel individuerà nelle celle contigue a quella selezionata le etichette per gli altri campi del database.

 

    1. Nella finestra di dialogo Converti in Microsoft Access:
    2. seleziona la voce Nuovo database e inserisci il nome nella casella bianca se vuoi generarne uno nuovo che contenga la tabella dati di Excel;
    3. seleziona la voce Database esistente se vuoi includere la tabella dati di Excel in un database di Access esistente.
    4. Il pulsante Sfoglia permette di scegliere la posizione nella quale salvare il nuovo database oppure di selezionare un database precedentemente creato.
    5. Premi su Ok per andare avanti.

 

 

 

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Il menu Finestra

 

Tale menù è identico alla versione precedente.

 

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Se vuoi disporre in finestra tutti i documenti dopo averne aperti più d'uno…

 

  1. Fai un doppio clic sul menu Finestra.
  2. Seleziona la voce Disponi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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  1. Ti comparirà una finestra che ti permette diverse disposizioni: Affiancate, Orizzontale, Verticale, Sovrapposte.
  2. Seleziona una voce (nell'esempio orizzontale) e conferma con OK.

 

 

 

Il menu?

 

Tale menù è quasi identico alla versione precedente e si differenzia solo per la presenza della voce Rileva problemi e ripristina ... e della voce Office sul Web.

 

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Le voci di menù di ? sono:

 

  • Guida in linea Microsoft Excel
  • Mostra assistente di Office
  • Guida rapida
  • Office sul Web
  • Rileva problemi e ripristina ...
  • Informazioni si Microsoft Excel

 

 

 

 

Rileva problemi e ripristina ...

 

Tale menù è quasi identico alla versione precedente e si differenzia solo per la presenza della voce Rileva problemi e ripristina ...

 

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Per attivare la voce Rileva problemi e ripristina ...

 

  • Fai un doppio clic sul menu ?.
  • Seleziona la voce Rileva problemi e ripristina ...

 

 

 

 

Excel 2000

 

 

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Collegamenti utili gratuiti

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